Основные правила планирования рабочего времени

Содержание

 

Введение.…………………………………………………………….……….........3

1  Основные правила планирования рабочего времени ………………………..4

2 Основные принципы планирования рабочего времени ………………..........6

3 Индивидуальное планирование рабочего времени…………………………..9

Заключение……………………………………………………………………….11

Список использованной литературы ………………………………………......12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Планирование рабочего времени является одной из главных задач руководителей и специалистов, так же, как и осуществление планирования деятельности организации в целом. В нашей стране менеджеры еще не научились этим заниматься и уделяют данному процессу в 4 раза меньше времени, чем американские коллеги, поэтому тема данного реферата является актуальной. 

Как отмечают западные экономисты, начинать планирование необходимо с четкой постановки задач. Для этого составляется перечень дел и возможных препятствий, которые потребуют отдельного времени на их преодоление. Анализ этого перечня в дальнейшем позволит скорректировать план и исключить несущественные моменты. Кроме того, планирование времени позволяет руководству критически осмысливать собственные идеи и находить эффективные способы их решения вовремя, создавая определенный резерв времени. Планирование позволяет руководителю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. В результате планирования улучшается структура рабочего дня и возникает возможность составления расписания. 

Управление рабочим временем - одна из важнейших составляющих жизни каждого члена современного общества - зачастую от неё зависит выполнение тех или иных задач. Сегодня общество и бизнес широко используют новые возможности коммуникации с применением компьютерных технологий: электронную почту, обмен мгновенными сообщениями, форумы, доски объявлений, аудио- и видеоконференции.

 

 

 

 

 

 

1 Основные правила планирования  рабочего времени

 

Рабочее время – часть календарного времени, затрачиваемого на производство или выполнение определенного объема работ и услуг. Оно является косвенной оценкой затрат труда. 

Неотработанное время подразделяется на не использованное по уважительным причинам (болезнь, например) и не использованное без уважительных причин – потери рабочего времени (прогулы, простои и др.). 

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.

Известный немецкий специалист в области менеджмента Л. Зайверт разработал определенные правила планирования рабочего времени: 

- Планировать рабочий день на 60 %, оставляя 20 % на решение непредвиденных задач и 20 % на творческую деятельность (например, повышение квалификации). 

-  Тщательно документировать и контролировать расход времени, что позволяет иметь о нем четкое представление, определяя будущие потребности в нем и правильное его распределение. 

- Дифференцировать задачи предстоящего периода на долго-, средне- и краткосрочные, устанавливая приоритет действий по их решению. 

- Всегда последовательно до конца доводить начатое дело. 

- Составлять гибкие планы. 

- Планировать реальный объем задач, рассчитанных в соответствии с возможностями коллектива. 

- Использовать для планирования времени специальные бланки и карточки. 

- Переносить невыполненные задачи автоматически в планы следующего периода. 

- Отражать в планах не только сами действия, но и ожидаемые результаты. 

- Задавать точные временные нормы и предусматривать на то или иное дело ровно столько времени, сколько на него действительно требуется. 

- Реализовать принцип самодисциплины, устанавливающий точные сроки выполнения всех видов работ. 

- Определять приоритеты в делах. 

Как показывает практика, главными причинами потерь рабочего времени являются:  1) отсутствие четкости в постановке целей и определении приоритетов; 2) отсутствие планирования рабочего времени или его слабая организация; 3) низкий уровень дисциплины подчиненных; 4) слабое руководство, неумение работать с подчиненными, партнерами, посетителями. 

 

2 Основные принципы планирования рабочего времени

 
Принцип Парето

В общем виде Принцип Парето утверждает, что в пределах данной группы или ряда некоторая малая часть является более важной, чем ее относительный вес в этой группе. Этот принцип сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923) получил свое подтверждение в различных сферах деятельности. 

- 20 % клиентов (товаров) приносят 80 % оборота или прибыли 

- 80 % клиентов (товаров) приносят 20 % оборота или прибыли 

-20 % ошибок вызывают 80 % потерь 

- 80 % ошибок вызывают 20 % потерь. 

Проекция этого правила на работу менеджера выглядит следующим образом: в процессе работы 80 % результата достигается за 20 % рабочего времени. Остальные 80 % потраченного времени дают только 20 % от всего результата. 

В отношении ежедневной работы это значит, что не следует начинать с выполнения приятных, легких, небольших дел, требующий минимального вложения сил. Необходимо рассматривать задачу относительно ее важности.  
Сначала – те немногие жизненно важные проблемы, и потом – остальные многочисленные второстепенные задачи [5, с. 256]. 

Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям. 

АВС планирование

ABC анализ исходит из  опыта, который показывает, что процентное соотношение более важных и менее важных дел всегда примерно одно и то же. Используя буквы A,B,C все задачи распределяются по трем классам согласно их важности по отношению к достижению профессиональных и персональных целей. Используйте анализ ABC дополнить ваш опыт систематическим планированием и развитием ваших рабочих техник.  
Планируйте время согласно важности задач, а не их относительного веса в плане требуемой активности. 

ABC анализ основывается  на следующих трех правилах, исходящих  из опыта: 

- Наиболее важные задачи (категория А) составляют около 20 % от всех задач, которыми занимается менеджер. Однако, это важные задачи (по вкладу в достижение цели – около 65 %). 

- Важные задачи (категория B) в среднем составляют 30 % от общего числа задач и 20 % важность работы менеджера.

- Наименее важные задачи (категория С) в среднем составляют 50% от общего числа задач и 15% важности работы менеджера.

Согласно АВС анализу рекомендуется заниматься сначала делами группы А - наиболее важными и приносящими наибольшую часть результата, следующее на очереди – задачи группы В также привносящие значительный вклад в достижение общей цели, а уже после заниматься делами группы С, которые приносят малую часть результата.

Принцип Эйзенхауэра

Все дела которые нам приходится делать американский генерал Д. Эйзенхауэра разделил на четыре категории:

A.     Срочные и важные задачи.

B.     Срочные, но не важные задачи. Проблема в том, что из-за того, что эти задачи являются срочными, мы стараемся решить их как если бы они были очень важными, используя все свои силы и внимание. Эти задачи можно делегировать кому-нибудь.  

C.     Не срочные, но важные задачи. Не срочные дела часто откладываются в сторону, так как в этот момент мы заняты другими задачами, болем срочными, но возможно менее важними. Опасность в том, что неожиданно и это дело становится очень срочным. Так как это – важная задача, её нужно выполнять тщательно и неспеша, но времени уже нет. Это идеальная задача для делегирования. Делегирование заключается в передаче части полномочий (и связанной с ними ответственности) с более высокого уровня менеджмента на более низкий при сохранении за высшим уровнем менеджмента функции контроля за использованием этих полномочий. Использование принципа делегирования является важным приемом для более эффективного расходования рабочего времени.

D.     Не срочные и не важне задачи. Рекомендуется тратить на них как можно менше времени [10, с.131].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Индивидуальное планирование рабочего времени

Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Реальный рабочий план на день должен состоять из временных блоков, заполненных А-делами, срочными и важными. То, что не предусмотрено, а значит, не запланировано, но все-таки неизбежно наваливается на руководителя, следует вмещать в те временные блоки, в которых запланировано выполнение Б - и В- дел. Тогда уже эти Б- и прежде всего В-дела руководитель может и не выполнять.

Для рационального использования своего времени менеджеру прежде всего необходимо уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.

При планировании следует учитывать такие основные правила:

1. При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие (активный самоменеджмент );
2. Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;
3. Для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;
4. Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;
5. Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объём задач, с которым менеджер может реально справиться [8, с. 123].

Основой плана использования времени специалиста может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени специалиста. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

Метод включает пять стадий планирования:

1. Составление списка заданий.
2. Оценка длительности выполнения заданий.
3. Резервирование времени (в соотношении 60:40).
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению некоторых дел.
5. Контроль учета выполненного.

 

 Очерёдность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80:20).