САНКТ-ПЕТЕРБУРСКИЙ
УНИВЕРСИТЕТ
УПРАВЛЕНИЯ
И ЭКОНОМИКИ
Рязанский институт
экономики
Контрольная работа по дисциплине
«Этикет и протокол
делового общения»
На тему:
«Деловой прием как вид протокольного
мероприятия»
Выполнил студент:
Лощинина М.С.
Проверил:
Демко Т.Н.
Рязань 2014
Введение
1 Цель и назначение деловых
приемов
2. Виды деловых приемов
3 Организация и правила проведения
деловых приемов
Заключение
Список литературы
ВВЕДЕНИЕ
При словах «прием», «банкет», «ужин» обычно
возникают ассоциации, связанные с отдыхом,
развлечениями и тому подобными приятными
вещами, не требующими напряжения и мобилизации
сил, профессиональной компетентности,
умения следить за собой.
Однако прием в деловой сфере – это прежде
всего служебные обязанности, причем не
только для организации-хозяйки, принимающей
гостей, но и для организаций, выполняющих
роль гостей. п
Деловые приемы хотя и имеют более свободную,
раскованную атмосферу, нежели деловая
встреча или деловые переговоры, однако
преследуют ту же самую цель: заключение
взаимовыгодных сделок.
Полуофициальная обстановка приемов позволяет
присутствующим завязать полезные знакомства,
обсудить в целом будущие выгодные для
участвующих партнеров контракты, расширить
и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться
взглядами и мнениями, позволяющими лучше
узнать экономические, финансовые и прочие
позиции и притязания будущих партнеров,
их особенности в организации дела. Кроме
того, для опытного бизнесмена наблюдение
за поведением, поступками приглашенных
на прием может быть источником информации,
которая в свою очередь послужит одной
из базовых составляющих при принятии
решений о заключаемой сделке.
При возникновении частых тупиковых ситуаций
между фирмами, которые не могут (не хотят)
пойти на компромисс организация проведения
деловых приемов помогает создать непринужденную
атмосферу, ближе узнать партнёров, облегчает
проведение переговоров и способствует
заключению контрактов, а также взаимовыгодных
договоров.
- Цель и назначение
деловых приемов
Деловые приемы хотя и имеют
более свободную, раскованную атмосферу,
нежели деловая встреча или деловые переговоры,
однако преследуют ту же самую цель: заключение
взаимовыгодных сделок.
Полуофициальная обстановка
приемов позволяет присутствующим завязать
полезные знакомства, обсудить в целом
будущие выгодные для участвующих партнеров
контракты, расширить и углубить уже имеющиеся
контакты, обменяться взглядами и мнениями,
позволяющими лучше узнать экономические,
финансовые и прочие позиции и притязания
будущих партнеров, их особенности в организации
дела. Кроме того, для опытного бизнесмена
наблюдение за поведением, поступками
приглашенных на прием может быть источником
информации, которая в свою очередь послужит
одной из базовых составляющих при принятии
решений о заключаемой сделке.
Очевидная польза от организации
приема состоит еще и в следующем: иногда
переговоры между двумя фирмами затягиваются,
возникает тупиковая ситуация, когда ни
одна, ни другая сторона не хочет (или не
может) уступить, пойти на компромисс и
в то же время не желает прекратить переговоры,
поскольку есть вполне реальная возможность
получения выгоды. Многоразовые встречи
и обсуждения не приводят к ликвидации
тупиковой ситуации, безрезультатная
дискуссия продолжается. В таком случае
часто организация приема - завтрака, ужина,
обеда - помогает создать непринужденную
атмосферу, ближе узнать партнеров, облегчает
проведение переговоров и способствует
заключению контрактов.
Итак, цель любого делового
приема - способствовать заключению взаимовыгодных
договоров.
Кроме этой цели есть и другая:
отпраздновать юбилей фирмы, достижение
значительных финансовых результатов,
расширение сферы деятельности фирмы,
поскольку это дает повод провести время
в непринужденной, радостной обстановке.
На выставках, ярмарках и других
торговых мероприятиях, как правило, также
устраиваются деловые приемы с целью создания
благоприятных неформальных условий для
развития партнерства. Однако стоит напомнить,
что участие сотрудников приглашенной
организации в деловом приеме - это не
просто приятное времяпровождение, а исполнение
служебных обязанностей. Менеджер (или
рядовой сотрудник), приглашенный на прием,
прежде всего должен постараться поговорить
с интересующими его фирму людьми, лучше
узнать склонности, привычки, а следовательно,
и характер предполагаемых партнеров,
упрочить знакомство, завязать беседу
на важную для него и его фирмы тему.
Если же менеджер принадлежит
к работающим на фирме, проводящей прием,
его обязанности усложняются - на протяжении
всего приема он должен следить за его
ходом и проводить представление приглашенных
друг другу, организовывать многочисленные
встречи и беседы отдельных групп гостей,
следить за тем, чтобы никакой гость не
оказался в одиночестве, поскольку это
может подействовать на него угнетающе
и испортить впечатление от приема. Кроме
того, сотрудники фирмы-хозяйки должны
на протяжении всего приема осуществлять
контроль за обслуживающим персоналом,
чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.
- Организация деловых
приемов
В международной практике делового
общения существуют разные виды приемов:
• завтрак (Lunch);
• чайный или кофейный стол;
• фуршет;
• коктейль и его разновидности:
а) coupe de champagne («бокал шампанского»); б) vin d¢honneur («бокал вина»);
• обед (Dinner);
• обед-буфет, т.е. шведский
стол (Вutter Dinner);
• ужин (Supper);
• журфикс;
• барбекю и др.
Приемы подразделяются на дневные
и вечерние, а также приемы с рассаживанием
за столом и без него.
К дневным приемам относятся:
«бокал вина», «бокал шампанского» и «завтрак».
Все остальные приемы считаются вечерними.
В соответствии с международной
практикой наиболее почётными видами
приемов считаются завтрак и обед. Другие
приёмы, такие, как бранч (поздний завтрак, переходящий в ланч), ужин после театра, пикник, фондю, барбекю, пивной стол и т.п., по методам их организации являются комбинацией основных видов приёмов.
Выбирают тот или иной вид приема
в зависимости от значимости события.
Если речь идет о гостящих в стране главе
или премьер-министре иностранного государства
или об иностранной правительственной
делегации на высоком уровне, целесообразно
предусмотреть для них устройство обеда
или вечернего приёма или того и другого
одновременно. Если предполагается устройство
приёма от имени диппредставителя в честь премьер-министра, министра иностранных дел, другого члена правительства страны пребывания, то также целесообразнее избрать обед. В менее важных случаях следует воспользоваться другими из вышеперечисленных видов приёмов. При этом всегда необходимо учитывать протокольные традиции и обычаи, установившиеся в данной стране. Эти традиции помогут в выборе вида приёма.
«Бокал шампанского» и «бокал
вина»
Эти два вида приёмов, считающиеся
разновидностью приёма типа «коктейль»,
начинаются в 12 ч. и заканчиваются в 13 ч.
Во время такого приема обычно подают
шампанское, вино, соки. В качестве закуски
— маленькое пирожное, бутерброды-канапе,
орешки и т. п. Приём «коктейль» проходит,
как правило, в положении стоя. Форма одежды
— повседневный костюм или платье.
Поводом для таких приёмов могут
послужить национальный праздник, приезд
или отъезд делегации, подписание контракта
или договора, отъезд посла, открытие торгово-промышленной
выставки. Как правило, эти приёмы проводятся
в том же здании, где проходило торжественное
мероприятие, в специально оборудованной
для этого комнате или фойе. Напитки и
легкие закуски разносят официанты. Основным
напитком является шампанское. Легкими
закусками считаются конфеты, фрукты,
бутерброды-канапе и другие, не требующие
столовых приборов и сервировки стола.
Крепкие напитки — коньяк, водка, виски,
джин — на дневных приёмах не подаются.
В то же время иногда отдельно организуют
бар или подают на подносе виски, джин,
водку.
Характерной особенностью данного
приема является необходимость совершать
трапезу стоя. Присесть в виде исключения
разрешается на некоторое время только
пожилым женщинам. Для мужчин независимо
от возраста такого исключения не существует.
Специального порядка размещения
гостей не предусматривается: они рассредоточиваются
в зале хаотично.
И еще одна особенность: эти
приёмы относятся к разряду официальных,
т. е. присутствуют на них только должностные
лица без супругов.
Завтрак (ланч)
Ланч — званый завтрак, или
второй завтрак, который зачастую заменяет
легкий обед. Ланч может быть лёгким —
для тех, кто обедает вечером, или плотным,
заменяющим обед у тех, кто вечером только
ужинает. Время его проведения начинается
с промежутка между 12.00— 12.30, что во многих
европейских странах совпадает со временем
обеденного перерыва в учреждениях, фирмах,
концернах. Продолжается ланч З ч.
Ланчем, таким образом, может называться любой лёгкий приём пищи, в целом напоминающий обед. Обычно ланч для жителей Запада представляет собой несколько более лёгкую пищу, чем та, что принимается в конце дня. Список традиционных для западно-европейской кухни блюд, подаваемых на ланч, ограничен. К ним относятся: всевозможные суфле (из дичи, гусиной печени, капусты брокколи, цветной капусты, картофельное, куриное, утиное, из лобстеров, из манной крупы, из лапши и др.), цыплёнок, завернутый в лепёшку. Отбивная и котлеты, варёные цыплята и рыба также вполне допустимы, но жареные куски мяса, большие по объему, обычно остаются для обеда. Возможны даже лёгкие супы, хотя по этому поводу нет раз и навсегда установленных правил. Обильные салаты, спагетти в аналогичные блюда упрощенного приготовления на неофициальных ланчах гости накладывают себе сами, обслуживание официантами не предусматривается.
На неофициальных ланчах подается
охлаждённый чай или охлажденный кофе
в чашках стандартного размера. Подача
горячего чая, кофе, шоколада, молока, пахты,
пива зависит от желания гостей.
Суп подается в специальных
чашках, если только ланч не состоит из
одного только густого супа и десерта.
В этом случае суп лучше подавать в тарелке
или блюде для супа.
К закускам подают водку, к мясу
— сухое красное, к рыбе — сухое белое
вино к десерту — шампанское. К кофе и
чаю — коньяк и ликер. Перед ланчем предлагают соки, напитки, пиво, квас.
Официальный ланч в большинстве
деталей напоминает официальный обед,
хотя и имеет некоторые отличия. Так, он
не может состояться без участия некоторого
числа обслуживающего персонала — официантов.
Но в отличие от официального обеда таким
персоналом могут быть как мужчины, так и женщины.
Официальный ланч обычно назначают
на 13.00. Если после официального обеда
гости могут оставаться еще продолжительное
время для общения, то после официального
ланча — в течение 30 мин после приёма пиши.
Другое отличие — женщинам во время ланча
разрешается оставаться в шляпах, хотя
верхнюю одежду в перчатки они оставляют
в гардеробе.
На бизнес—ланч, где должен
присутствовать серьезный партнёр или
известное лицо, посылают приглашения
в письменном виде. Во всех остальных случаях
на это мероприятие приглашают по телефону.
Официальный ланч предусматривает
подачу трех блюд: суп или закуска, главное
блюдо, десерт. В редких случаях подают
четвертое блюдо, состоящее из морепродуктов.
Его предлагают перед супом. Чаще всего
меню ограничивается фруктовыми салатами,
морепродуктами, одним горячим блюдом,
например жареным цыпленком с салатом.
Для любого ланча характерно обилие выпечки
рогалики, обсыпанные маком или орешками
булочки, слоеные пирожки. Официанты на
столах заранее рядом с выпечными изделиями
расставляют посуду со сливочным маслом,
которому придают форму розочек, завитков,
шариков, но не кубиков, как во время обычного
завтрака. Заранее ставят только блюда
с фруктами, сладостями, орехами. Тарелки
с горячими кушаньями наполняют на кухне,
их приносит официант.
После подачи горячего блюда,
перед десертом, стол освобождают полностью,
в том числе от посуды с хлебом, перечниц,
солонок.
Для ланча уместно подать какой-то
один сорт вина, например рейнвейн или
кларет. Обязательным является чай или
кофе со льдом. Всегда на столе должен
быть кувшин с водой либо стаканы с водой
перед каждым прибором.
Бранч
Бранч (branch) — неформальный вид приёма, проводимый между завтраком и ланчем. Отсюда и название: первые буквы взяты от англ. breakfast — завтрак, остальная часть слова образована от lunch — второй завтрак.
Таким образом, бранч представляет собой поздний завтрак, переходящий в ранний ланч (по времени проведения он приближается именно к ланчу). Он всегда носит будничный, неофициальный характер. Для его проведения не требуется особого повода. Бранч проводят в любой день, когда возникает потребность встретиться с компаньонами по бизнесу, сотрудниками фирмы, друзьями в непринужденной обстановке. Такая встреча может состояться не только в будний, но и в выходной день, когда на встречу коллегами или друзьями часто приходят с семьями.
По характеру проведения бранч близок к завтраку или легкому ланчу и состоит, по сути, из тех же блюд: яиц, бекона, сосисок, тушеного мяса, рыбы, блинчиков, булочек, масла, бутербродов и т.п. Из напитков предлагаются кофе, чай, соки, прохладительные напитки. В отдельных случаях подают вино.
Официальный обед
Официальный обед считается
наиболее почётным видом приёма. Он начинается
в промежутке времени между 17.00 и 19.00. 13
дипломатической практике обед начинается
в 20.00 или 20.30, но не позднее 21.00. Длится
он 2—З ч, но может и дольше. При этом гости
находятся за столом около 1 ч, а остальное
время в – гостиных. В некоторых случаях
после обеда бывает коктейль. Тогда гости,
присутствующие на обеде, по его окончании
в другое помещение, где уже собрались
лица, приглашенные на коктейль.
Официальный обед независимо
от количества участников подчиняется
строгим правилам — от прибытия гостей
до их отъезда. Само понятие «официальный»
означает, что обед сопровождается множеством
церемониальных процедур, соблюдаемых
во всех деталях. Например, официальный
обед требует обслуживания исключительно
мужским персоналом, хотя это условие
часто не выполняется. Гости должны прибыть
точно в срок, но никак не раньше. Уж лучше
чуть-чуть опоздать.
Парадную дверь открывает швейцар
или специально предназначенный для этого
обслуживающий персонал из числа мужчин.
Он же зачастую (если нет специального
гардероба) берет верхнюю одежду и указывает
гостям дорогу в зал, где проходит обед.
Хозяева — устроители обеда
(впереди женщина) — встречают гостей
у входа в зал. Мужчина (из числа
гостей) стоит чуть позади сопровождаемой
им дамы так, чтобы ее приветствовали первой.
Хозяин — устроитель обеда — становится
рядом с хозяйкой для того, чтобы приветствовать
гостей следом за ней и чтобы в случае
необходимости представить гостей друг
другу.
В соответствии с правилами
хорошего тона гости-мужчины не должны
садиться до тех пор, пока хозяйка стоит.
Барбекю
Слово «барбекю» является сокращением
фр. barbe a guene, которое сначала обозначало приготовление животного целиком на открытом воздухе в яме или на вертеле. В современной кулинарии словом «барбекю» обозначают многие кушанья — от хот-дога до индейки, приготовленные на открытом огне.
Барбекю — это также и вариант
неофициального приема, который проводится
на открытом воздухе и во время которого
гости все же должны придерживаться стандартных
правил поведения за столом.
Приглашают на барбекю по телефону
или непосредственно при встрече с бизнесменами,
коммерсантами, компаньонами по совместному
бизнесу.
Для проведения такого приема
необходимо иметь достаточно много места
и специальные приспособления для приготовления
блюд. Блюда барбекю готовятся на особой
жаровне. Если такой прием проводится
вечером, нужно, чтобы сад или другое место
было ярко освещено фонарями или развешанными
гирляндами. При наступлении прохлады,
дождя или других неблагоприятных условий
можно пригласить гостей на веранду или
в дом.
Несмотря на то что ужин барбекю
проходит в стиле Средневековья, когда
люди ели мясо, держа его в руках, в наше
время запрещено брать руками курицу или
кусочки мяса. Даже при самом неформальном
барбекю мясо, приготовленное на жаровне,
нуждается в специальной посуде. Лучше
всего для сервировки стола подходят керамическая
посуда и обычные столовые приборы. Разумеется,
стол следует украсить цветами в кувшине
– они подчеркнут очарование летнего
вечера.
Меню на приеме барбекю традиционно
ограниченное мясо, рыба или дичь, приготовленные
на жаровне, из закусок предпочтительны
овощные или другие очень легкие для усвоения
организмом, поскольку основное блюдо
всегда бывает сытным. Вполне не подходят
для этих целей хрустящий картофель и
орешки. Обязательно выставляются всевозможная
зелень и острые соусы типа кетчупа.
Приготовлением барбекю всегда
занимается принимающая сторона или лицо,
специально приглашенное хозяевами для
этих целей. После того как гостю положат
понравившийся ему кусок изжаренного
на углях мяса или рыбы, он сам выбирает
нужный ему соус и зелень. Из напитков
предлагают вино, пиво, соки
- Организация и правила проведения деловых приемов
Время и средства для организации
приемов зависят от обстоятельств, но
в любом случае этот вопрос необходимо
изучить заранее и подготовиться как можно
тщательнее. При этом сторона (лицо), которая
проводит прием, предварительно должна
выполнить такую ??подготовительную работу:
- определить вид приема;
- составить список приглашенных
лиц;
- подготовить и заблаговременно
разослать приглашения;
- подготовить помещения;
- составить, если необходимо,
план размещения приглашенных;
- определить (составить) меню,
продумать сервировку стола и
порядок обслуживания гостей;
- подготовить тосты и
речи (на приемах с размещением);
- составить схему и
порядок проведения приема, распределить
обязанности между теми, кто готовит
прием
После выбора вида приема можно
переходить к составлению списка приглашенных.
Особое внимание при этом необходимо обратить
на то, чтобы среди гостей не было людей,
которые враждебно относятся друг к другу
или придерживаются противоположных политических
взглядов.
В приглашении принято указывать,
кто дает прием, в связи с чем, где и когда,
кто лично приглашается. Этикет требует,
чтобы приглашения были изготовлены на
ярких бланках, имя, фамилия и должность
с приглашенных были вписаны от руки или
набранные на компьютер
Приглашение рассылают по одну-две
недели до приема - это этикетных минимум.
Но если учесть время на доставку, срок
на обдумывание и принятие гостям решения,
подготовку ответа (после получения которой
можно начинать конкретную подготовку
к приему), то их лучше рассылать за месяц.
В случае если визит гостя не
совсем желаемый, приглашение передают
в день приема. Такое приглашение расценивается
как формальное, от которого всегда можно
отказаться.
Если приглашается супругов,
то это указывается отдельно. На первое
место в таком приглашении ставят имя
мужа. Если женщину приглашают как официальное
лицо или учитывая ее положение в обществе,
приглашение оформляется персонально.
На приеме ей отводится место в зависимости
от ранга и статуса.
Прием считается официальным,
если приглашенные - исключительно должностные
лица. Мужчины должны присутствовать на
официальных приемах без женщин, а приглашенные
учитывая социальное положение женщины
- без мужчин (с завтрак, на который приглашаются
мужчины вместе с женщинами, считается
неофициальным независимо от количества
приглашенных).
Официальные приглашения отличаются
по форме от неофициальных. В приглашении
на официальный прием указывается титул
приглашенного без указания его имени
и имени жены.
От места, где проводится прием,
зависит характер встречи гостей. В любом
случае необходимо уточнить пути подъезда,
парковки и выезда автомобилей, предусмотреть
прикрытия при выходе из машины у в невзгоду.
Независимо от того, где будет
проходить прием, гостей следует встречать
у входной двери. Одетые по форме, соответствующие
тому или иному мероприятию, представители
хозяев направляют приглашенных в гардеробу
и объясняют им, как пройти в зал. Чуть
ближе к выходу гостей встречают хозяин
(хозяева), хозяйка и почетный гость с женой.
Поблизости находится распорядитель или
организатор.
Первой на приемах здоровается
жена гостя с хозяином, потом с хозяйкой;
человек (гость) - сначала с хозяйкой, затем
с хозяином. Долго задерживаться у хозяев
не следует, чтобы не отвлекать ты их внимания
от других приглашенных. После приветствий
с хозяевами гость делает поклон всем
присутствующим в аванзале и подходит
к своим близким знакомым, которых приветствует
лично. Затем переходит к другой группе
участников, пытаясь переговорить со всеми
знакомыми, с кем не будет возможности
общаться за столом в банкетном зале.
В аванзале официанты на подносах
подают аперитив или любой другой напиток,
который утоляет жажду и возбуждает аппетит.
Это может быть минеральная вода, соки,
вермут, сухое вино, шампанское, коньяк,
виски или водка. Аперитив может быть одинарный
или комбинированный. Иногда в него добавляют
орешки, маслины.
После того, как определен состав
участников приема и разосланы приглашения,
составляется план размещения гостей
Чтобы каждый гость мог быстро
найти свое место за столом, а также знал,
кто будет его соседом, при входе на небольшом
столе выставляется план размещения. Кроме
того, в банкетном зале (столовой) кладется
изготовленная из плотной бумаги карточка
с указанием имени и фамилии приглашенного.
Если приглашается лицо высокого ранга,
то может указываться только ее должность.
Иногда гостю вручается карточка со схемой
размещения стола или его номером, на которой
указывается предназначенное для него
место.
Протокол требует учета служебного
и общественного статуса гостей. Нарушение
старшинства может быть воспринято как
сознательное нанесение оскорбления не
только гостю, но и стороне, которую он
представляет. История знает что немало
примеров, когда причиной инцидентов было
нарушения правил размещения гостей за
столом. Известны случаи, когда руководители
делегаций, возмущены тем, что им отводилось
менее почетное место, чем то, на которое
они рассчитывали, оставляли прием и сообщали
прессе о неуважении, которая была обнаружена
в отношении страны, которую они представляют.