Подготовка и проведение пресс-конференции

Для представителя  СМИ пресс-конференция начинается уже тогда, когда он отправляется по указанному в приглашении адресу. Понятно, что место встречи он непременно найдет. Однако от того, как долго он будет искать, зависит настроение журналиста, которое, в свою очередь, может отразиться на характере материала. Необходимо изготовить указатели: объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелки с текстом: “Пресс-конференция” - внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указатели “Регистрация” на столе, где фиксируется прибытие журналистов.

Уместен указатель “Гардероб”, особенно если он расположен не на виду. В противном случае журналисты будут проходить в зал одетыми и развешивать одежду на стульях. Это придает помещению, которое так тщательно готовили, неопрятный вид и создает нежелательную атмосферу.

Нагрудные указатели (бэйджи) с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, ФИО сотрудника должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по процедурным и другим вопросам. Не стоит вставлять в бэйдж визитку – слишком мелко, достаточно одного имени, но написанного крупно.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде для упрощения процесса написания  будущих материалов. Такой набор  может включать в себя:

- пресс-релиз;

- информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать;

- копии речей, произнесенных на пресс-конференции;

- буклет о компании или о спонсоре события;

- фотографии.

Все это укладывается в специальную  папку с двумя кармашками. Можно  ее напечатать по заказу, можно наклеить на обычную папку стикер с логотипом компании. В одном из кармашков – визитная карточка. Основной элемент такого комплекта – буклет. Он обычно включает короткие сведения об организации (история создания фирмы, главные направления деятельности, будущие планы). Можно положить также, если есть, копии предыдущих статей о компании. Это поможет сделать журналистам расширенный материал.

На стол, за которым будут сидеть участники, необходимо поставить таблички. Фамилия, имя, отчество ньюсмейкеров должны быть указаны полностью, достаточно крупно и повторены на обратной стороне (чтобы он без труда смог найти свое место за столом). Не стоит указывать там же и прочие данные об этих уважаемых людях. Во-первых, этого все равно не будет видно. Во-вторых, имя придется писать мельче. Таким образом, не будет видно уже вообще ничего.

Желательно каждого участника  обеспечить:

- микрофоном;

- бутылкой минеральной воды;

- стаканом;

- бумагой и ручкой для записей.

Если до пресс-конференции не дойдут несколько журналистов, будет досадно, но не смертельно. Если ее не найдет ньюсмейкер – дело дрянь. Необходимо встретить его у входа в здание. Ему это даже положено по статусу, как кортеж президенту. Следует предусмотреть помещение, где он мог бы присесть перед началом, выпить чашку кофе, поговорить с организаторами. Необходимо четко прояснить продолжительность вступительной речи, последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Такая прелюдия помогает снять напряжение, установить первичный раппорт между ньюсмейкером и ведущим, настроиться на нужную волну.

Сколько человек должно сидеть в  президиуме? Чем меньше, тем лучше, чтобы не было похоже на торжественное  заседание.

Роль ньюсмейкера предполагает ответственность за информацию, как таковую. Роль ведущего – за процедуру ведения пресс-конференции. Ведущий приветствует собравшихся, представляет участников, регулирует поступление вопросов, следит за регламентом и, наконец, прерывает деловую часть, чтобы пригласить всех на фуршет. Часто на эту роль приглашают профессиональных актеров и свадебных заводил. Хорошо, если у них уже есть опыт участия в бизнес-акциях, плохо, если нет.

Можно ли затягивать открытие пресс-конференции? Да, отступление от объявленного времени  на 5-10 мин допустимо и даже желательно. За этот период подтянутся опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут чреват осложнениями: аудитория начинает раздражаться.

Планируемая продолжительность – 30-60 минут. К исходу часа внимание журналистов ослабевает, ощущение солидности постепенно утрачивается. Поэтому, даже если вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. Но следует сделать это искусно, без грубостей. Пусть все участники еще раз почувствуют то уважение, которое к ним испытывают.

Некоторые начинают выступление на пресс-конференции без обиняков: “Здравствуйте, я готов отвечать на ваши вопросы”. Так не пойдет. Это все-таки сцена. А разогревать публику кто будет? Вступительная речь минут на 10 необходима. У нее скорее задача задать эмоциональную тональность, чем снабдить информацией. В этом смысле самой важной является первая минута выступления. То, как она прошла, определит ход всей пресс-конференции.

Первые фразы называют "зачином". Зачином может служить обращение  непосредственно к интересам собравшихся, оригинальная цитата, интересный факт, впечатляющая цифра, вопрос или цепочка вопросов, прием сопереживания (“недавно я стал свидетелем такого разговора…”, или “когда я шел на сегодняшнюю пресс-конференцию...”), шутка или остроумное замечание. Другой беспроигрышный вариант – заговорить о своих чувствах по поводу сегодняшней встречи, этого события и т.п. Можно рассказать и анекдот. Но только по теме.

Каждая пресс-конференция имеет  свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции  готовятся заранее. Они могут  быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Организаторами пресс-конференций  заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.

Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении (хотя и необязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь  или ответственный за это мероприятие  сотрудник. Следует упомянуть и  том, что пресс-секретарь – это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности включают регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы; комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

Пресс-секретарь или ответственный  за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его соблюдением.

Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть информационно  емкими, лаконичными и краткими особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.

В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов.

Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т.д. “Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов при согласии их “визави”. Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, так как последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях 
(пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций: микрофоны на столе и в зале; 
ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе; телефонную связь; технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)система синхронного перевода; службы аккредитации; служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

Если пресс-конференция назначена  на 11.00, то первые приглашенные могут  прийти пораньше. К этому времени  все приготовления должны быть закончены, в противном случае создастся неблагоприятное впечатление. Обычно у входа ставятся один-два стола, у которых регистрируются прибывающие журналисты.

Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. 
Они не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, то есть оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.

Ответы выступающих на вопросы  журналистов согласуются с их компетенций. По ходу встречи ведется  определение кому из ораторов более  всего “подходит” вопрос.

Продолжая тему вопросов-ответов, следует  сказать и том, что на пресс-конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов. 
Здесь нужно избегать таких фраз, как: “Без комментариев!”, “Не для печати” и т.д. Если затронут вопрос, не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.

Если организаторами встречи с  журналистами предусматривается демонстрация видеоматериалов, то лучше всего  провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.

По окончании официальной части  принято угощать журналистов. И  хотя на первый взгляд фуршет представляется не столь важной частью встречи, это  далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Общественные отношения окружают нас повсеместно, а молодая для России наука Public Relations прочно вошла в нашу жизнь. Успех любой организации или кампании напрямую зависит от умения информировать общество в выгодном для себя свете, неся, естественно, за это полную ответственность.

Такое PR-мероприятие, как пресс-конференция позволяет организации:

- завоевать доверие клиентов;

- создать долговременные отношения  со СМИ;

- повысить престиж и положительную  репутацию;

- разрешать недоразумения;

- принять экстренные меры в  отношении неблагоприятных публикаций

и многое другое. На сегодняшний день это не только плодотворный инструментарий PR, но и крайне актуальный.