2.Правила оформления
делового письма
Официальные письма
пишутся на специальных бланках, соответствующих
стандарту. Для таких бланков установлен
комплекс обязательных элементов (реквизитов),
которые должны располагаться в определенном
порядке.
Бланк официального письма
представляет собой лист бумаги с воспроизведенными
типографским способом постоянными элементами.
Можно сказать, что официальное письмо
состоит из «рамы» письма и основного
текста и содержит помимо основного текста
информацию об адресанте: полное и сокращенное
название организации-отправителе, ее
почтовый и телеграфный адрес, номер телефона,
факса и телетайпа, номер того письма или
телеграммы, которые послужили поводом
для переписки, и многое другое. Бланки
могут быть как с угловым, так и с продольным
расположением реквизитов.
Оформление бланка, соответствующее
принципам технической эстетики, положительно
влияет на восприятие его содержания.
Например, учитывая свойство человеческого
глаза легче фиксировать верхнюю часть
любого объекта, при оформлении документов
следует их верхнюю часть делать более
насыщенной, а нижнюю – более «устойчивой».
Стандарты на формуляры-образцы
устанавливают форматы и размеры полей
документов, входящих в состав унифицированной
системы документации, а также требования
к построению конструкционной сетки формуляра-образца,
реквизиты и правила их расположения.
Документы, входящие в состав унифицированных
систем документации, состоят из трех
основных частей, которые располагаются
в пределах четко разграниченных зон.
Такая «геометрия» документа обеспечивает
необходимую быстроту восприятия его
текста.
Реквизиты – это обязательные признаки,
установленные законом или положениями
для отдельных видов документов. Состав
и расположение реквизитов на бланках
организационно-распорядительных документов
должны соответствовать ГОСТ 6.30-97 с изменениями
в 2000 году.2
Формуляр-образец является
основой для конструирования формуляров
и бланков всех видов управленческой документации.
Площадь, отводимая формулярам-образцам
для расположения каждого реквизита, соответствует
оптимальному объему этого реквизита
в печатных знаках.
Согласно ГОСТ 6.30-97, документы
могут содержать (в зависимости от назначения)
до 31 реквизита. Однако ни один документ
не оформляется полным набором реквизитов.
Для каждого вида документа определен
их состав в зависимости от назначения
документа. Так, для официального письма
рекомендуется следующий состав реквизитов;
1) Государственный герб (для
государственных предприятий);
2) эмблема организации;
3) код предприятия по
ОКПО (для внутриреспубликанской
переписки), если он есть;
4) код документа по
ОКУД (если есть);
5) наименование организации
(полное и сокращенное);
6) почтовый и телеграфный
адреса;
7) номер телефона;
8) номер факса, телетайпа;
9) номер счета в банке;
10) дата;
11) индекс документа;
12) ссылка на индекс
и дату входящего документа;
13) адресат;
14) заголовок к тексту;
15) текст;
16) подпись;
17) фамилия и телефон
исполнителя.
Могут быть указаны инициалы
машинистки и количество экземпляров,
но они не входят в состав обязательных
реквизитов. Совокупность реквизитов
официального письма называется формуляром.
Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило,
типографским способом. Официальное письмо
является единственным документом, на
котором не ставится название его вида.
Все остальные документы имеют названия,
например «Приказ», «Акт», «Решение»,
«Докладная записка» и т.д. Согласно ГОСТ
6.30-97 изображение Государственного герба
помещается на бланках писем государственных
учреждений. Наименование организации
– адресанта документа дается в полном
и сокращенном виде. Следует помнить, что
сокращать названия организаций произвольно
нельзя. Названия учреждений сокращаются
только в том случае, если сокращенное
название указано в официальном документе.
Почтовый и телеграфный адреса относятся
к обязательным реквизитам официального
письма. Порядок и форма записи сведений
о почтовом и телеграфном адресах организации
должны соответствовать почтовым правилам.
Номера телефона, факса, номер счета в
банке также необходимо указывать на бланке
письма.
Обязательным реквизитом письма
является дата, которая проставляется
в левом верхнем углу. Датой письма считается
дата его подписания. Она служит поисковым
признаком и используется при ссылке на
письмо. Даты в письме должны оформляться
цифровым способом. Элементы даты приводятся
в одной строке арабскими цифрами в такой
последовательности: число, месяц, год.
Число, месяц и год записываются тремя
двухзначными цифрами. Например, дату
25 октября 1997 года следует записать так:
25.10.97 (допускается и иная запись: 25.10.1997).
Если число или месяц обозначаются одной
цифрой, то перед ней ставится ноль. Например,
дату 12 января 1997 года записывают следующим
образом: 12.01.97. После двух цифр, обозначающих
число и месяц, ставятся точки, после двух
цифр, обозначающих год, точка не ставится
(например, 20.02.97).
Индекс исходящего документа
– номер письма и его условное обозначение
обычно состоит из нескольких частей.
Сначала может быть записан индекс структурного
подразделения, индекс по номенклатуре
дел классификатора корреспондентов,
исполнителей, а последней частью будет
порядковый номер исходящего письма, например,
№ 2/16-2955 или 18/275.
Ссылка на индекс и дату входящего
документа включает индекс и дату письма,
на которое дается ответ, и располагается
ниже индекса и даты исходящего документа.
Этот реквизит присутствует только на
бланке для писем. Сопоставление дат отправки
и получения писем дает представление
о степени оперативности работы учреждения
с корреспонденцией.
При ссылке на входящий документ
слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется.
Наиболее рациональна такая форма этого
реквизита:
от
На №
Ни в коем случае не следует
помещать эти данные в самом тексте письма.
Вид этого реквизита в письме должен быть
следующим: «На № 4520/144 от 17.05.97».
Адресат – наименование и адрес
получателя письма (наименование и адрес
организации, структурной части организации,
фирмы или фамилия и адрес лица, которому
направляется письмо, указывается на верхней
правой стороне бланка письма. Это внутренний
адрес письма. В адресате название организации-получателя
пишется в именительном падеже. Отчасти
это делается с учетом машинной обработки.
В целях ускорения исполнения письма,
если известна фамилия лица, которое будет
его рассматривать, рекомендуется указывать
и эту фамилию.
Знаки препинания во внутреннем
адресе могут быть опущены. Наименование
организации, имя и фамилию лица, которому
письмо адресовано, следует писать так,
как они даны на исходящей от этой организации
корреспонденции или как в справочнике.
В состав реквизита «адресат» может входить
почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется
на документах, направляемых в правительственные
организации и постоянным корреспондентам
в этих случаях целесообразно применять
конверты с заранее напечатанными адресами.
Согласно ГОСТ 6,38-90, инициалы
ставятся после фамилии во всех случаях,
кроме подписи.3 В подписи инициалы предшествуют
фамилии.
Если лицо, на имя которого пишется
письмо, имеет ученое звание (ученую степень),
его следует указывать перед фамилией.
В этом случае сокращение «т.» не употребляется:
акад. Иванову А.Г.
проф. Кирсанову Н.Г.
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос,
затронутый в письме, и быть кратким и
емким, сформулированным в одной фразе.
Заголовок помещается перед текстом письма.
Содержание письма выражается в нем формой
предложного падежа с предлогом «о» («об»).
Кавычками заголовок не выделяется, пишется
с прописной буквы и начинается сразу
от левого поля листа. Заголовок не должен
превышать двух строк; если же строки две,
употребляется абзац. Заголовок должен
составлять непосредственный исполнитель,
который лучше, чем кто-либо другой, знает
содержание документа. Сотруднику, разбирающему
почту, должно быть достаточно прочитать
заголовок, чтобы определить, к какой категории
писем относится данное письмо и куда
его следует направить, что особенно важно
в тех случаях, когда в адресе не указывается
конкретное лицо, которому адресовано
письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок
может избавить сотрудника от необходимости
перечитывать письмо полностью.
Основной реквизит делового
письма – текст. Максимальная
длина стандартной строки официального
письма равна 64 печатным знакам, что составляет
около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака.
Выбор такой длины строки объясняется
наиболее употребимым форматом А4, а также
тем, что, читая текст, мы, как правило,
держим его на расстоянии 30-35 см от глаз,
а угол сектора наилучшей восприимчивости
человеческого глаза равен 30 градусам.
Отметка о наличии приложения
делается, если к письму приложены какие-либо
документы. В левом нижнем углу письма
сразу от поля ставится слово «Приложение»,
затем помещаются названия прилагаемых
документов в цифровой последовательности
с указанием количества экземпляров и
листов. Каждое название располагается
на отдельной строке. Под словом «Приложение»
никакая запись не производится. Например:
Приложения: 1. Копия контракта
с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом
письма сразу от поля. В состав подписи
входят наименование должности лица, подписывающего
письмо, личная подпись и ее расшифровка.
Поскольку деловые письма пишутся на бланках
учреждений, название учреждения в подписи
не указывается. Например:
Директор школы Подпись Н.К.Сидоров
Две подписи ставятся в том
случае, когда необходимо подтвердить
действительность первой подписи, а также
в особо ответственных документах, например,
в письмах по финансово-кредитным вопросам,
направляемым финансово-банковским учреждениям.
В таких письмах всегда ставится подпись
главного (старшего) бухгалтера предприятия.
Все экземпляры писем, остающиеся
в делах организаций, должны содержать
подлинные подписи должностных лиц.
Официальное письмо без подписи
не имеет юридической силы.
Отметка об исполнителе (составителе
письма) включает фамилию исполнителя
и номер его служебного телефона и помещается
на лицевой стороне письма.
Заключение
Деловая переписка – одна из
важнейших составляющих деятельности
предприятия, поэтому для достижения наилучших
результатов следует иметь в виду «человеческий
фактор» (усталость, загруженность адресата
работой, возможно, его плохое самочувствие).
Поэтому тон любого письма должен быть
корректным. Сочетание тщательно отобранной
лексики и простота изложения должны обеспечивать
убедительность и исключать дополнительную
уточняющую переписку. Следует избегать
неточностей, двусмысленности, профессионализмов
и ненужных сокращений.
Деловое письмо должно быть
безукоризненным во всех отношениях: даже
мелкое несоблюдение правил может сделать
его дефектным с юридической точки зрения.
Это особенно важно, при ведении международной
переписки, т.к. за рубежом не принято ставить
печать на коммерческие документы, достаточно
одной подписи уполномоченного лица даже
на заказах, отчетах и гарантийных письмах.
Литература
1. Кибанов А. Я. Этика деловых
отношений М.: ИНФРА-М, 2007.
2.Деловая переписка: Учебно-практическое
пособие. М.В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов,
Н.Н. Анодина. М.: ИНФРА-М, 2006.
3. PRO-Делопроизводство и СЭД
– портал для руководителей служб ДОУ
и секретарей всех уровней. - http://www.sekretariat.ru/magazine/246/
1 PRO-Делопроизводство и СЭД – портал для
руководителей служб ДОУ и секретарей
всех уровней. - http://www.sekretariat.ru/magazine/246/
2 Деловая переписка: Учебно-практическое
пособие. М.В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов,
Н.Н. Анодина. М.: ИНФРА-М, 2006-с.33
3 Деловая переписка: Учебно-практическое
пособие. М.В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов,
Н.Н. Анодина. М.: ИНФРА-М, 2006-с.35