Этика и этикет деловой переписки

Составляя письмо, думайте  об адресате. Старайтесь узнать его  интересы,  возможности.  Приложите  силы,  чтобы донести суть вопроса, заинтересовать адресата, чтобы ваше письмо запомнили. Решить эту проблему вам поможет чувство юмора, ведь в этом случае адресат поймет, что  письмо готовила личность.

ГЛАВА 2. МЕЖДУНАРОДНАЯ ПЕРЕПИСКА

2.1 Правила международной  переписки

Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При  невозможности это сделать (трудности  с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет  им) крайне нежелательно, так как  могут возникнуть трудности с  переводом, задержка его, а также  искажение текста. Можно рекомендовать  направление двух текстов письма: основного - на русском языке (с подписями) и параллельного - на языке адресата или на английском языке. 
 
Письмо должно быть по возможности кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований. 
 
Обязательные атрибуты. Письмо принято делить на следующие части:сведения об отправителе, обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс);внутренний адрес или адрес получателя;датаотправления;вступительноеобращение;собственно содержание письма;заключительная формула вежливости;подпись (или подписи) отправителя, желательно с расшифровкой фамилии и указанием должности;ссылка на документы, которые могут быть направлены приложением. 
 
Как правило, номера для ссылки адресата или отправителя употребляются только в случае, если ранее была переписка по данному вопросу. В остальных случаях эти атрибуты в письмах к зарубежным партнерам указывать не следует. 
 
Заголовок (сведения об отправителе) может быть напечатан типографским способом на русском и английском языках. 
 
Внутренний адрес включает: фамилию адресата, должность, название фирмы (без сокращений), ее адрес (дом, улица), город, графство (в Англии) или штат (в США) и затем название страны. 
 
Если деловая переписка осуществляется посредством телексов или телефаксов, указывают и их номера.  
 
Дата отправления письма располагается, как правило, в правом верхнем углу и обозначается одним из следующих способов: 16th April, 2010; April 16th, 2010; April 16, 2010. 
 
Следует обращать внимание на правильное написание порядкового числительного при помощи цифр и окончаний: 1st, 21st, 2nd, 22nd, 3d, 4th, 24th... 
 
Месяц нужно писать словом, так как цифровое обозначение может быть понято по-разному. 
 
Вступительное обращение. На левой стороне письма, на два-три интервала ниже внутреннего адреса, помещается вступительное обращение. Оно должно согласовываться с адресатом. 
 
Заключительная формула вежливости. На правой стороне письма после основного текста помещается заключительная формула вежливости. Она должна согласовываться с характером обращения. Как вступительная, так и заключительная формулы пишутся с отдельной строки. 
 
После формулы вежливости, перед подписью ставится запятая. 
 
Подпись помещается на правой стороне листа, сразу под заключительной формулой вежливости. 
 
Если нужно указать должность лица, подписавшего письмо, то ее название печатается ниже подписи. 
 
Приложения.Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма, ниже подписи, пишется слово - Encl. - прилагается и указывается число приложений. 
 
Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочитано определенным лицом, то перед вступительным обращением ставится надпись типа "Вниманию господина Брауна": 
 
Часто в деловых письмах дается краткое указание относительно содержания письма. Оно помещается между вступительным обращением и основным текстом и всегда подчеркивается. Все слова в этом указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы. 
 
Конверт.Адрес на конверте пишется так же, как и внутренний адрес. Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие на способ отправки (заказное, авиа, со срочной доставкой, до востребования и т.д.). Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта, а иногда на его оборотной стороне. 
 
В случае, когда нужно, чтобы письмо передали какому-нибудь определенному лицу нераспечатанным, необходимо написать: "Для передачи". 
 
Таким образом, можно сделать вывод, что для переписки с иностранными лицами, необходимо соблюдать некоторые другие требования к оформлению делового письма. Это объясняется отличием понимания русского изложения от иностранных. 
 
 

Заключение 
 
Итак, на основе вышеизложенного можно сделать вывод, что при составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования. 
 
Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме. 
 
Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов. 
 
Письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса. 
 
Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным. 
 
Письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз. 
 
Объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста. 
 
С точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе, деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.