Концепция функции организации

1. Концепция функции организации.
1. Понятие функции организации и необходимость её использования в организации.

Организации создают структуру для  того чтобы обеспечить контроль и  координацию деятельности своих  подразделений и работников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 - Общее понятие функции организации

 

Функция организации представляет собой процесс установления упорядоченных способов использования управленческих ресурсов управляющей системы. Эти способы сконцентрированы на достижение целей, намеченных управляющей системой, и помогают менеджерам не только четко сформулировать цели, но также определить перечень ресурсов, необходимых для их достижения.

В понятие организации  можно выделить следующие вопросы, которые представлены на рисунке 1:

-определение рациональных форм разделения труда;

Вертикальное разделение труда построено на выделении  трех уровней управления — низового, среднего и высшего.

На каждом уровне управления предусматривается определенный объем  работ по функциям управления. Это  горизонтальное разделение труда менеджеров по функциям.

-распределение работы среди работников, групп работников и подразделений;

-разработки структуры органов управления;

-регламентация функций, подфункций, работ, операций;

-установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц;

-подбора и расстановки кадров.

Из этих вопросов следую два аспекта, которые нужны для  создания динамичного процесса в  организации:

-процесс создания системы  управления;

-процесс упорядочения  системы управления.

 «Функция организации  крайне важна для управляющей  системы, потому что это первоочередной  механизм, с помощью которого менеджеры реализуют планы, важность функции организации представлены на рисунке 2.

 

 

 

 

 

Рисунок 2 - Важность функции организации для управленческой системы.

Эта функция призвана обеспечивать связи между всеми ресурсами  хозяйственной организации, устанавливая, какие ресурсы нужно использовать для выполнения конкретных видов деятельности, а также когда, где и как их использовать» [7,с.77-88].

Процесс организации включает: общие соображения относительно планов и целей, определение главных задач, разделение общих задач на более мелкие задачи, размещение ресурсов и указаний по более мелким задачам, оценку результатов реализации функций организации. Менеджеры должны по кругу повторять эти шаги. В процессе такого повторения они добиваются обратной связи, которая помогает им совершенствовать существующую организацию. Менеджеры должны выбирать подходящую для каждого конкретного случая структуру. Под структурой понимается система связей между ресурсами управляющей системы. Цель структуры состоит в обеспечении условий для наиболее рационального использования каждого ресурса в процессе достижения управленческой системой намеченных ею целей.

Организация является не аморфной массой, а упорядоченной системой. Поддерживать эту упорядоченность  помогает организационная структура, которая следует из этих аспектов.

«Структура не может оставаться неизменной, потому что меняется как  внешнее, так и внутреннее её окружение» [3,с.88].

Для разработки методического  аппарата проектирования структуры управления необходимо кроме имеющихся теоретических предпосылок знать сущность организационного проектирования. «Организационное проектирование - это моделирование системы управления предприятием, осуществляемое перед его строительством либо накануне значительных преобразований» [4,с.189].

Структура организации – это организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых, системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность составляющих ее элементов. Её можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации человеческих и технологических элементов. Схема любой организации показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц. Однако следует иметь в виду, что такой фактор, как человеческое поведение, который влияет на порядок взаимодействия и на усилия по согласованию действий, не может быть изображен на схеме.

По типу организационные  структуры делятся на формальную и неформальную.

«Формальная структура – это отношение между организационными ресурсами, как они определены управляющей системой. Формальная организация – это предварительно спланированная структура полномочий и функций, которая устанавливается на основе сложившегося взаимодействия между компонентами организации» [4,с.196]. Она ориентирована на достижение приемлемых уровней производства и общих целей организации. Формальная структура определяет всю систему отношений и набор функций, позволяющих осуществлять целенаправленную деятельность.

Многие виды взаимодействий между участниками не вписываются  в схему формальной организации. Существует сеть неформальных организаций, в рамках которых взаимоотношения не носят заранее спроектированного и директивно  установленного характера, а возникают из действия, различных факторов – таких, как общий интерес или баланс интереса группы участников, объективная необходимость сотрудничать, личная безопасность и др. Неформальная структура характеризуется как комплекс неформальных отношений, устанавливающихся между участниками предприятия в процессе совместной деятельности. Неформальная структура характеризуется как комплекс неформальных отношений, устанавливающихся между участниками предприятия в процессе совместной деятельности. Неформальные отношения устанавливаются естественным путем и моделируются на основе индивидуальных норм, ценностей и социальных связей. Неформальная структура не может существовать без формальной.

Функция организация заключается  в установлении постоянных и временных  взаимоотношений между всеми  подразделениями фирмы, определении  порядка и условий её функционирования и реализуется двумя путями: через  административно-организационное управление и через оперативное управление:

• Административно   -   организационное       управление      предполагает

определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между   работниками аппарата управления;

• Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы   в

соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченных планов, и последующей их корректировкой. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.  

 «Организационная структура управления - это целостная совокупность соединенных между собой информационными связями элементов объекта и уровня управления. Она отражает строение системы управления, содержанием которой являются функции управления, вертикальное и горизонтальное соотношение иерархических уровней управления, а также количество и взаимосвязь структурных подразделений в пределах каждого уровня» [4,с.185]. 

Организационная структура  и поддерживающая документация необходимы для любой организации с самого начала её существования.

«Организационная структура фирмы направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными ее подразделениями, распределение между ними прав и ответственности. «Наилучшая» структура – это та, которая позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников, а также удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью» [4,с.204].

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и  развитие организации как единого  целого. «Организационная структура управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей» [4,с.207].

 «Для системы управления характерен ряд особенностей, которые вызывают значительные трудности в решении данной задачи и накладывают ограничения на масштабность в методическом плане» [2,с.106-107]:

• системе управления присущи статистические черты, отражающие

форму и структуру управления;

• в системе управления можно указать и динамику, раскрывающую

содержание процесса управления;

• любая система функционирует при наличии постоянных целей,

которые постоянно меняются во времени;

• среди множества формальных элементов, присущие системе

управления, существует и  неформальный элемент (человек) который  выдвигает проблему психологического климата и от которого в известной  степени зависит гармония или  дисгармония в производственных отношениях.

Эти особенности требуют  комплексного подхода к вопросам, связанным с построением организационного обеспечения системы управления. Считается важным изучение ряда теоретических  предпосылок, которые могут быть положены в основу разрабатываемой  методики исследования и проектирования структуры управления. Этими предпосылками  являются:

• наличие принципиально различных типовых схем управления, одну из

которых можно выбрать в качестве базовой для анализа и проектирования структуры управления;

• любая организация управляется путем принятия решений.

Следовательно, можно выявить  полный перечень управленческих решений, принимаемых в организации, и  процесс разделения их по уровням  управления определенным образом формализовать;

• технологический характер взаимоотношений руководителей и

исполнителей в процессе подготовки принятия управленческих решений, т.е. регламентирован порядок управленческих функций или отдельных этапов.   

Связь структуры с ключевыми  понятиями управления – его целями, функциями, процессом, механизмом функционирования, людьми и их полномочиями – свидетельствует об её огромном влиянии на все стороны работы организации. Именно поэтому менеджеры всех уровней уделяют огромное внимание принципам и методам формирования, выбору типа или комбинации видов структур, изучению тенденций в их построении и оценке их соответствия решаемым целям и задачам.

«Многосторонность содержания структур управления предопределяет множественность принципов их формирования. Прежде всего, структура должна отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и меняться вместе с происходящими изменениями. Она должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления; последние определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более высоких уровней управления. При этом полномочия руководителя любого уровня ограничиваются не только внутренними факторами, но и факторами внешней среды, уровнем культуры и ценностными ориентациями общества, принятыми в нем традициями и нормами. Другими словами, структура управления должна соответствовать социально-культурной среде, и при её построении надо учитывать условия, в которых ей предстоит функционировать. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, действующие успешно в других организациях, обречены на провал, если условия работы различны. Немаловажное значение имеет так же реализация принципы соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры – с другой» [5,с.112]. На современном этапе идет формирование таких структур управления, которые наиболее полно отвечают сложившемся принципам и функциям управления.

Таким образом, функция организации крайне важна для управляющей

системы, потому что это  первоочередной механизм, с помощью  которого менеджеры реализуют планы. Эта функция призвана обеспечивать связи между всеми ресурсами  хозяйственной организации, устанавливая, какие ресурсы нужно использовать для выполнения конкретных видов  деятельности, а также когда, где  и как их использовать.