Документальное оформление движения материально-производственных запасов

Документальное  оформление движения материально-производственных запасов

        На малом предприятии сферы ЖКХ должен быть определен круг лиц, отвечающих за сохранность материально - производственных запасов, с которыми заключаются договоры о полной материальной ответственности. Наряду с этим руководитель определяет должностных лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих ценностей.  
 
Материально - производственные запасы получают со склада поставщика, от транспортной организации и других посреднических организаций в порядке, по качеству и количеству, установленных договором.  
 
Операции, связанные с поступлением, внутренним перемещением и отпуском материально - производственных запасов, должны оформляться на предприятии первичными учетными документами типовой формы, либо разработанными самим предприятием, если они отсутствуют в составе типовых форм. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно - непосредственно по ее окончании.  
 
Унифицированные первичные документы, применяемые для оформления в учете движения материально-производственных запасов.

 

Номер документа	Наименование  документа	Цель составления
№ М-2	Доверенность	Применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица предприятия при  получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Оформляется  в бухгалтерии предприятия в  одном экземпляре и выдается под  расписку получателю. Форму № М-2а  применяют предприятия, у которых  получение материальных ценностей  по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и  прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.   Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи - как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.
№ М-2а	Доверенность
№ М-4	Приходный ордер	Применяется для учета  материалов, поступающих от поставщиков. Составляется в одном экземпляре материально-ответственным лицом  в день поступления ценностей  на склад. Должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.
№ М-7	Акт о приемке материалов	Оформляется при приемке  материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также  расхождение по ассортименту с данными  сопроводительных документов поставщика; при приемке материалов, поступивших  без документов; является юридическим  основанием для предъявления претензии  поставщику, отправителю. Акт составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей  акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию предприятия для  учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии  для направления претензионного письма поставщику.
№ М-8	Лимитно-заборная карта	Применяется при наличии  лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, услуг, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Карта выписывается в 2-х экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. В лимитно-заборной карте расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита.
№ М-11	Требование-накладная	Применяется для учета  движения материальных ценностей внутри предприятия. Накладную в 2-х экземплярах  составляет материально ответственное  лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр - для сдающего склада - основание  для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.
№ М-15	Накладная на отпуск материалов на сторону	Применяется для учета  отпуска материальных ценностей  хозяйствам своего предприятия, расположенным  за пределами его территории, или  сторонним организациям, на основании  договоров и других документов. Выписывается в 2-х экземплярах на основании  договоров (контрактов), нарядов и  других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной  в установленном порядке. 1-ый экземпляр  передают складу как основание для  отпуска материалов, 2-ой - получателю материалов.
№ М-17	Карточка учета материалов	Применяется для учета  движения материалов на складе по каждому  сорту, виду и размеру; заполняется  на каждый номенклатурный номер материала  и ведется материально-ответственным  лицом. Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных  документов в день совершения операции.
№ М-35	Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений	Применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. Составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

 
Запасы, полученные безвозмездно, оформляются  в том же порядке, что и при  поступлении запасов от поставщиков.

Излишки запасов, выявленные в процессе инвентаризации, приходуются  на основании актов инвентаризации и решения инвентаризационной комиссии предприятия, утвержденного руководителем.

Аналитический учет запасов  ведется материально - ответственными лицами по сортам в соответствии с  порядком хранения запасов, зависящим  от условий их производственного  потребления или реализации и  требований организации складского хозяйства.

Учет движения материалов на складе по сортам, видам, размерам ведется  с применением Карточки учета  материалов (форма N М-17). На карточке складского учета материал приходуется в  единице измерения поставщика, а  также в другой (новой) единице  измерения со ссылкой на акт перевода.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается  ведение учета в книгах складского учета.

В книгах складского учета  на каждый номенклатурный номер открывается  лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое  количество листов. В каждом лицевом  счете предусматриваются и заполняются  реквизиты, указанные в карточках  складского учета.

В начале или в конце  книги помещается оглавление лицевых  счетов с указанием номеров лицевых  счетов, наименований материальных ценностей  с их отличительными признаками и  количества листов в книге.

Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге  с указанием номера по реестру.

Организацией может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных  складах (кладовых) организации и  подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты. В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В  этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость  по всей номенклатуре материалов данного  склада (кладовой).

Материальные отчеты с  приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую  службу организации в установленные  в организации сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления  и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

Материальный  отчет

 

№ строки	Номенклатурный Номер	Наименование запасов	Ед. изм.	Цена	На начало месяца	Поступило		Израсходовано		На конец месяца
						Кол.	Сумма	Кол.	Сумма

Складской учет материальных запасов может вестись при  помощи средств вычислительной техники. В этом случае оператором (кладовщиком) вводится информация (реквизиты), предусмотренная в карточках складского учета, и данные первичных учетных документов непосредственно в средства вычислительной техники.

За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость (табуляграмма) по движению материальных ценностей, в которой отражаются:  
- номера лицевых счетов;  
- номенклатурные номера (если они имеются);  
- наименования материальных ценностей и их отличительные признаки;  
- единица измерения;  
- цена;  
- остаток на начало отчетного периода;  
- приход за отчетный период;  
- расход за отчетный период;  
- остаток на конец отчетного периода.

В графах "приход за отчетный период" и "расход за отчетный период" отражаются операции, а также итоги  по приходу и расходу. В оборотной  ведомости в указанных графах могут отражаться только итоговые данные по приходу и расходу. В этом случае при необходимости делаются отдельные  табуляграммы (распечатки) оборотов по каждому номенклатурному номеру с указанием каждой операции по приходу  и расходу.

Кроме того, при необходимости  отдельно могут составляться сальдовые  ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты (т.е. без указания оборотов).

При ведении складского учета  механизированным способом карточки складского учета могут не вестись.

Согласно Методическим указаниям  по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов аналитический учет ТМЦ (количественный и суммовой учет) в  бухгалтерии ведется либо на основе оборотных ведомостей, либо сальдовым  методом. Учет ведется в разрезе  каждого места хранения, а внутри них - в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп  материалов, субсчетов и синтетических  счетов бухгалтерского учета.

Как правило, применяются  два варианта учета на основе оборотных  ведомостей.

В первом варианте ведутся  карточки количественно-суммового  учета, которые открываются на каждое наименование ТМЦ. В карточках бухгалтер  отражает движение материалов (приход и расход) на основании первичных  учетных документов, сданных складами. В карточках рассчитываются обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек ежемесячно составляются оборотные ведомости отдельно по каждому складу и проводится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерии, с данными карточек складов.

Во втором варианте карточки аналитического учета в бухгалтерии  не ведутся, все приходные и расходные  документы группируются по номенклатурным номерам и по ним подсчитываются итоги за месяц отдельно по приходу  и по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными  в карточках складов.

Сальдовый метод учета  заключается в том, что в бухгалтерии  не ведется количественный и суммовой учет движения ТМЦ в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные  ведомости по номенклатуре. Учет движения ТМЦ ведут в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов для  учета ТМЦ только в денежном выражении  исходя, как правило, из учетных цен.

Материально-ответственные  лица складов на основании первичных  документов ведут количественный учет ТМЦ в карточках (журналах или книгах) складского учета.

Бухгалтер принимает первичные  учетные документы по данному  складу от материально-ответственных  лиц, проверяет их, сверяет с документами  каждую запись в карточках складского учета и подтверждает это своей  подписью на карточках. Затем остатки  материалов на первое число каждого  месяца переносятся в сальдовую  ведомость.

Эта ведомость представляется складами вместе с первичными документами. Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная  ведомость, за исключением оборотов (прихода и расхода).

Независимо от принятого  метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской  службе должен вестись синтетический  учет движения материалов в стоимостном  выражении по соответствующим синтетическим  счетам, а внутри них - по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.

В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов (кладовых) предприятия в подразделения, на участки, в бригады, на рабочие места  указываются наименование материала, количество, цена (учетная цена), сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются  материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат.

Отпуск материалов со складов (кладовых) организации на производство (участкам, бригадам, на рабочие места), как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных  лимитов.

В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных  документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) "Сверх лимита". Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов.

Порядок отпуска, график доставки, формы оперативных документов определяются предприятием в приказе (распоряжении и т.д.) о документообороте.

Возврат на склад неиспользованных материалов оформляется накладными или лимитно-заборными картами. Сданные на склад материалы приходуются по складу с одновременным списанием с подотчета работника предприятия. Если эти материалы были списаны в производство, их стоимость относится на уменьшение соответствующих затрат.