Документация как элемент метода бухгалтерского учёта

РАЗДЕЛ  1.2

Значение документации в  бухгалтерском учете

Первичные данные о хозяйственной  деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка  полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц, принимающих решение.

 

В бухгалтерском учете  порядок создания, принятия и отражения  первичных документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным МФ СССР от 29.07.83 № 105.

 

Документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной  операции.

 

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных  операций позволяет бухгалтерской  службе вести предварительный, текущий  и последующий контроль за деятельностью  материально–ответственных лиц, движением  имущества и состоянием расчетно–платежной дисциплины.

 

Система документальной регистрации  первичных данных о состоянии  и движении имущества всех форм собственности  должна отвечать следующим требованиям:

своевременное, точное и  обоснованное отражение всех учитываемых  объектов в документах;

простота регистрации  и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной  информации к способам ее последующей  обработки;

рациональная организация  и минимальные затраты на ведение  первичного учета.

 

При проверках предприятий  налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая  служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять  особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями  предприятия. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных  операций запутывает бухучет и негативно  сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы  не позволяют предприятию правильно  определить налогооблагаемую базу и  становятся, как правило, причиной разногласий  с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать – финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуации, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

 

Создание носителей первичной  учетной информации (документов) –  это трудоемкий процесс, на который  затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что  даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем  автоматизации учета является одной  из важнейших задач, стоящих перед  руководителями многих предприятий.

 

 

Классификация бухгалтерских  документов

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением  первичных документов, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

 

Документы бухгалтерского учета  классифицируются по различным признакам:

по назначению;

по содержанию хозяйственных  операций;

по объему отраженных в  них операций;

по способу использования;

по числу учитываемых  операций;

по месту составления;

по способу заполнения.

 

 

 

 

Бухгалтерские документы  по назначению можно разделить на группы:

организационно-распорядительные;

оправдательные (исполнительные);

комбинированные;

документы бухгалтерского оформления.

 

 

 

 

К организационно–распорядительным  документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти  документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

 

К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и  т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая  ее исполнение, и представляют собой  источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится  в учетные регистры.

 

Существует целый ряд  документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие  документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный  кассовый ордер).

 

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для  оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это  различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную  роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование  ошибочно сделанной записи; распределение  прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных  расходов и др.). Информация из таких  документов также заносится в  учетные регистры.

 

 

 

РАЗДЕЛ 1.1

Ведение первичных учётных  документов осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. В зависимости от назначения и статуса нормативные  документы целесообразно представить  в виде следующей системы:

 

К первому уровню системы  следует отнести Гражданский  кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ. Основным актом первого уровня является Федеральный  закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете».

 

2-й уровень: стандарты  (положения) по бухгалтерскому  учету и отчетности; На втором  уровне системы нормативных документов  единственным регулирующим органом  является Минфин РФ.

 

3-й уровень: методические  рекомендаций (указания), инструкции, комментарии,  письма Минфина РФ и других  ведомств.

 

4-й уровень: рабочие  документы по бухгалтерскому  учету самого предприятия. Рабочие  документы самого предприятия  определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются: документ по учетной политике предприятия; формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем; графики документооборота.

 

Первичные учетные документы  должны содержать все сведения, необходимые  для получения полного представления  о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом  от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

 

В п. 1 статьи 9 закона установлено  законодательное требование документального  оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

 

Документ, которым оформляется  проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

 

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных  операций;

 

во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

 

Одним из важнейших условий  оформления документации является наличие  в документах всех сведений, необходимых  для оперативной работы, учета  и контроля. Первичные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов.

 

В том случае, если форма  первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь  обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей  характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты  первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены  действующими нормативными актами и  зависят от характера хозяйственных  операций.

 

К обязательным реквизитам относятся:

 

- наименование документа  (формы), реквизит присутствует на  бланках конкретных видов документов;

 

- наименование организации  - автора документа указывают  на бланках в соответствии  с учредительными документами  организации (уставом или положением).

 

- дата составления документа  позволяет определить конкретную  дату совершения операции, описанной  в документе. Датой документа  является дата его подписания  или утверждения. Оформляется  дата документа арабскими цифрами  в последовательности: день месяца, месяц,

 

- указание сторон, участвующих  в совершении хозяйственной операции,

 

- измерители хозяйственной  операции (в количественном и  стоимостном выражении),

 

- содержание хозяйственной  операции,

 

- наименование должностных  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления, личные подписи  и их расшифровки.

 

- личные подписи указанных  лиц.

 

Унифицированные формы первичных  документов должны применяться в  организации без изменений. Формы  первичных документов, не предусмотренных  альбомами унифицированных первичных  документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

 

В целях реализации приведенных  законодательных положений об унифицированных  формах первичной учетной документации Правительство РФ Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных  документах"возложило на Государственный  комитет РФ по статистике функции  по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной  учетной документации и их электронных  версий.[7] В названном Постановлении  также предусмотрено, что при  этом содержание и состав унифицированных  форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с  Министерством финансов РФ и Министерством  экономики РФ.

 

Во исполнение указанного Постановления Правительства РФ Постановлением Госкомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а и Минфина России от 18 июня 1998 г. N 27н [8]утвержден Порядок  поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных  форм первичной учетной документации.

 

С 1 января 1999 г. организации  применяют формы первичных учетных  документов, содержащихся в Альбоме  новых унифицированных форм первичной  учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97г. №71а.

 

Согласно п. 13 Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, утвержденного  Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, в зависимости от характера  операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки  учетной информации в первичные  документы могут быть включены дополнительные реквизиты, к которым можно отнести  номер документа, адрес организации, основания для совершения хозяйственной  операции.

 

При этом все реквизиты  утвержденных Госкомстатом России унифицированных  форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая  код, номер формы, наименование документа).

 

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

 

вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим  организационно-распорядительным документом организации;

 

организацией может быть разработана и утверждена организационно-распорядительным документом организации форма первичной  документации в случае отсутствия формы  в альбоме унифицированных форм Госкомстата России.[9]

 

Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или  буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое  документу для его учета и  последующего поиска.

 

Наряду с унификацией  важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных  размеров бланков типовых документов.

В настоящее время существуют следующие унифицированные формы  первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и  Минэкономразвития России.

 

По учету кадров. Например:

 

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

 

N Т-2 "Личная карточка  работника";

 

N Т-3 "Штатное расписание";

 

N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую  работу";

 

N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

 

N Т-7 "График отпусков";

 

N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником";

 

N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку";

 

N Т-10 "Командировочное  удостоверение";

 

По учету использования  рабочего времени и расчетов с  персоналом по оплате труда. Например:

 

N Т-12 "Табель учета использования  рабочего времени и расчета  заработной платы";

 

N Т-13 "Табель учета использования  рабочего времени";

 

N Т-49 "Расчетно-платежная  ведомость";

 

N Т-51 "Расчетная ведомость";

 

N Т-53 "Платежная ведомость";

 

N Т-54 "Лицевой счет";

 

N Т-60 "Записка-расчет о  предоставлении отпуска работнику";

 

N Т-61 "Записка расчет  при прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником";

 

N Т-73 "Акт о приемке  работ, выполненных по трудовому  договору (контракту), заключенному  на время выполнения определенной  работы".