Инвентаризация и ее значение в бухгалтерском учете

Инвентаризация и ее значение в бухгалтерском учете.

1. Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств данным бухгалтерского учета. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены соответствующими документами и отражены в бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления.

Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия инвентаризации, являются Закон Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3321-ХII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в ред. от 26 декабря 2007 г.; далее - Закон о  бухгалтерском учете и отчетности) и Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007  г. №  180 (далее - Инструкция по инвентаризации).

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Цель проведения инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Кроме того, это один из наиболее действенных механизмов внутреннего контроля за сохранностью имущества организаций, полнотой и своевременностью осуществления расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам по уплате налогов и сборов, соблюдением требований законодательства при осуществлении и учете финансово-хозяйственной деятельности, своевременным выявлением ошибок в учете и внесением исправлений в данные бухгалтерского учета и отчетности.

В ходе инвентаризации решаются следующие задачи:

• выявление фактического наличия имущества;

• контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
• выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т.п.;
• выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью их последующей реализации;
• проверка полноты отражения в учете обязательств.

2. Объектами инвентаризации являются:

– все имущество организации независимо от его местонахождения;

– все виды финансовых и других обязательств организации;

– имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки);

– имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Под имуществом организации понимаются: основные средства, нематериальные активы, незавершенное строительство и другие капитальные вложения, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие активы.

Под финансовыми и другими обязательствами понимаются: дебиторская задолженность, кредиторская задолженность, кредиты банков, займы, резервы и другие пассивы.

Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и по каждому материально-ответственному лицу.

Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются руководителем организации, собственником имущества данной организации или уполномоченным им органом, за исключением случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Порядок проведения инвентаризации на предстоящий финансовый год или ряд лет утверждается руководителем организации одновременно с принятием учетной политики как самостоятельный документ либо отражается в приказе по учетной политике как одно из ее направлений исходя из особенностей деятельности организации.

Помимо обязательных инвентаризаций, в данном порядке (и в учетной политике организации) должно быть отражено: сколько раз в отчетном году и когда проводятся инвентаризации, перечень инвентаризируемых при каждой из них видов имущества и обязательств.

 

Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии), главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. В состав комиссий также могут быть включены специалисты внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие инвентаризационные комиссии в составе представителя руководителя организации, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии), специалистов (экономистов, бухгалтеров, инженеров, технологов, товароведов, специалистов ОТК, независимых аудиторов и т.п.). В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризируемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии допускается возлагать проведение инвентаризации на нее.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность отражения данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, внесенных в инвентаризационные описи и акты, и своевременность оформления результатов инвентаризации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий и порядок проведения инвентаризации устанавливаются приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации, который является письменным заданием на ее проведение.

В приказе (постановлении, распоряжении) указываются:

– причины инвентаризации;

– состав центральной и рабочих инвентаризационных комиссий;

– перечень инвентаризируемого имущества и обязательств;

– место проведения инвентаризации;

– сроки проведения инвентаризации (дата начала и окончания);

– срок сдачи материалов в бухгалтерию.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

– осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;

– совместно с бухгалтерией организации участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

– вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых ценностей.

Указанные комиссии несут ответственность:

– за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя;

– полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах;

– правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, а также цены и т.п.);

– правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в установленном порядке.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

В межинвентаризационный период в организациях систематически должны проводиться проверки и выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящими в штате предприятия, или специальными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, бухгалтерский учет и отчетность, а также представители общественности.

Инвентаризации могут быть:

– обязательными и инициативными. В некоторых случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь или нормативными правовыми актами Минфина РБ, организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Такие инвентаризации являются обязательными.

Кроме обязательных инвентаризаций, организации могут проводить инициативные инвентаризации в соответствии со спецификой их деятельности или необходимостью дополнительного контроля за обеспечением достоверности данных об имуществе и обязательствах. Сроки и порядок проведения подобных инвентаризаций устанавливаются ими самостоятельно;

– плановыми и внеплановыми. Инвентаризации, проводимые в соответствии с утвержденным в организации порядком, характеризуются как плановые. Кроме плановых, организации могут проводить внеплановые (внезапные) инвентаризации с целью проверки сохранности отдельных видов имущества у материально-ответственных лиц или по другим причинам;

– полными и частичными. При осуществлении полной инвентаризации проверкой охватываются все объекты имущества и обязательств организации в соответствии с установленным порядком ее проведения.

При частичной инвентаризации проверяются один или несколько видов имущества в определенных местах хранения и обязательств (например, инвентаризация объектов основных средств, дебиторской задолженности);

– проводимыми сотрудниками организации или сотрудниками контролирующих, судебных или иных уполномоченных на то органов. Инвентаризации имущества и обязательств в организациях проводятся инвентаризационной комиссией. В состав инвентаризационной комиссии организации могут включить не только своих работников, но и сотрудников независимых аудиторских организаций.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией  является  годовая.  При этой инвентаризации проверяется не только наличие  материальных  ценностей, но  и  состояние  расчетов  с  дебиторами,  обоснованность  сумм  созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

Инвентаризацию имущества вправе производить контролирующие, судебные или иные уполномоченные на то органы. В этом случае перечень проверяемого имущества устанавливается руководителем контролирующих и иных органов (его заместителем). Указанные органы вправе привлекать для проведения инвентаризации имущества организации экспертов, переводчиков и других специалистов. Проверка фактического наличия имущества производится при участии должностных лиц, материально-ответственных лиц и работников бухгалтерской службы организации.

4. Инвентаризация основных средств

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
• наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; 

• наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

 При обнаружении расхождений  и неточностей в регистрах  бухгалтерского учета или технической  документации должны быть внесены  соответствующие исправления и  уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

 При инвентаризации  зданий, сооружений и другой недвижимости  комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных  объектов в собственности организаций.

 Проверяется также  наличие документов на земельные  участки, водоемы и другие объекты  природных ресурсов, находящиеся  в собственности организаций.