Понятие и классификация первичных документов

1. Понятие первичных документов и их значение.

 

 

Документ  – представляет собой письменное разрешение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций.

Документация – один из элементов метода бухгалтерского учета. Это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.

Независимо от способов записей исходный данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения. В этом смысле документация является основой учета, определяет его правильность и достоверность.

Документы как письменное свидетельство совершенных хозяйственных операций приобретают правовое значение, а обоснованные записью в бухгалтерском учете приобретают документальную силу и привлекаются для рассмотрения в судебных органах при возникновении трудовых или хозяйственных споров.

Бухгалтерским документом следует считать любой материальный носитель информации об объектах бухгалтерского учета, который позволяет юридически доказательно подтверждать совершение хозяйственных операций и право на их совершение.

Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

- обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;

- своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач  напрямую зависит от полноты и  своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами.

Факт совершения хозяйственной  операции подтверждается первичным  учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

В соответствии с Указом Президента РБ «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» формы первичных учетных документов могут утверждаться руководителем организации или индивидуальным предпринимателем либо республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов. При этом организация, индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов, независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления и содержащих обязательные реквизиты, основное назначение которых – индивидуализация хозяйственных операций, устранение возможности их смешивания.

Реквизиты, обязательные для составления документа:

1. Номер и название  документа; 

2. Дата составления  документа; 

3. Название организации; 

4. Содержание хозяйственной  операции;

5. Основание для её  совершения;

6. Стоимостные и натуральные измерители;

7. Должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера  хозяйственных операций и системы  обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных  документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, – непосредственно после ее совершения.

Лица, составившие и  подписавшие первичные учетные  документы, обеспечивают своевременное  и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки  для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

В первичных учетных  документах стирание записей и неоговоренные  исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме  русского и белорусского), должны иметь  подстрочный перевод на русский  или белорусский язык.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки  данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты.

Первичные учетные документы  могут быть изъяты органами, которым в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, предоставлены соответствующие полномочия.

Главный бухгалтер или  другое должностное лицо организации  вправе в присутствии представителя  органа, проводящего изъятие первичных учетных документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

Наиболее существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации.

 

2. Классификация первичных документов.

 

В связи с большим  разнообразием носителей исходной информации (первичных документов) возникает необходимость в их классификации. Классификация документов имеет не только теоретическое, но и практическое значение: зная особенности каждого документа, можно рационально его использовать в управлении хозяйственной деятельностью.

Все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

 

По назначению:

1. Распорядительные - документы,  содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители - кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.

3. Бухгалтерского оформления - документы, которые служат для  бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки  о допущенных ошибках.

4. Комбинированные - документы,  которые сочетают признаки всех  выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

Пример: авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.

По содержанию хозяйственных операций:

1. Материальные - документы,  служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей

Пример: приходный ордер 

2. Денежные - документы,  предназначенные для оформления  операций с наличными и безналичными  денежными средствами предприятия 

Пример: платёжное поручение 

3. Расчётные - используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам.

Пример: счёт-фактура 

По объему:

1. Первичные - хозяйственная операция отражается впервые.

Пример: накладная, приходный ордер.

2. Сводные - документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

По способу  составления:

1. Разовые - документы,  которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные - документы,  используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

Пример: табель рабочего времени.

По месту  составления:

1. Внешние - документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура .

2. Внутренние - документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

По количеству учетных  позиций:

1. Однострочные;
2. Многострочные.

По степени механизации  заполнения:

1. Заполненные вручную – документы заполняются только вручную ( на бумажных носителях);
2. Заполненные частично механизированным путем – документы заполняются как механизированно, так и вручную;
3. Механизированные – документы заполняются с помощью машинных носителей.

 

 

Табл.1. Бухгалтерские  документы

 

№п/п	Признак	Различия
1.	По назначению	А) распорядительные; Б) исполнительные; В) бухгалтерского исполнения; Г) комбинированные.
2.	По содержанию хозяйственных операций	А) материальные; Б) денежные; В) расчетные.
3.	По объему	А) первичные; Б) сводные.
4.	По способу составления	А) разовые; Б) накопительные.
5.	По месту составления	А) внутренние; Б) внешние.
6.	По количеству учетных  позиций	А) однострочные; Б  ) многострочные.
7.	По степени механизации заполнения	А) заполненные вручную; Б) заполненные частично механизированным путем; В) механизированные.

 

 

Порядок оформления документов.

Бухгалтерские документы  оформляются лицами, имеющими на то право. Устанавливается определенный регламент по их заполнению.

Основные требования, предъявляемые к заполнению документов:

1. записи должны быть разборчивы и выполняться любыми чернилами, кроме красных (красным цветом в бухгалтерском учете выполняются только сторнировочные записи);
2. в документах не должно быть помарок, тем более подчисток;
3. бухгалтерская обработка документов состоит из следующих стадий:

а) контроль документа

формальная проверка, во время которой проверяют фактическое  заполнение реквизитов, чтобы придать  документу юридическую силу;