Синтетический и аналитический учет расчетов с рабочими и служащими

Расчеты с сотрудниками, как состоящими в штате предприятия, так и не состоящими в нем, по всем операциям, связанным с заработной платой, пенсиями, пособиями, компенсирующими выплатами и удержаниями из заработной платы, проводится с применением счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Предприятие вправе самостоятельно разрабатывать системы и формы оплаты труда, при этом они обязаны соблюдать трудовое законодательство, в котором регламентируются следующие основные принципы: 

1) ежемесячная оплата труда не должна быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ), установленного государством. Федеральным законом от 29.12.2004 г. N 198-ФЗ "О внесении дополнений в Федеральный закон "О минимальном размере оплаты труда" величина МРОТ установлена: с 01.01.2005 г. - 720 руб., с 01.09.2005 г. - 800 руб., с 01.05.2006 г. - 1100 руб.; 

2) работы в сверхурочные, праздничные и выходные дни должны оплачиваться дополнительно; 

3) работники должны иметь оплачиваемый отпуск (в соответствии со ст. 115 ТК РФ) продолжительностью 28 календарных дней; 

4) оплата работ с вредными условиями должна быть повышенной; 

5) время, за которое согласно законодательству сохраняется заработная плата, должно быть оплачено. 

Все выплаты работникам относятся к трем основным видам: фонд заработной платы, выплаты социального характера и прочие выплаты, не входящие ни в фонд заработной платы, ни в состав выплат социального характера. Такое деление принципиально важно для расчетов размеров платежей в социальные фонды. 

Совокупность выплат, которые включаются в издержки производства и обращения, носит название фонда оплаты труда. Их перечень устанавливается законодательством. Таким образом, фонд оплаты труда отличается от фонда заработной платы тем, что он характеризует лишь ту его часть, которая входит в себестоимость продукции, работ и услуг. 

В настоящее время в хозяйственной практике предприятий и организаций используются следующие системы оплаты труда: тарифная система, бестарифная система, система плавающих окладов, комиссионная система, комбинированная система оплаты труда. 

Для правильной постановки учета заработной платы необходим отлаженный механизм оформления, хранения и учета документов, связанных с характеристиками и деятельностью персонала. Ряд этих документов находится в отделе кадров, а часть хранится в бухгалтерии. Целесообразно, чтобы копии некоторых документов отдела кадров были и в бухгалтерии. К необходимым для бухгалтерии документам отдела кадров относятся: 

1) приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1); 

2) личная карточка (форма N Т-2 - в ней фиксируются сведения о профессиональном мастерстве, о личных качествах работника, о его семье и т.п.). После увольнения работника его личная карточка сдается в архив; 

3) штатное расписание (форма N Т-3); 

4) учетная карточка научного работника (форма N Т-4); 

5) приказы о различных выплатах (помимо основной зарплаты): об оплатах длительных командировок, об оплатах при отрыве сотрудника от работы и т.п.; 

6) приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5); 

7) приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6); 

8) график отпусков (форма N Т-7); 

9) приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8). 

В самой бухгалтерии на каждого работника (или группу) должны заводиться следующие документы: 

1) табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12); 

2) табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13); 

3) расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49); 

4) расчетная ведомость (форма N Т-51); 

5) платежная ведомость (форма N Т-53); 

6) лицевой счет (формы N Т-54 и Т-54а); 

7) записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60); 

8) рабочий наряд; 

9) акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73) и др. 

Особое место в перечне документов, накапливающих информацию о сотрудниках предприятия, занимает лицевой счет работника. Он содержит все сведения о продвижении работника по службе (в том числе изменения оклада), а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. В нем сосредоточены данные об отпусках, о больничных листах и т.п. Этот документ является главным источником цифр для расчетов пенсии работнику. Поэтому по закону он должен храниться в архиве в течение 75 лет после увольнения работника. 

Для правильного начисления оплаты труда необходим строгий и точный учет отработанного времени и количества выпущенной продукции. Этот учет ведется в табелях, нарядах, актах и т.п. 

Совокупность указанных первичных документов позволяет проводить вычисления по оплате труда. Эти вычисления могут проводиться в специальных ведомостях или в расчетно-платежных ведомостях. Результаты ежемесячных расчетов по оплате труда обязательно заносятся в лицевые счета работников. В расчетных ведомостях, кроме начисления сумм по оплате труда, проводятся также расчеты удержаний с персонала (подоходный налог, профсоюзные взносы, удержания по исполнительным листам и т.п.). Кроме этого, в расчетных ведомостях проводятся также вычисления всех налогов и отчислений, которые делаются с предприятия, и базой для которых является фонд оплаты труда. Это в первую очередь отчисления в фонды социального страхования и обеспечения. 

Расчетно-платежная ведомость используется также для выплаты заработной платы. 

Выдача заработной платы, премий и т.п. осуществляется в ограниченные сроки. Согласно нормативным документам деньги на эти цели могут находиться в кассе сверх установленного банком лимита лишь в течение 3 рабочих дней, включая день их получения в банке. Если работник вовремя не получил причитающуюся ему сумму, то в графе "Расписка в получении" платежной или расчетно-платежной ведомости кассир ставит штамп "Депонировано". Одновременно он заполняет карточку депонента. По этой карточке работник может получить деньги позже. Депонированные суммы не выданной заработной платы хранятся в банке в течение 3 лет. Затем, если они не были востребованы, приходуются в доход предприятия. Перевод на депонент заработной платы, не полученной работником, оформляется в бухгалтерском учете с помощью проводки: 

Дебет 70, 

Кредит 76 - депонирование суммы невыданной заработной платы, где: счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". 

Скоро предприятия смогут платить зарплату сотрудникам один раз в месяц. Такая поправка в Трудовой кодекс в ближайшее время будет внесена в Госдуму. Сейчас фирмы обязаны выплачивать ее не реже чем раз в полмесяца, а нарушителям требования ст. 136 ТК РФ грозит штраф от 5 до 50 МРОТ (ст. 5.27 КоАП РФ). 

Предприятиям придется страховаться на случай невыплаты зарплаты работникам. По замыслу Министерства труда, каждая фирма должна отчислять средства в специальный фонд, который будет использоваться в случае задержки зарплат. Такая страховка призвана защитить сотрудников. Однако скорее всего она станет дополнительным налогом для фирм, а выиграют от этой затеи в первую очередь страховые компании, но не работники фирм. 

Синтетический учет расчетов с персоналом (состоящим и не состоящим в списочном составе организации) по оплате труда (по всем видам заработной платы), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". 

По кредиту счета - отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации. 

По дебету счета удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам. 

Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют следующей бухгалтерской записью: 

Дебет 20 "Основное производство" - оплата труда производственных рабочих; 

Дебет 23 "Вспомогательные производства" - оплата труда рабочих вспомогательных производств; 

Дебет 25 "Общепроизводственные расходы" - оплата труда цехового персонала; 

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" - оплата труда управленческого персонала организации; 

Дебет 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" - оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств; 

Дебет других счетов издержек (28, 44, 91, 97); 

Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на всю сумму начисленной оплаты труда. 

Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, оборудования к установке и осуществлением капитальных вложений, отражают, как уже отмечалось, по дебету счетов 07, 08, 10, 11, 15 и кредиту счета 70. 

Пособия по временной нетрудоспособности и другие выплаты за счет средств органов социального страхования отражают по дебету счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" и кредиту счета 70. 

Начисленные суммы премий, материальной помощи, пособий, оплаты труда по работам, производимым за счет средств целевого финансирования и в процессе получения внереализационных или операционных доходов, отражают по: 

Дебету 91 "Прочие доходы и расходы", 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", 86 "Целевое финансирование", 

Кредиту 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". 

Начисление доходов работникам организации по акциям и вкладам в ее имущество оформляют следующей бухгалтерской записью: 

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", 

Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". 

В некоторых организациях ввиду сезонности производства отпуска работникам предоставляют в течение года неравномерно. Поэтому для более точного определения себестоимости продукции суммы, выплачиваемые работникам за отпуска, относят на издержки производства в течение года равномерными долями независимо от того, в каком месяце эти суммы будут выплачиваться. Тем самым создается резерв для оплаты отпусков работникам. Организация может создавать резерв на выплату вознаграждений за выслугу лет. Резервируемые суммы относят в дебет тех же счетов производственных затрат, на которые отнесена начисленная зарплата работников, и в кредит счета 96 "Резервы предстоящих расходов". 

По мере ухода рабочих в отпуск фактически начисленные им суммы за отпускной период списывают на уменьшение созданного резерва. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись: 

Дебет 96 "Резервы предстоящих расходов", 

Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". 

Такой же записью оформляют начисление работникам вознаграждений за выслугу лет. 

Удержания из начисленной заработной платы отражают по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счетов: 

68 "Расчеты по налогам и сборам" - на сумму налога на доходы физических лиц; 

28 "Брак в производстве" - на суммы удержаний с виновников брака; 

73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - на суммы за товары, проданные в кредит, по ссудам банков, по предоставленным займам, на суммы, взысканные в возмещение недостач, уплаченных штрафов; 

76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - на суммы по исполнительным документам и других счетов. 

Погашение задолженности перед бюджетом по удержаниям отражают по дебету счета 68 с кредита счета 51 "Расчетные счета", а по алиментам - по дебету счета 76 с кредита счетов 50 "Касса" (при выдаче удержанных сумм из кассы), 51 "Расчетные счета" (при переводе по почте или зачислении на счет получателя в Сберегательном банке).