Учет командировочных расходов в туристической фирме

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРЕЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ПЕРМСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

Государственного образовательного учреждения высшего профессионального  образования «Российский государственный  торгово-экономический университет»

Кафедра бухгалтерского учета и  аудита

 

 

 

 

 

Реферат

по дисциплине: Бухгалтерский) учет в туризме

на тему: Учет командировочных расходов в туристической фирме.

 

 

 

 

 

Работу выполнила:

студентка гр. БП – 32

Пелевина Анна Олеговна

Преподаватель: Саполгина

Людмила

Александровна

 

 

Оценка:_________________

Дата:___________________

                                                                    Подпись:_______________

 

 

Пермь, 2012

ЗАГРАНИЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ - УЧЕТ И ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАТРАТ

 

Оформление заграничных командировок, расчеты с сотрудниками, направляемыми в командировку за рубеж, а также учет и подтверждение затрат по таким командировкам несколько отличаются от аналогичных действий по командировкам внутри страны. Попробуем разобраться, как же правильно учесть затраты на заграничную командировку.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом зарубежной командировкой признается командировка за пределы РФ, в том числе в страны СНГ, при пересечении границ которых отметка в заграничном паспорте может не проставляться.

При направлении работника в  служебную командировку ему гарантируются  сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Распоряжение работодателя о направлении  в командировку оформляется приказами  по унифицированным формам Т-9 (для  одного работника) или Т-9а (для группы работников), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Порядок учета командировочных  расходов туристической фирмы зависит  от цели командировки. Очень часто сотрудники туристических фирм отправляются в командировки для участия в разнообразных выставках, ознакомления с новыми отелями, маршрутами, переговоров с будущими партнерами.

 

 

 

 

Расчет суточных при  заграничной командировке

 

Суточные в размерах, установленных  в коллективном договоре или локальном  нормативном акте, не облагаются страховыми взносами на обязательное социальное, пенсионное и медицинское страхование. А вот в целях исчисления НДФЛ существуют ограничения. Суточные, превышающие 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ и более 2500 руб. за каждый день заграничной командировки, облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Представление подтверждающих документов, чеков и квитанций о расходовании суточных вне зависимости от того, превышают ли они нормы или  нет, не требуется, так как суточные - это компенсация работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Если за время командировки работник посещает несколько стран, то суточные за день пересечения границы между  государствами выплачиваются по нормам той страны, в которую направляется работник (п. 18 Положения N 749).

 

К другим особенностям учета  затрат на командировки можно отнести  следующее:

1. Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачиваются в полном размере (п. 25 Положения N 749), а также ему возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении). Факт и продолжительность болезни подтверждаются листком нетрудоспособности, выданным медицинским учреждением, куда обратился работник.

2. Если работник во время командировки привлекался к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, то оплата его труда производится в соответствии с ТК РФ независимо от размера суточных (п. 5 Постановления N 749).

3. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом.

 

Иные расходы, возмещаемые работнику

при заграничной командировке

 

Согласно п. 23 Положения N 749 работнику при заграничной командировке дополнительно возмещаются:

- расходы на  оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные  консульские и аэродромные сборы;

- сборы за  право въезда или транзита  автомобильного транспорта;

- расходы на  оформление обязательной медицинской  страховки;

- иные обязательные  платежи и сборы.

Иные командировочные  расходы возмещаются в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с обязательным представлением документов, подтверждающих эти расходы.

Например, нельзя установить в коллективном договоре, что каждому работнику во время  командировки возмещаются расходы на сотовую связь в размере 2000 руб. за одну командировку. Но можно, прописать, что возмещаются расходы на связь на сумму фактически осуществленных и документально подтвержденных расходов, но не более 2000 руб. за одну командировку.

 

 

 

 

Оформление командировочного удостоверения

 

Командировочное удостоверение оформляется  в одном экземпляре и подписывается  работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. При служебной поездке за рубеж командировочное удостоверение не оформляется. Исключением являются командировки в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что в документах для въезда и выезда (загранпаспортах) пограничные органы не делают отметки о пересечении границы (п. 15 Положения № 749). Также командировочное удостоверение не оформляется при однодневных командировках. Все реквизиты командировочного удостоверения должны быть правильно заполнены. Иначе турфирма может столкнуться с проблемой, признавая расходы на поездку работника а целях налогообложения прибыли или при применении УСНО.

В общем случае фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении, заверенном подписью должностного лица организации, куда командирован сотрудник, и печатью. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Покупка иностранной  валюты для командировок

Для оплаты командировочных расходов турфирмы могут покупать иностранную  валюту только через банки. Покупка наличной иностранной валюты (например, через обменные пункты) запрещена. Об этом сказано в п.2.1 Положения ЦБ РФ N 62.

Чтобы снять с валютного счета  средства на командировочные расходы  или для покупки дорожных чеков  турфирме нужно оформить заявку по форме, приведенной в Приложении N 1 к Положению ЦБ РФ N 62. Для этого турфирме понадобятся следующие документы:

- приказ (распоряжение) о норме суточных командируемому  сотруднику;

- приказ о  том, что сотрудник направляется  в командировку за границу, в котором должны быть указаны фамилия, имя и отчество командируемого лица, предполагаемая дата выезда в командировку и дата возвращения из нее (или планируемый срок командирования), страна командирования.

В банк нужно  подать два экземпляра заявки - оригинал и копию. На основании оригинала банк откроет досье "Командировочные расходы", а заполненную копию вернет турфирме с отметкой о дате приема оригинала. После сдачи заявки, но не ранее чем за 10 рабочих дней до начала командировки, банк выдаст запрашиваемую сумму наличной валюты турфирме или дорожные чеки командируемому лицу, а также справку по форме N 0406007. Эта справка является основанием для вывоза наличной валюты и дорожных чеков за рубеж.

Турфирма должна хранить полученные справки в  кассе и вести для их учета отдельный журнал, форма и порядок ведения которого установлены в Приложении N 3 к Положению ЦБ РФ N 62.

Вернувшись из командировки, сотрудник  должен сдать в бухгалтерию авансовый  отчет о своих расходах в течение 10 календарных дней (п.6.1 Положения ЦБ РФ N 62). Если у работника остались неиспользованная наличная валюта или дорожные чеки, то он должен сдать их в кассу турфирмы, а турфирма должна сдать их в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента возвращения валюты или чеков в кассу (п.6.3 Положения ЦБ РФ N 62). А если сотрудник потратил больше, чем ему было выдано, бухгалтер должен выплатить работнику эту разницу. Причем погасить перерасход можно в иностранной валюте, в которой был выдан аванс, или в иностранной валюте, курс которой устанавливается Центральным банком РФ, или в рублях (п.п.4.1 и 4.4 Положения ЦБ РФ N 62).

 

 

 

Отчет о командировке

 

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в  течение трех рабочих дней (п. 26 Положения N 749):

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Оправдательные документы, привезенные  из заграничной командировки, могут быть составлены на иностранном языке. Для принятия их к учету необходимо составить их построчный перевод на русский язык. После утверждения авансового отчета руководителем командировочные затраты включаются в учете в состав расходов по обычным видам деятельности, в рублях по курсу, установленному на дату выдачи валюты под отчет. Если аванс выдан в валюте, то в авансовом отчете должны быть заполнены строка 1а лицевой стороны и графы 6, 8 оборотной стороны. К нему работник должен приложить документы, подтверждающие его расходы в командировке.

Если после принятия к учету  авансового отчета за работником остался  долг и он не вернул его в кассу, работодатель вправе взыскать с него разницу (ст. 137 ТК РФ). Для этого ему необходимо получить письменное согласие работника и издать соответствующее распоряжение. Унифицированная форма такого документа не установлена, поэтому работодатель выносит свое решение в виде приказа или распоряжения. Если после утверждения отчета образовался перерасход, то сумма перерасхода выдается работнику.

 

Как выплатить аванс  на загранкомандировку

 

Оплата и возмещение командировочных  расходов работника в иностранной  валюте, связанных с командировкой  за пределы территории РФ, включая  выплату аванса в иностранной  валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле". Напомним, что за нарушение валютного законодательства организацию может ждать существенный штраф - от 75 до 100% от суммы, выданной командированному работнику. Аванс на командировочные расходы можно выдать работнику наличными из кассы в рублях или валюте или же в безналичном порядке. При выдаче аванса в рублях работник самостоятельно приобретает валюту в банке и впоследствии отчитывается за приобретение справкой, выданной в банке. Этот способ полностью безопасен для организаций и часто используется на практике.

Выданная сумма аванса отражается в бухучете в рублях по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. п. 4, 5, 6 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте. Валюту для оприходования ее в кассу можно либо снять  с валютного счета организации (при его наличии и достаточности имеющихся на нем средств), либо купить ее у банка. Выдача наличной иностранной валюты в банке производится на основании письма организации-клиента на получение наличной иностранной валюты, составленного в произвольной форме.