Делопроизводство в учреждениях Русского государства в 15-17 в.в

Глава 1 История организации делопроизводства в дореволюционной России, советских  государственных учреждениях и  в учреждениях постсоветского периода

Тема 1.1 Делопроизводство в учреждениях  Русского государства в XVI-XVII вв.

Регламентация законодательными актами XVI-XVII вв. отдельных сторон создания и оформления документов, обязанностей "служилых" людей (Судебник 1550г., Соборное Уложение 1646 и другие указы). Организация делопроизводства в центральных учреждениях Русского государства (приказах) и местных учреждений (приказных избах), его особенности. Материалы и инструменты для письма. Основные этапы работы с документами, делопроизводственные операции, применение столбцовой техники письма.

От  периода древнерусского государства  сохранились лишь отдельные документы, всем известны договоры, которые свидетельствуют о том, что уже существуют определенные правила составления документов и также по некоторым археологическим находкам. Составить документ могло только лицо, знакомые сними. При князьях всегда были грамотные служители, писавшие документы от их имени. Это были дети привилегированных сословий, обычно бояр и дружинников, которые окончили школу. Они находились на должности "печатников" - хранителей княжеской печати и "металников" - судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов.

В период развития древнерусского государства  появились разные виды документов, фиксирующие конкретные частноправовые отношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др., заемные, закладные кабалы; житийные записи и т.д.

Со  временем обозначились места для  их наиболее безопасного хранения, например центральные храмы в  городах. Место хранения документов называлось ларем, а лицо, ответственное  за хранение документов, - ларником. Часто само хранение документов в храме придавало им юридическую силу. Центрами ведения документации и хранения были гостиные дворы, монастыри, являвшиеся крупными экономическими предприятиями.

По  мере накопления навыков в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры - образцы документов, устойчивые языковые формулы, процедура подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный вариант документа), - а также приемы удостоверения документов, - "приписи", "скрепы", печати, призванные воспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях.

Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамена  шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Основным материалом для письма до конца XIV в. на Руси был пергамен (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах "хартией" или "телятиной"; лучший пергамен привозили из Греции или ганзейских городов. В качестве материала для письма использовали бересту. На рисунках 1 и 2 представлены берестяные грамоты обнаруженные в ходе археологических раскопок.

Чернила, которыми писались древние рукописи, были плотными, густыми бурого оттенка. Они глубоко проникали в пергамен и с трудом размывались. Кроме  чернил использовались краски, которыми писались заголовки документов. В украшенных рукописях использовалась золотая краска, свинцовые белила и лазурь.

Центрами  ведения и хранения документации были гостиные дворы, монастыри, центральные  храмы и церкви.

С увеличением количества создаваемых документов менялась графика письма: первоначально использовалась уставная манера письма - выписывание букв с прямыми очертаниями, но в XIV в. стал использоваться полуустав, ускоривший процесс письма за счет выносных букв и сокращения отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова.

В период существования Древнерусского государства идет процесс накопления опыта в области документирования, вырабатываются отдельные приемы создания, оформлении, удостоверения документов, появляются лица, владеющие приемами работы с документами, и предпосылки к законодательной регламентации делопроизводства.

В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений. Судебник уделял огромное внимание вопросам центрального и местного управления. (Приложение А).

В 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права  Соборное уложение. Они определили статус главы государства, комплекс норм, регулировавших отрасли государственного управления, деятельность судебных органов, законодательно регламентировали состав документов, правила их оформления, порядок их рассмотрения, закрепили столбцовую форму делопроизводства и вопросы налоговой политики (закрепление натуральных и денежных повинностей и установление наказания за преступления и провинности). Н а рисунке 3 представлен фрагмент документа Соборного уложения 1649 г. В приложении Б представлены выдержки из Соботрного уложения.

Делопроизводство, как технология управления, появляется с момента оформления управления в специальный государственный аппарат, где создаются центральные и местные органы власти и управления, нуждающиеся в регулярном документировании деятельности. В процессе формирования Российского централизованного государства складывается система органов управления боярская дума, приказы в центре, приказные избы на местах и соответствующие документационные потоки от вышестоящих к нижестоящим, от нижестоящих к вышестоящим, переписка между равными.

Во  главе созданного государства стоял  царь, управление осуществлялось посредством  государственных учреждений. Центральные  учреждения получили наименование приказы. Приказ возглавлял приказной судья, назначаемый из думных чинов, в его ведении находились один-три дьяка (к концу XVII в. в крупных приказах было 6-10 дьяков). Государственный аппарат России в XVI - XVII вв. представлен на рисунке 4.

 
В ведении  дьяков находились подьячие, которые  в зависимости от знаний, стажа  и опыта разделялись на "старых" (старших), средних ("средней руки") и "молодых" (младших). В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления не были четко разграничены, но распорядительная деятельность всецело находилась в ведении приказных судей. Дьяки и подьячие занимались делопроизводством, они отправляли в приказ челобитные, доклады, доношения, хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим и подьячим "средней руки" доверялась более сложная работа - подготовка решений по делам, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием - во многих царских указах XVII в. подчеркивается необходимость строго контролировать их работу. В ведении приказов находились воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою "канцелярию" - приказную избу - и помощников - "меньших" воевод и дьяков. В приказной избе хранились государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба имела подразделения - столы. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно присутствие, канцелярию и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях, где велась текущая работа и прием посетителей.

Другой  особенностью приказного делопроизводства было применение столбцовой техники написания документов. Документ имел форму столбца (столпа): один лист пергамена подклеивался к другому узкой стороной. Место склейки называли "сстав". Затем документ сворачивали в свиток, названный "столбец". Если документ терял ценность, пергамен счищали, подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. Свитки подклеивались в столбец и образовывали первичные комплексы документов. Наряду со столбцовой формой документа в приказах начала применяться тетрадная форма. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. Дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран. Со второй половины XVII в. стали изготавливать отечественную бумагу из тряпья и чернила из солей железа и дубильных веществ.

Инструментами письма до второй половины XIX в. служили  гусиные перья, затем - металлические. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений) свободно читать тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. Тексты на берестяных грамотах выдавливались с помощью специального инструмента - называемое "писалом", изготовленные из железа, бронзы или кости. Они представляют собой стержень, заостренный на одном конце и имеющий лопаточку на другом. Инструменты для письма XI - XV вв. представлены на рисунках 5-8.

Официальные документы могли удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные печати - большая и малая. Печати найденные при раскопках усадебного комплекса Новгорода представлены на рисунках 9 -12.

 
Печати древнейшего  периода характеризуются поясными изображениями на них святых, помещением на них новгородских воинов и животного мира. Матрицы печатей вырезались художниками-торевтотами и уничтожались во избежание злоупотреблений после смерти или смещения административного поста их владельца. Многие свинцовые печати являются шедеврами средневековой пластики.

Одним из основных признаков официального документа является формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и собственно содержание документа составляли сплошной текст.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, отписки, памятки, челобитные. Грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места боярам, воеводам, приказным людям; отписки - документы, поступавшие в приказы от воевод; приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы обменивались памятками; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

Процедура подготовки документов в приказном  делопроизводстве состояла из следующих этапов: поступление документа; передача его на рассмотрение; подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение. В функции служащих входило:

1. Подьячий - принимает входящий документ, делает на нем отметку о времени получения и передает дьяку.
2. Дьяк - ставит на документе помету и передает в соответствующий стол старшему подьячему.
3. Старший подьячий - передает документ младшему подьячему и указывает как составить ответный документ согласно помете дьяка.
4. Младший подьячий - справляется в старых отпусках и составляет черновик ответного документа, включив в него помету дьяка.
5. Старший подьячий - исправляет черновик ("чернит").
6. Дьяк - при необходимости снова "чернит".
7. Младший подьячий - переписывает исправленный черновик набело.
8. Старший подьячий - сверяет беловик с черновиком и справляет его, делая запись на обороте.
9. Дьяк - "переписывает" беловик пишет на обороте по составам свою надпись.
10. Подьячий - сворачивает документ в свиток и пишет на нем адрес.
11. Младший подьячий - вклеивает в столп входящий документ и черновик ответного письма.

Дела  в приказе рассматривались по инициативе царя или по жалобе, челобитной, отписке. Если приказ располагал нужными  сведениями, решение ("отпуск") готовилось сразу, если же их было недостаточно - начинался сбор необходимых материалов. В случае когда для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей, короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья: дьяк или (по его поручению) старший подьячий собирали нужный материал и составляли проект ответного документа. Докладчиком  по делу был дьяк, решение вопроса  входило в компетенцию думных дьяков и принималось после обсуждения вопроса. Юридическую силу документ, получал после "приписи" (подписи) дьяка. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

Характерной особенностью делопроизводства приказов было незначительное его регулирование  законодательством. В основном делопроизводство в этот период основывалась на нормах обычного права, традициях, обычаев, переносимых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако на основе этих обычаев складывалась последовательность прохождения документов в процессе их исполнения, порядок работы с ними, оформления документов. В период приказного делопроизводства сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов, приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установило общих административных правил, систематизирующих организацию учреждений и делопроизводство. Только в середине XVII в. стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились законодательные акты, регулирующие порядок документирования и составления частно-правовых актов.