Контрольная работа по "Документооборот"

Вопрос 1.  Каковы общие  правила регистрации документов?

Ответ: Регистрация документов – фиксация факта создания или  поступления документа путем  проставления на нем индекса с  последующей записью необходимых  сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.  

Документы регистрируются в  организации один раз: поступающие  – в день поступления, создаваемые  – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое не регистрируются.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости  от названия вида документа, его автора и содержания.

 

Вопрос 2. Виды документов и  их классификация

Ответ:  Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

По месту составления  – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

По содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

По форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

По срокам исполнения –  срочные, требующие исполнения в  определенный срок, и несрочные, для  которых срок исполнения не установлен;

По происхождению –  служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

По виду оформления –  подлинные, копии, выписки, дубликаты;

По средствам фиксации – письменные, графические, фото-кинодокументы  и т.д.

 

Вопрос 3. Перечислите и дайте характеристику видам деловых писем.

Ответ: Письмо – общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главым образом текущих задач в управлении.

Различают письма циркулярные ,информационные, гарантийные, сопроводительные , письма-просьбы , письма- подтверждения , договорные письма, письма – напоминания, письма – извещения, письма- приглашения, коммерческие письма.

Дадим краткую характеристику :

Циркулярные письма обычно вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий . Гарантироваться могут качества работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких  – либо  документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма- подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей.  Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией .

Договорные письма. Их можно  считать разновидностью сопроводительных писем, так как они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.

Письма-просьбы излагают какую- либо просьбу , предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении , заранее выражая благодарность за усилие по ее исполнению.

Письма – напоминания  направляются в тех случаях ,когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств , но и говорится о возможных мерах , которые будут приняты при их не выполнении.

Письма-извещения. Письма, в  которых что-либо утверждается или  сообщается.

Информационные письма . Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтресованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте.Для токого письм достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации.

Письм- приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом колличестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты , в которых заполняется от руки фамилия ,имя, отчество приглашенного, время и день собятия, на которое приглашается адресат.

Вопрос 4 .Что включает в  себя распорядительная деятельность управления?

Ответ: Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждений, организаций – приказы, инструкции, указания; кооперативные организации – решения; общественные организации – постановления, распоряжения.

 

Вопрос 5 :. Какие предложения, заявления и жалобы граждан являются повторными?

ответ: Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и  жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь, например К-187/1, К-187/2, К-187/3.

 

вопрос 6.Кто может давать ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, и в какой форме они могут быть даны?

Ответ: Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

 

Вопрос 7. Когда предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными?

Ответ : Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

 

Вопрос 8.Перечислите меры организационно-правовой защиты конфиденциальной информации и обеспечения надежной сохранности секретных документов

Ответ: Одной из основных функций секретных органов организаций (учреждений) является обеспечение надежной сохранности секретных документов. В связи с этим к выбору помещений для размещения секретных органов предъявляются особые требования. Руководители учреждений (организаций), а также начальники секретных органов при выделении помещений для секретных органов должны учитывать необходимость создания таких условий, которые бы обеспечивали конспирацию их работы и исключали всякую возможность проникновения в эти помещения посторонних лиц. 

 

В повседневных условиях секретные  органы должны размещаться в служебных  зданиях в отдельных изолированных  комнатах, как правило, на средних этажах и в таких местах, где меньше всего бывает посетителей, чтобы через окна нельзя было просматривать работу с секретными документами и порядок их хранения.

В зависимости от особенностей работы, а также от количества работников, для размещения секретных органов выделяются помещения, в которых было бы возможно иметь необходимое количество сейфов (металлических шкафов) для хранения секретных документов и создать нормальные условия для работы сотрудников этих органов с соблюдением строгой персональной ответственности за сохранность секретных документов.

Все помещения секретных  органов, спецхранилищ и других мест хранения секретных документов должны быть оборудованы в противопожарном отношении. Для быстрой эвакуации секретных документов в каждом секретном органе должны быть мешки или хранилища облегченного типа, приспособленные для опечатывания. 

 

На случай пожара и других стихийных бедствий разрабатывается  специальная инструкция, в которой  устанавливается порядок вызова должностных лиц и вскрытия помещений секретного органа, очередность спасения секретных документов и организация их охраны. Инструкция подписывается начальником секретного органа и утверждается руководителем организации (учреждения).

 

вопрос 9. Приведите примеры типичных лексических, морфологических и синтаксических ошибок, встречающихся в текстах документов.

Ответ: Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»). 

 

Не допускается использование  неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка».  

 

Если неправильно выбрать  слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить». Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель — именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»... 

 

Для текстов официальных  документов не характерно использование  образной фразеологии, оборотов со сниженной  стилистической окраской. 

 

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением  Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» — постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. .В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки.  

 

Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

 

Вопрос 10.С какими трудностями этикетного характера сталкивается государственный служащий при написании документа или деловой бумаги?

Ответ: При написании письма или оформлении документа существует ряд трудностей этикетного характера. Деловой этикет проявляется как в форме, так и в содержании документов. Очень важно, например, точно знать необходимые виды обращений в официальном письме, типичные формулы выражения просьбы, отказа, извинения, претензии и т. д.

Прежде всего рассмотрим наиболее употребительные языковые формулы официально-делового письма.

Обращение. В последнее  время обращение к адресату нередко  используется не только в письмах  полуофициального характера, но и в служебной переписке, если ситуация требует обращения непосредственно к должностному лицу.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, служебное положение адресанта, сфера деятельности того и другого  и некоторые другие аспекты.

Следует обратить внимание на то, что в последнее время  употребление восклицательного знака  после обращения заменяется на запятую по аналогии с английскими официальными текстами.

Заключительные слова. Правила  русского этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:

С уважением, (подпись).

Также недопустимо использовать в тексте делового письма слишком  резкие, требовательные и категоричные фразы. Например: Категорически требуем... Рассмотрите и утвердите наш проект. Общий тон письма должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций.