Место делопроизводства в структуре управленческого труда

Раздел 1. ВВЕДЕНИЕ.

 

Тема 1. ВВЕДЕНИЕ.

Место делопроизводства в структуре управленческого  труда

 

1. История развития  делопроизводства в Республике  Беларусь

 

В рамках Полоцкого княжества (Х-ХШ вв.) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале Х в. уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов (обязательных элементов документа) договора использовались печати. Состав документов этого периода разнообразен: уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты. В ХП в. появились писцы, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

Вхождение Беларуси в  состав централизованного государства  – Великого княжества Литовского предопределило возрастание роли документирования. В конце ХУI в. документы начали составлять на бумаге. Способом удостоверения документов была печать. В конце документа приводились такие реквизиты как дата и место составления, а автор указывался вначале.

В ХУ в. была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая без изменений до ХУШ в. Именно в этот период начала действовать первая государственная канцелярия, которая занималась подготовкой большинства документов. Под началом канцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки и переводчики. При канцелярии находился архив. В целом все хранившиеся в архиве документы составляли метрику Великого княжества Литовского.

В ХУ-ХУI вв. складывается белорусский делопроизводственный язык. Определенную системность и структуру приобретает изложение текстов документов. В первой части документа указывается причина его составления, во второй – решение по данному вопросу. В этот период появляются формуляры – образцы документов. Продолжается формирование специальных систем документирования: дипломатической, учетной, военной, судебной.

В ХУI в. утвердился состав документов, сложились и нашли отражение в законах основные правила их составления, оформления, движения и хранения.

В середине ХУП в. белорусский язык был заменен на польский в связи с вхождением Беларуси в состав Речи Посполитой.

А конце ХУШ в. белорусские  земли вошли в состав России, что  потребовало введения  соответствующей  системы документирования.

В первой половине ХIХ  в. на Беларусь была распространена система, действующая на всей территории Российской империи и получившая название «исполнительное делопроизводство». Ей предшествовали приказное и коллежское делопроизводство.

Приказное делопроизводство возникло в конце ХУ в., когда появились первые приказы – центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах.

Коллежское  делопроизводство пришло на смену приказному в 1717-1718 гг. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным. Применялись упорядоченные системы регистрации документов, были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появился термин «архив».

Исполнительное  делопроизводство сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, заменило коллегиальность единоначалием.  Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась его полная регламентация законодательными актами. В первой половине Х1Х в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними. В делопроизводстве стали применять бланки документов, что ускорило процесс их изготовления.

Значительные изменения в организации  архивного дела произошли на территории Беларуси в первой половине ХIХ в. Архивы стали создавать при каждом учреждении. Все эти изменения сопровождались повсеместным введением русского языка.

После Октябрьской революции 1917 г. начался советский период в  развитии делопроизводства. Был принят ряд декретов по упрощению и улучшению делопроизводства. Отличительной чертой  делопроизводства в этот период явилось то, что документ стал объектом стандартизации.

В 20-е годы развернулась интенсивная разработка и упорядочение белорусской национальной терминологии. Были изданы книги «Учебник делопроизводства сельских и местечковых советов», «Учебник делопроизводства районных исполнительных комитетов». Для закрепления белорусской терминологии была издана книга С. Середы «Делопроизводство. Образцы официальных бумаг. Словарь технико-канцелярских выражений и другие необходимые в делопроизводстве знания».

С 1972 г. в СССР начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов: ГОСТ 6.38-72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-образец». В 1973 г. были введены в действие основные положения Единой государственной системы делопроизводства. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации (УСД). Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Этот стандарт установил основные требования к унифицированным формам организационно-распорядительных документов.

Общее методическое и научное руководство  работами по унификации   и стандартизации  документов осуществлял Госстандарт.

Постсоветский период начался  с распадом СССР. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. На базе Института историко-политических исследований  был создан Белорусский научно-исследовательский центр документоведения, археографии и архивного дела, впоследствии преобразованный в  БелНИИ документоведения и архивного дела.

С октября 1995 г. вступил  в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1 – 95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». В 1996 г. был введен в действие стандарт Беларусь СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (заменен на СТБ 6.38-2004 в 2004 году).

 

2. Документационное обеспечение управления

 

2.1. Предмет  делопроизводства, его содержание

Делопроизводство представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности.

Документирование – это процесс подготовки и создания документов. О любой организации можно судить по тому, насколько грамотно в ней поставлено делопроизводство. От этого зависят оперативность, надежность и экономичность организации управленческого труда.

Делопроизводство, как процесс обработки информации, представляет собой часть технологии управления, где предметом труда является информация в различном виде, а средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает качество и высокую производительность обработки информации. Учитывая это, понятие «делопроизводство» меняется на более точно соответствующее его содержанию понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Организация работы с  документами – это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Административным  делопроизводством называют операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с документами.

  Цель курса состоит в овладении студентами теоретическими знаниям и  выработке практических навыков и умений в области документирования организационно-распорядительных документов, а также организации работы с документами.

В этой связи задачами курса являются:

• определение роли делопроизводственных процессов в структуре управленческого труда;
• изучение организации и условий труда работников служб документации;
• определение роли организационной техники и унификации документов в повышении производительности управленческого труда;
• приобретение навыков практического применения нормативно-правовых и методических документов по делопроизводству;
• изучение требований к форматам бумаги, бланкам документов,  машинописному тексту, составу реквизитов документов, правилам составления и оформления организационно-распорядительных документов.

 

2.2. Основные  нормативно-правовые и методические  документы,  регламентирующие делопроизводство

Государственная система  делопроизводства представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства с момента подготовки и оформления документов, отправления (поступления) до передачи их в ведомственный архив и на государственное хранение.

Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими делопроизводство в Республике Беларусь, являются:

• закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»;
• стандарт СТБ  6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• методические указания по практическому применению стандарта СТБ  6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• инструкция  по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь;
• унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и  архивах в Республике Беларусь» включает 11 глав, регламентирующих деятельность архивов, порядок организации и ведения делопроизводства в госорганах, на предприятиях, в учреждениях и организациях Республики Беларусь.

Государственный стандарт Республики Беларусь  СТБ  6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов на документе, требования к бланкам и текстам документов, оформление реквизитов и требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств.

В методических указаниях по практическому применению стандарта СТБ  6.38-2004  приведен порядок разработки бланков и оформления документов.

Инструкция  по делопроизводству в государственных органах и  организациях Республики Беларусь устанавливает:

• правила подготовки и оформления документов;
• организацию работы с документами;
• контроль исполнения документов;
• составление номенклатуры, оформление и формирование дел;
• экспертизу ценности документа;
• составление описи дел;
• оперативное хранение документов;
• передачу дел в ведомственный архив и на государственное хранение.

В унифицированной системе организационно-распорядительной документации приведен классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов:

• по созданию, реорганизации, ликвидации организации (предприятия);
• приватизации государственных и коммунальных организаций;
• распорядительной деятельности предприятий;
• организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия;
• оперативно-информационному регулированию деятельности организаций;
• переводу (перемещению) на другую работу;
• увольнению с работы;
• оформлению отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий.

Основные правила работы архивов центральных и местных  органов государственной власти и управления, учреждений, организаций  и предприятий Республики Беларусь определяют:

• номенклатуру и формирование дел;
• экспертизу ценности документов, подготовку дел к передаче и передачу их в архив;
• обеспечение сохранности документов архива;
• организацию работы архива.

 

3. Организационные основы  делопроизводства

 

3.1. Организационные  формы делопроизводства

          Делопроизводство в учреждениях,  организациях, на предприятиях имеет 3 основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

         Выбор системы делопроизводства  зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры  учреждения, объёма документооборота.

         При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря. Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, повышении качества их обработки. Централизованная форма  делопроизводства чаще всего применяется  в учреждениях, небольших по объёму работы с документами.

         При децентрализованной системе организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения.

         При смешанной системе организации делопроизводства одни операции (приём, отправка корреспонденции) осуществляется службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производится как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях. Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных подразделениях со значительным объёмом обрабатываемой документации. Она позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.