Организация информационных мероприятий

Оглавление

Введение

1.1 История использования архивных  документов ………………………………………………...
1.1.1 Организация использования  архивных документов в дореволюционный  период ………...
1.1.2 Использование архивных документов  в советский период ………………………………….
1.1.3 Использование архивных документов  в постсоветский период …………………………….
1.2 Современная нормативная регламентация  использования архивных документов …………..
1.3 Направления и цели использования  архивных документов …………………………………...

 

1. Направления и цели  использования архивных документов

2. Формы использования  архивных документов

2.1 Информирование руководства  и структурных подразделений  организации, а также других организаций  о наличии в архивах тех  или иных документов и их  содержании

2.2 Исполнение запросов  социально-правового характера

2.3 Использование документов  в средствах массовой информации

3. Организация информационных  мероприятий

3.1 Организация выставок  документов

3.2 Организация встреч  с общественностью

3.3 Выдача подлинных документов  и дел во временное пользование

3.4 Публикация документов

Заключение

Список использованных источников

 

Введение

Цель работы - объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов.

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач:

1. Определение направлений  использования архивных документов;

2. Постановка целей использования  архивных документов;

3. Характеристика форм  использования документов.

При написании работы использовались различные источники и литература.

Источники можно разделить на несколько групп:

1) нормативно-правовые акты (Федеральные законы, Постановления  Правительства РФ);

2) нормативно-методические  документы (Правила);

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", который в статье 26 указывает, что "пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом" .

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" обеспечивает право на доступ к информации. "Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами. Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы".

Постановление Правительства РФ "О федеральной целевой программе "Культура России (2001-2005 годы)" среди других не менее значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.

В подпрограмму выделена программа "Архивы России", которая помимо всего прочего подразумевает обеспечение государства и граждан архивной информацией в объемах, необходимых для их успешного функционирования и жизнедеятельности; расширение доступа граждан к архивным документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, получение, использование и распространение имеющейся в них информации.

Предполагались следующие виды работ:

1)Осуществление комплекса  работ по совершенствованию и  модернизации системы использования  государственными архивами документированной  информации;

2) Создание и поддержание  в работоспособном состоянии  механизма преимущественно планового  рассекречивания документов государственных  архивов с прогнозируемым объемом  в 2,5 млн. дел;

3) Информационное обеспечение  подготовки поименных книг памяти  российских (советских) воинов, погибших  и пропавших без вести в  период советско-финляндской войны 1939-1940 годов и других военных  конфликтов;

4) Организация и проведение  документальных выставок, в том  числе международных, посвященных  юбилейным датам, памятным событиям  государственного и международного  значения;

5) Оснащение выставочного  зала федеральных государственных  архивов современными техническими  средствами;

6) Подготовка каталогов, путеводителей, сборников архивных  документов (в том числе в электронной  форме);

7) Совершенствование технологий, связанных с организацией процессов  и работы читальных залов государственных  архивов.

Также в работе широко использовались такие нормативно-методические документы, как Основные правила работы архивов организаций, Основные правила работы государственных архивов, Основные правила работы ведомственных архивов, Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ, Правила публикации исторических документов в СССР.

Правила работы ведомственных архивов (стоит заметить, что они утратили силу) основными формами использования документов ведомственного архива указывают: информирование руководства и структурных подразделений организации, в структуре которой функционирует архив, других организаций и исполнение их запросов; культурно - просветительная и агитационно - пропагандистская работа архива, исполнение запросов социально - правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива.

Основные правила работы государственных архивов РФ предусматривают то, что основными формами использования документов в архиве являются:

- информационное обеспечение  пользователей (органов государственной  власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных  организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- представление документов  пользователям для исследований  в читальном зале;

- экспонирование документов  на выставках;

- использование документов  в средствах массовой информации;

- проведение информационных  мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, "дней открытых дверей", лекций, докладов, устных журналов, читательских  конференций, уроков для студентов  и школьников и др.) с использованием  документов;

- выдача документов во  временное пользование;

- публикация документов  в различных формах.

Основные правила работы архивов организаций определяют то, что "использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан…Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа".

Правила содержат достаточно полную характеристику форм использования архивных документов.

Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ и Правила публикации исторических документов в СССР содержат сведения о порядке и правилах работы в читальных залах и особенностях и процедуре публикаций документов соответственно.

Использованная литература может быть разделена на две группы:

1) пособия, среди которых  можно выделить пособие для  архивистов "Организация использования  документов ГАФ СССР" и учебное  пособие коллектива авторов "Архивоведение" под редакцией В.П. Козлова.

2) Периодические издания, прежде всего журналы "Отечественные  архивы" и "Вестник архивиста".

В "Организации использования документов ГАФ СССР" довольно полно дана характеристика форм использования документов. Авторы подробно останавливаются на разборе инициативного информирования потребителей, организации использования документов через СМИ и встреч с общественностью, исполнения социально-правовых и тематических запросов. Отдельное внимание уделено вопросам организации комплексного использования архивной информации.

"Архивоведение" - пособие, в котором в комплексе рассматриваются  проблемы направлений использования  документов, вопросы анализа целей  использования архивных документов  и связанных с ними форм  использования.

Статьи "Отечественных архивов" рассматривают различные формы использования документов на примерах архивов и архивных органов.

Например, Н.И. Капустина считает, что "одним из напряженных участков остается исполнение социально-правовых запросов граждан…возрос поток личных обращений граждан по вопросам местонахождения документов ликвидированных предприятий и организаций".

В статье Н.Е. Елисеевой и И.М. Нагаева сообщается, что "…основными формами использования документов ЦГАСА… в последние годы [1990-годы] являлись исполнение тематических запросов и использование документов архива исследователями через читальные залы".

"Вестник архивиста" дает оценку современного состояния  архивов посредством определения  процедуры доступа к документам  государственных архивов, их соответствия  демократическим принципам и  зарубежным аналогам.

Структура работы следующая: введение, три главы, которые включают разделы, заключение, список использованных источников и литературы.

Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается структура доклада.

Первая глава освещает направления использования архивных документов для того, чтобы дать общее представление о вопросе.

Вторая глава содержит характеристику целей использования документов Архивного фонда РФ.

В третьей главе дан подробный анализ форм использования документов: информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании, исполнение запросов социально-правового характера, использование документов в СМИ, предоставление документов в читальный зал, организация информационных мероприятий, выдача подлинников документов и дел во временное пользование, организация публикаций документов.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам по теме.

1.  
Направления и цели использования архивных документов

Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются;

1. Укрепление российской  государственности;

2. Удовлетворение информационных  потребностей общества;

3. Обеспечение законных  прав и интересов граждан.

В процессе использования документов архива участвуют две стороны - архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.

Использование документов в России - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.

Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.

Цели использования архивных документов.

Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми.

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров и пр.