Письмо -обобщенное название различных по содержанию
документов, пересылаемых по почте, курьером,
электронной почтой и т. д.
- Деловому человеку в процессе его деятельности
приходится поддерживать связь с деловыми
партнерами, клиентами и подчиненными.
В век научно-технического прогресса для
этого существует множество возможностей:
телефон, электронная почта, факс, телеграф
и другие. Но, несмотря на широкое распространение
средств голосовой связи, деловая переписка
не утратила своей актуальности.
С помощью писем ведутся предварительные
переговоры перед заключением сделки,
выясняются отношения между предприятиями
и организациями, в письмах излагаются
претензии, выражаются просьбы, оформляются
приглашения принять участие в тех или
иных мероприятиях.
- Преимущества писем не сводятся только
к тому, что в них можно более четко зафиксировать
необходимую информацию. Важен и психологический
фактор: хорошо оформленное письмо на
фирменном бланке производит более яркое
впечатление, чем устное сообщение, и подчеркивает
уважение автора к адресату.
По текстообразующим признакам деловую
переписку можно разделить:
Регламентированная
(стандартная)
Нерегламентированная
(нестандартная)
Рассматривает и решает вопросы типичных
ситуаций. Отличает высокий уровень стандартизации.
Становится больше, потому что увеличивается
количество нестандартных ситуаций, отражающихся
в деловой переписке.
Подготовка письма включает следующие
стадии:
Изучение
существа вопроса
Сбор
необходимых сведений, в т. ч. из предыдущей
переписки
Подготовка
проекта письма
Согласование
проекта (при необходимости)
Подписание
руководителем
Для официального письма рекомендуется
следующий состав реквизитов:
- государственный герб РФ;
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- дата; регистрационный номер;
- ссылка на регистрационный номер и дату;
- адресат;
- текст;
- подпись;
- отметку о наличии приложений;
- фамилия и телефон исполнителя;
- печать в гарантийных письмах
Общие правила ведения деловой переписки
Современные формы деловой переписки,
принятые теперь в международном общении,
сложились около 150 лет тому назад. Родина
их - Англия. Именно оттуда ведут свое начало
основные правила этикета составления
корреспонденции. За рубежом формальным
сторонам деловой и личной корреспонденции
уделяется больше внимания, чем в России.
И поэтому, чтобы не испортить по неведению
хороших взаимоотношений с партнерами
за рубежом, этикет переписки должен строго
соблюдаться.
- Организации,
занимающиеся бизнесом, как правило, используют
для деловой переписки фирменные бланки,
напечатанные типографским способом.
Личные деловые письма печатаются на обычной
бумаге.
- Бумага
для письма должна быть чистой, аккуратно
обрезанной.
- Служебные
письма пишутся только по одному вопросу,
при этом информация должна быть исчерпывающей,
а письмо по возможности кратким.
- Объем
служебного письма не должен превышать
полутора страниц машинописного текста.
В тех случаях, когда необходимо изложить
более пространные сведения, справки,
заключения и т. п., фактически деловым
письмом будет письмо, сопровождающее
эти документы (они будут приложением
к письму). Объем приложений к письму и
их количество не ограничены.
- Следует
отвечать на полученные письма незамедлительно,
в течение 10 дней. Если невозможно дать
подробный ответ в такой срок, необходимо
по крайней мере сообщить о получении
письма и объяснить, почему произошла
задержка с ответом.
- Письма
благодарности за подарки, оказанные услуги
и за все, что имеет отношение к вашему
бизнесу, могут быть напечатаны на бланке
фирмы. Следует писать на обычной бумаге
лишь тогда, когда не выступают от имени
фирмы или от себя как члена этой фирмы.
- Если
это не первое письмо к партнеру, его следует
начинать с вежливой ссылки на последнее
полученное от него письмо. Это не столько
дань уважения, сколько уведомление о
том, что письмо получено и дальнейший
диалог строится на его основе.
- Подпись
ставится на правой стороне листа, под
заключительной формулой вежливости.
Фамилия подписывающегося печатается
на машинке под его рукописной подписью.
- Конверт
должен соответствовать бланку по качеству
и плотности бумаги.
- Канцелярские
принадлежности должны отличаться хорошим
качеством и благородным вкусом. Никогда
нельзя пользоваться нестандартными конвертами
и бумагой, используемой для ежедневной
деловой переписки.
- Все
деловые письма следует печатать на машинке
по крайней мере в двух экземплярах. Копия
должна храниться в папке для корреспонденции.
- В
правом верхнем углу под адресом организации,
отправляющей письмо, ставится дата отправления
письма. Следующая форма, зародившаяся
в США, сейчас часто используется в международной
практике: февраль 6, 1995. Могут также использоваться
и сокращения: 8 окт. 1995, дек. 15, 1995.
- Широкие
поля делают письмо более легким для чтения
и более привлекательным. Никогда не допечатывайте
деловое письмо на обратной стороне листа.
Постарайтесь, чтобы предложения и абзацы
в письме были как можно короче. Каждую
новую мысль или идею необходимо начинать
с красной строки и выражать эту мысль
как можно проще и лаконичнее.
- Заканчивается
письмо словами благодарности за сотрудничество
и выражением надежд на его продолжение.
И непременно: "Искренне Ваш", "С
уважением" и т. п.
Факсограмма
(телефакс, факс)
В последнее время все больше в деловых
контактах используется факс как средство
связи, позволяющее существенно сэкономить
время.
—
получаемая на бумажном носителе копия
документа (письменного, графического,
изобразительного), переданного по каналам
факсимильной связи. Исторически включалась
в состав телеграфной связи и является
разновидностью электросвязи. Скорость
передачи меньше минуты.
Электронное сообщение
- Электронное сообщение документ, переданный
«электронной почтой» по системе связи
между ПК, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик», через который осуществляется обмен сообщениями. Электронное сообщение состоит из:
1. адреса (или нескольких адресов
получателей)
2. заголовка, содержащего служебную
информацию
3. текста.
Спасибо за внимание!