Особенности документооборота банках

^{Особенности документооборота банках}

План 

1. Документооборот
2. Документация в банках
3. Документооборот в банках
4. Основные требования
5. Порядок пердачи документов
6. Хранение документов
7. Уничтожение документов

Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

Общие требование для рациональной организации процесса документооборота:

• быстрота и качество обработки всей исходной документации (зависит от способов и форм обработки информации, от качественного выполнения работы функциональными специалистами);
• непрерывность движения документов по направлениям (от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным лицам) без задержек и скоплений на отдельных рабочих местах

     В составе документов  выделяют те, которые содержат  эти записи (мемориальные документы), и те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы).

Мемориáльный ордер — это учётный документ, который указывает корреспонденцию счетов бухгалтерского учёта, в которые должна быть записана операция.

Составляется на основе первичных  документов, поступивших в бухгалтерию. Каждому мемориальному ордеру присваивается  постоянный номер.

В мемордере указываются номер, месяц, год, содержание записи, сумма, наименование дебетуемого и кредитуемого счетов (проводка).

Составляются на специальных бланках  и подписываются главным бухгалтером

Первичные документы - это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних делается запись о прилагающихся первичных документах. В случае, если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки

^{Документооборот в банке} - ^{это прохождение банковских документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.}

^{Документооборот имеет две важнейшие  составляющие:}

1)порядок  осуществления документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);

2)график  документооборота (определяет конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания клиентов, проведения кредитных и депозитных, а также межбанковских операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является "операционный день" - время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.

^{Порядок осуществления  документооборота и  его графики разрабатываются  каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация документооборота должна обеспечивать выполнение следующих основных требований:}

^{4.Основные  требования}

^{1)все  расчетно-денежные  документы, поступившие  в банк в течение  операционного дня,  подлежат приему, оформлению и отражению  по счетам бухгалтерского  учета в тот  же день;}

  ^{2) расчетно-денежные  документы, поступившие  в банк по истечении  времени операционного  дня, проводятся  по счетам клиентов, как правило, следующим  рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.}

^{5.Порядок пердачи документов}

Рабочий день учетно-операционных работников организуется с таким расчетом, чтобы  обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском  учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передача документов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мере оформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно во второй половине дня. Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям банков, отправляются в тот же день.

^{6.Хранение  документов}

^{Банки обязаны  обеспечить строгую  сохранность бухгалтерских  документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной  деятельности банка, но и расчетно-платежные  документы клиентов банка.}

^{Ответственность за правильную организацию  и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей  и главных бухгалтеров  банка.}

• ^{Документы хранятся в бумажной и электронной форме.}
• ^{Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам. Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела). Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам}

^{Архивы электронных  документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и договором. Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях}

^{7.Уничтожение  документов}

^{Руководителем банка  назначается специальная  комиссия из должностных  лиц банка, на которую  возлагается решение  по уничтожению документов по истечении срока  их хранения. Специальные  сотрудники подготавливают акты о выделении  дел к уничтожению.}

^{Документы дел  просматриваются  полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а  перечни уничтоженных документов остаются в архиве. При ликвидации банка часть документов сохраняется и  в дальнейшем. Сроки  и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ «О размещении архивов  и порядке уничтожения  документов при ликвидации кредитных организаций», которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур}