Регистрация, как составная часть ДОУ

Федеральное бюджетное государственное  образовательное учреждение среднего профессионального образования

«Пермский государственный автотранспортный колледж»

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

 

 

 

• Выполнила:  студентка 3 курса

• факультета заочного обучения

•   Соколова А.В. 

•       Шифр: 086104.

Специальность:080109.

 

Проверила: старший преподаватель

кафедры БДУА

Варфоломеева Г.А.

 

Пермь, 2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Регистрация документов –  важная составляющая организации работы с документами.

Основная цель регистрации  – придание документу юридической  силы.

Помимо этого регистрация  позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о  местонахождении документов на любой  стадии работы с ними.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Регистрация, как составная часть ДОУ

Документационное обеспечение  управления предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

 

Документооборот организации  – это движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления. В целях рациональной организации  документооборота все документы  распределяются на документопотоки:

• регистрируемые и нерегистрируемые документы;
• входящие, исходящие и внутренние документы;
• направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

 

Характеристикой документооборота является его объем, под которым  понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной  формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

 

Одна из важнейших функций  в организации работы с документами  – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа  – запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующей  факт его создания, отправления или  получения. Кроме этого регистрация  позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Регистрация документов - присвоение документу уникального идентификационного номера и его фиксация в описи  документов;

Передача документов - доставка зарегистрированных документов адресату (подразделению или должностному лицу компании) и регистрация собственно факта передачи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Принципы регистрации документов.

Основной принцип регистрации  – однократность. Это означает, что  документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в  день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения  в другое, повторно его не регистрируют.

 

В крупных организациях регистрация  документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

 

3. Регистрационные формы, состав информации и порядок их заполнения.

Данные на входящие, исходящие  и внутренние документы заносятся  в раздельные регистрационные формы.

В процессе регистрации в  регистрационные формы вносят определенные сведения о документах.

Сведения о входящих документах включают:

• Автора (корреспондента);
• Название документа;
• Дату документа, проставленную организацией-автором;
• Индекс документа, присвоенный организацией-автором;
• Дату поступления;
• Индекс поступившего документа (входящий индекс);
• Заголовок документа или его краткое содержание;
• Резолюцию;
• Срок исполнения;
• Исполнителя (кому направляется документ на исполнение);
• Отметку об исполнении;
• Номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается после исполнения.

Сведения об исходящих  документах содержат:

• Исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);
• Дату документа;
• Регистрационный индекс;
• Корреспондента (кому адресован документ);
• Заголовок документа или его краткое содержание;
• Количество листов;
• Номер дела по номенклатуре дел, в котором копия документа помещается после отправки.

Кроме того, в регистрационной  форме должен отражаться ход исполнения документов. А состав перечисленных  реквизитов может быть дополнен другими  сведениями о документе, которые  необходимы конкретной организации  для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т.д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т.п.

На выбор формы регистрации  влияют следующие обстоятельства:

• Количество входящих, исходящих и внутренних документов;
• Наличие документов, требующих строгого учета;
• Принятая на предприятии система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);
• Возможность использования предприятием компьютерных технологий обработки документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Развитие способов регистрации в государственном делопроизводстве.

Система коллежского  делопроизводства.

Регистрация документов в  коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение  всего процесса производства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях  наряду с датой появляется и регистрационный  номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге

 

Система министерского  делопроизводства XIX - начала XX вв.

Самостоятельную стадию «производства  дела» составляла «отправка дел», включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно  отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). До середины XIX в., когда в

России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и  запечатывался сургучной печатью.

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность  последних состояла в том, что  они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые  обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для  контроля исполнения документов, поскольку  дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить  решение по каким-либо причинам.

5. Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы, организацией контроля исполнения и последующей обработкой документов.

Информационно-справочная работа по документам организации – одна из важнейших задач службы ДОУ. Оперативность  и полнота представления информации, необходимой для подготовки управленческого  решения, создания документов во многом определяет качество работы управленческого  аппарата в целом. Одна из основных задач при создании современной  автоматизированной системы регистрации  документов – это именно потребность  создания базы данных по всем документам организации для последующей  информационно-справочной работы.

 

Контроль исполнения задания - одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений  и решения вопросов

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба до-кументационного обеспечения управления, а в небольшой фирме - секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);
• проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);
• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
• информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
• внесение данных об исполнении документов;
• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Индексирование документов.

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров  и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Место простановки  определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 12.

Регистрационный индекс означает принадлежность документа к конкретной классификационной крупе и его  порядковый номер внутри нее. Порядковый регистрационный номер является обязательным элементом индекса  в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

Классификационные группы формируются  в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и  содержанием. Индексы необходимы для  учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.