Системы автоматизации коллективной работы над документами

Содержание

1. Внутримашинное информационное обеспечение…………………..…1

          2.Хранилища данных и базы знаний - перспектива развития информационного обеспечения в управлении…………………………….……5

3. Системы автоматизации коллективной работы над документами….11

4. Список использованных источников…………………………………14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Внутримашинное информационное обеспечение

Внутримашинное информационное обеспечение связано с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами. Внутримашинное ИО может быть создано либо как множество локальных (независимых) файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, Ведомость подетальных норм расхода материалов в натуральном и стоимостном выражении, Применяемость деталей в изделии), либо как база данных. При создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Поэтому структура файлов базы данных часто не соответствует структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы БД разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (иерархическую, сетевую, реляционную). По содержанию внутримашинное ИО должно адекватно отражать реальную действительность организационного объекта и его подразделений, т. е. конкретную предметную область.

Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.

Выходные файлы предназначены  для формирования отчетности, использования  их информационной системой при решении  других задач и при решении  задач в последующий период. Кроме  того, существуют вспомогательные, корректировочные и рабочие файлы, которые уничтожаются после каждого решения задачи.

Внутримашинное информационное обеспечение предназначено для быстрого и удобного удовлетворения информационных потребностей всех пользователей информационных технологий.

При выборе рационального варианта организации внутримашинного информационного обеспечения, наиболее полно отражающего специфику объекта управления, к нему предъявляют следующие требования: полнота представления данных; минимальность состава данных; минимизация времени выборки данных при решении задач управления; независимость структуры массивов от программных средств их организации; динамичность структуры информационной базы.

Организация, состав, структура внутримашинного информационного обеспечения зависят от информационных характеристик предприятия, состава решаемых задач, методов их решения, возможностей программных средств, организации массивов (файлов), используемых технических средств.

Данные во внутримашинном ИО могут храниться, как известно, двумя способами - непосредственно в виде файлов или в базе данных. Новые информационные технологии требуют интеграции информационных процессов и, в частности, организации информации в виде совокупности баз данных.

Организация информационной базы на основе концепции баз данных позволяет  обеспечить многоаспектный доступ к совокупности взаимосвязанных данных, интеграцию и централизацию управления данными, устранение излишней избыточности данных, возможность совмещения эффективных режимов пакетной и диалоговой обработки данных.

Информационная база, организованная на основе локальных файлов, состоит  из совокупности массивов, предназначенных  для решения отдельных задач. Для каждой задачи необходимая информация складывается из следующих составляющих: множества входных переменных массивов; множества массивов, получаемых в результате решения других задач; множества массивов, получаемых от предыдущего решения данной задачи; множества массивов нормативно-справочной информации; множества процедур обработки данных; множества массивов, хранимых для последующего решения данной задачи; множества массивов, хранимых для решения других задач; множества выходных документов.

При этом основным недостатком информационной базы является не только обилие массивов и их связей, но и то, что она  не обеспечивает независимости программ решения задач от структур обрабатываемых данных. Любое изменение структуры  входных массивов вызывает необходимость  изменения программ, а это в  свою очередь приводит к большим  затратам на поддержание информационной базы. Кроме того, при такой организации  информационная база несет в себе значительную долю избыточности из-за повторения одних и тех же реквизитов в разных массивах, ориентированных  на решение локальных задач и  практически не связанных между  собой.

2.Хранилища данных и  базы знаний - перспектива развития  информационного обеспечения в  управлении

Хранилище данных (data warehouse) - это автоматизированная информационно-технологическая система, которая собирает данные не существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и эксплуатирует информацию как единую. Оно обеспечивает инструментарий для преобразования больших объемов детализированных данных в форму, которая удобна для стратегического планирования и реорганизации бизнеса и необходима специалисту, ответственному ю принятие решений. При этом происходит слияние из разных источников различных сведений в требуемую предметно-ориентированную форму с использованием различных методов анализа.

Особенность новой технологии в  том, что она предлагает среду  накопления данных, которая не только надежна, но по сравнению с распределенными СУБД и оптимальна в отношении доступа к данным и манипулирования ими.

Хранилище информации предназначено  для хранения, оперативного получения  и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности организации.

Данные в таком хранилище  характеризуются следующими свойствами:

- предметная ориентация - данные организованы согласно предмету, а не приложению (в соответствии со способом их применения);

- интегрированность - данные согласуются с определенной системой наименований, хотя могут принадлежать различным источникам и их формы представления могут не совпадать;

- упорядоченность во времени - данные согласуются во времени для использования в сравнениях, трендах и прогнозах;

- неизменяемость и целостность - данные не обновляются и не изменяются, а только перезагружаются и считываются, поддерживая концепцию одного правдивого источника.

- большой общем и сложные взаимосвязи данных.

К основным категориям данных, которые  располагаются в хранилище, относятся: метаданные, описывающие способы  извлечения информации из различных  источников, методы их преобразования из различных структур и форматов и доставки в хранилище; фактические, данные (архивы), отражающие состояние  предметной области и конкретные моменты времени; суммарные данные, полученные на основе проведенных аналитических  расчетов.

В информационных хранилищах используются статистические технологии, генерирующие информацию об информации; процедуры  суммирования; методы обработки электронных  документов, аудио- видеоинформации, графов и географических карт.

Для уменьшения размера информационного  хранилища до минимума при сохранении максимального количества информации применяются эффективные методы сжатия данных.

Для преобразования дативных из хранилища в предметно ориентированную форму требуются языки запросов нового поколения. Руководителям организации данные доступны посредством SQL-запросов, инструментов создания интерактивных отчетов на экране, более развитых систем поддержки принятия решений, многомерного просмотра данных . посредством гипертекстовой технологии. Для хранения данных обычно используются выделенные серверы, или кластеры серверов (группа накопителей, видеоустройств с общим контроллером). Создание информационного хранилища данных требует решения ряда организационных вопросов, а также удовлетворения следующих требований к аппаратному и программному обеспечению.

Скорость загрузки. В хранилищах необходимо обеспечить периодическую  загрузку новых порций данных, укладывающихся в Достаточно узкий временной  интервал. Требуемая производительность процесса загрузки не должна накладывать  ограничения на размер хранилища.

Технология загрузки. Загрузка новых  данных в хранилище включает преобразование данных, фильтрацию, переформатирование, проверку целостности, организацию  физического хранения, индексирование и обновление метаданных. Это дает возможность объединить разнородную  информацию из пакетов, применяемых  в структурных подразделениях организации.

Управление качеством данных. В  хранилище должна быть обеспечена локальная  и глобальная согласованность данных. Мера качества построенного хранилища - объективность исходных данных и  степень разнообразия возможных  запросов.

Поддержка различных видов данных. В хранилище могут накапливаться  данные не только стандартных типов, но и более сложных, таких, как текст, изображения, а также уникальных типов, определяемых разработчиками.

Скорость обработки запросов. Сложные  запросы, важные для принятия ответственных  решений, должны обрабатываться за секунды  или минуты. Скорость обработки запроса  должна зависеть от его сложности, а  не от объема БД.

Масштабируемость. Хранилище организации может достигнуть нескольких сотен гигабайт. СУБД не должна иметь никаких архитектурных ограничений и должна поддерживать модульную и параллельную обработку, сохранять работоспособность в случае локальных аварий и иметь средства восстановления.

Обслуживание большого числа пользователей. Доступ к хранилищу данных не ограничивается узким кругом специалистов организации. Сервер БД должен поддерживать сотни  пользователей без снижения скорости обработки запросов.

Сети хранилищ данных. Сервер должен содержать инструменты, координирующие перемещение данных - между хранилищем организации, информационными системами  банков, ГНИ и т. п.: Пользователи должны иметь возможность обращаться к нескольким хранилищам с одной  клиентской рабочей станции.

Администрирование. СУБД должна обеспечить контроль за приближением к ресурсным ограничениям, сообщать о затратах ресурсов и позволять устанавливать приоритеты для различных категорий пользователей или операций, а кроме того, уметь осуществлять трассировку и настройку системы на максимальную производительность. Качество построенного хранилища определяется удобством доступа к нему для конечного пользователя.

Интегрированные средства многомерного анализа. Для обеспечения высокопроизводительной аналитической обработки необходимы средства многомерных представлений, инструменты, поддерживающие удобные  функции создания предварительно вычисленных суммарных показателей и автоматизирующих генерацию таких предварительно вычисленных агрегированных величин.

Средства формирования запросов. Пользователь должен иметь возможность проведения аналитических расчетов, последовательного  и сравнительного анализа, а также  доступ к детальной и агрегированной информации.

Примером информационного хранилища  может служить Oracle VLM, разработанная фирмами Oracle и Digital. Платформой является Digital Unix для 64-разрядной архитектуры Digital AXP, преодолев- шей на аппаратном уровне четырех гигабайтовый барьер адресного пространства оперативной памяти. Платформы Digital AlphaServer 8200 и AlphaServer 8400 уже сейчас позволяют адресоваться к оперативной памяти емкостью 14 Гбайт и планируется расширить эту границу за 50 Гбайт. Вторая базовая операционная система фирмы Digital Open - VMS 7.0.

В информационном хранилище Oracle VLM увеличился объем кэш-памяти (быстродействующей памяти) для обмена с сервером базы данных, что сократило время обращенияк диску с миллисекунд до микросекунд. Например, маленькая база данных объемом 5 Гбайт целиком загружается в кэш-память. Поскольку кэш-память базы данных является частью системной области памяти SGA, Oracle VLM, фактически снимает ограничения на ее размер и оперирует с большой; системной областью памяти LSGA.

Увеличился максимальный размер обрабатываемого  блока базы данных до 32 Кбайт. Обычно он равнялся 2 Кбайтам, а максимальный - 8 Кбайтам. Обрабатываемый блок базы данных содержит управляющую часть (заголовок) и собственно данные. Если данные (графика, аудио-, видеоданные, изображения) не помещаются в блок целиком, строится цепочка блоков.

Использование информационных хранилищ дает существенный выигрыш по производительности в системах принятия решений, в системах обработки большого числа транзакций с большим объемом обновления данных.

Активно развивающейся областью использования  компьютеров является создание баз  знаний (БЗ) и их применение в различных  областях науки и техники. База знаний представляет собой семантическую  модель, предназначенную для представления  в ЭВМ знаний, накопленных человеком  в определенной предметной области. Основные функции базы знаний: создание, загрузка; актуализация, поддержание в достоверном состоянии; расширение, включение новых знаний; обработка, формирование знаний, соответствующих текущей ситуации.

Для выполнения указанных функций  разрабатываются соответствующие  программные средства. Совокупность этих программных средств и баз  знаний принято называть искусственным  интеллектом. Искусственный интеллект  в настоящее время находит  применение в таких областях, как  планирование и оперативное управление производством, выработка оптимальной  стратегии поведения в соответствии со сложившейся ситуацией, экспертные системы и т. д.