Служба документационного управления на предприятии

Служба документационного управления на предприятии

 

Введение

 

Значение документов для предприятия  трудно переоценить. Информация, зафиксированная  в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть  служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени.

 

Современное управление государственным  предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договора, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.

 

Руководители предприятий несут  персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может  негативно отразиться на деятельности предприятия.

 

С документацией связана деятельность всех работников - от технических исполнителей до руководителей. Одни создают документы, другие - обеспечивают их оформление и  передачу, третьи руководствуются этими  документами и на их основе принимают  решения.

 

Делопроизводство на предприятии  должно вестись на основе Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД). Она  помогает избежать излишеств и дублирование в работе, т.к. в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировка их в дела.

 

Общие положения

 

 

Документационное обеспечение  управления осуществляет служба Документационного  обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

 

Служба документационного обеспечения  управления может быть представлена в организации как самостоятельное  структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат) так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт).

 

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для  осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

 

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных  языках с использованием новых  носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др.).

 

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается  на основе настоящего Положения (приложение№1). Деятельность работников службы ДОУ  регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

 

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми  актами органов государственной  власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

 

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

 

Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования.

 

Цели и задачи службы ДОУ

 

 

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

 

· совершенствование форм и методов  работы с документами;

 

· обеспечение единого порядка  документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;

 

· контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный  архив в соответствии с действующими нормативами;

 

· сокращение документооборота, количества форм документов;

 

· разработка и внедрение нормативных  и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

 

· участие в разработке и внедрении  прогрессивных технологий документационного  обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной  техники, персональных компьютеров.

 

Функции службы ДОУ

 

 

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие  функции:

 

· разработка, внедрение и ведение  табеля и альбома унифицированных  форм документов организации, внесение в них изменений;

 

· осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

 

· организация  своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих  документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

 

· контроль за прохождением, исполнением и оформлением  документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах  исполнения документов, систематическое  информирование руководства по этим вопросам;

 

· организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения  документов, разработка и проектирование бланков документов;

 

· разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

 

· организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

 

· организация контроля за работой  с документами в структурных  подразделениях;

 

· разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

 

· осуществление контроля за правильностью  оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче  в архив;

 

· организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации;

 

· повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и  консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции;

 

· организация рабочих мест, в  том числе автоматизация.

 

Права и ответственность службы ДОУ

 

Служба ДОУ имеет право:

 

1) осуществлять контроль за сокращением  избыточной информации в организации  и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры;

 

2) требовать от руководителей  структурных подразделений выполнения  установленных правил работы  с документами в организации  и контролировать выполнение  данных правил;

 

3) запрашивать у структурных  подразделений и организаций сведения, необходимые для работы;

 

4) проводить проверки организации  документального обеспечения управления  в структурных подразделениях  и доводить итоги проверок  до руководителей структурных  подразделений для принятия соответствующих мер;

 

5) привлекать в установленном  порядке специалистов структурных  подразделений к подготовке проектов  документов по поручению руководства;

 

6) возвращать исполнителям на  доработку документы, подготовленные  с нарушением установленных требований;

 

7) совместно с вычислительным центром определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

 

8) подписывать и визировать документы  в пределах своей компетенции;

 

9) разрабатывать положения о  структурных подразделениях службы  ДОУ и должностные инструкции работников;

 

10) вносить предложения руководству  о привлечении к дисциплинарной  ответственности во всех случаях  нарушения подразделениями и  должностными лицами установленных  правил работы с документами;

 

11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

 

12) вносить на рассмотрение руководства  представления о назначении, перемещении  и увольнении работников службы  ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

 

Служба ДОУ несет ответственность  за:

 

1) обеспечение установленного порядка  работы с документами в организации;

 

2) выполнение указаний и поручений  руководства и соблюдение необходимых  условий труда работников.

 

Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

 

 

Служба  ДОУ взаимодействует:

 

1) со структурными  подразделениями - по вопросам  документационного обеспечения  управления;

 

2) с юридической  службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

 

3) со службами  кадров, труда и заработной платы  и с соответствующими научно-исследовательскими  организациями - по вопросам подбора  и расстановки кадров и повышения  их квалификации в условиях  широкого использования вычислительной  и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

 

4) со службами  хозяйственного обслуживания - по  вопросам обеспечения средствами  организационной и вычислительной  техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

 

5) с вычислительным  центром - по вопросам разработки  и внедрения новых информационных  технологий с применением средств  вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.

 

Заключение

 

 

Большой вклад  в совершенствование работы с  документами предприятия может  внести секретарь-референт, т.к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Это позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. К одной их функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и его филиалах.

 

Именно  секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.