Служебные документы

1. Документы. Типы документов

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы так или иначе  связана с документацией. Документ – информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу.  Документ является основанием или средством регулирования управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. Согласно определению понятия «документ», данному Федеральным законом от 27 ноября 1994 г. «О библиотечном деле», документ – это «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного пользования».

Документ оформляется  на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. Бланк можно определить как лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями (реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями для отдельных видов документации). Существуют бланки двух видов: 1) для писем; 2) для организационно-распорядительных и иных документов. По ГОСТ 9327, должны использоваться бланки двух форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм), на первом из которых имеет место угловое расположение реквизитов, а на втором – продольное. Бланки документов должны иметь поля: с левой стороны – 20 мм, с правой стороны и снизу – не менее 8 мм, сверху – не менее 10 мм.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации, по целям, задачам и условиям документирования. Выделяется ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на 2 группы: документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью (эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия); документы по функциям управления (их составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других финансовых подразделений). По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчётные, справочные, плановые и др. виды документов. В зависимости от того, к какой сфере деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.  По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования, ограниченного доступа, конфиденциального характера. По срокам исполнения документы разделяют на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.

В зависимости от того, каким нуждам организации, внутренним или внешним, отвечает служебная документация, различают  в принципе две категории: документы  для внутреннего пользования  и документы для внешнего пользования.

Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.

Понятие «документ» и  его функции.      Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом. Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства". Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Документ — материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.487-83). Документ— это обычно носитель информации или управленческого решения, затем — хранитель информации; в перспективе отдельные документы могут представлять собой научно-историческую ценность. Служебные документы учреждений, организаций, предприятия и личные документы граждан выполняют след выжные ф-ии:      - информационную: являются носителем и источником инф-ии;   - управленческую: позволяют организовать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;    - правовую: служат юридической основой производственной деят-ти, подтверждают ыакты, удостоверяют сведения и показатели;    - коммуникативную: помогают организовать обмен информацией и общение между различными объектами;        - учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;   - социальную: отражают соц-эконом-ю, полит., общественную и др. сферы жизни гос-ва и его граждан;         - культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывая ее специфику, калорит, нравы, обычаи, традиции;    - историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях разл. эпох, полнее и конкретнее других истор. памятников раскрывают истор. события, подтверждают и дополняют истор. факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.   Документы являются специфическими материальными объектами, при работе с которыми необходимо выполнять много разл. действий: создание и оформление документов, организацию их движения и обработки, систематизацию и хранение документов. (делопроизводство)

Типология служебной документации