Автор работы: Пользователь скрыл имя, 30 Августа 2013 в 19:53, курсовая работа
Актуальность выбранной тематики и ее прикладной характер заключается в том, что в наши дни в мире происходят существенные изменения, связанные с внедрением новейших информационных технологий в различные области экономики, науки и техники, культуры и искусства, в целях систематизации знаний человечества. Этот процесс затронул и Россию, где, как и в других странах, неуклонно растет объем технотронных документов, возникших в результате использования современных носителей информации, автоматизированных систем управления, проектирования и обработки информации.
Введение…………………………………………………………………………………3
1. Документированная информация как ресурс управления…………………………7
1.1 Понятие и характеристика документированной информации…………………....7
1.2 Свойства документированной информации………………………………………14
2. Характеристика материальных носителей информации……………………….....19
2.1 Носитель информации как материальная составляющая документа…………...19
2.2 Форма материального носителя электронной документированной информации……………………………………………………………………………..23
3. Функциональная сущность современных носителей документированной информации……………………………………………………………………………..26
3.1 Бумага, как носитель документированной информации………………………...26
3.2 Оптические (лазерные) носители информации…………………………………..34
3.3 Магнитные носители……………………………………………………………….38
3.4 Перфорированные носители информации………………………………………..41
3.5 Микрографические носители информации……………………………………….44
3.6 Пластиковые карты………………………………………………………………....45
3.7 Носители на базе флэш-памяти……………………………………………………48
3.8 Носители объёмного изображения………………………………………………...51
Заключение……………………………………………………………………………...55
Список использованной литературы…………...……………………………………..58
Министерство образования и науки РФ
ГОУ ВПО Тульский государственный педагогический университет
им. Л.Н. Толстого
Кафедра документоведения и стилистики русского языка |
КУРСОВАЯ РАБОТА
на тему:
«Современные материальные носители документированной информации: достоинства и недостатки»
Выполнила: студентка очной формы обучения 2 курса группы Д факультета русской филологии и документоведения Яшина Анна Олеговна Проверил: кандидат педагогических наук доцент Беззубенко Н.С. |
Тула – 2011
Содержание:
Введение…………………………………………………………
1. Документированная информация
как ресурс управления………………………
1.1 Понятие и характеристика
документированной информации……
1.2 Свойства документированной информации………………………………………14
2. Характеристика материальных носителей информации……………………….....19
2.1 Носитель информации как материальная составляющая документа…………...19
2.2 Форма материального носителя электронной
документированной информации……………………………………………………
3. Функциональная сущность современных
носителей документированной информации……………………………………………………
3.1 Бумага, как носитель документированной информации………………………...26
3.2 Оптические (лазерные) носители информации…………………………………..34
3.3 Магнитные носители…………………………………………………………
3.4 Перфорированные носители информации………………………………………..41
3.5 Микрографические носители информации……………………………………….44
3.6 Пластиковые карты……………………………………………………………….
3.7 Носители на базе флэш-памяти…………………………………………………
3.8 Носители объёмного изображения……………………………………………….
Заключение……………………………………………………
Список использованной
литературы…………...…………………………………
Приложение……………………………………………………
Информация всегда играла чрезвычайно важную роль в жизни человека.
Общеизвестно высказывание о том, что тот, кто владеет информацией, тот владеет и миром. Иное сообщение стоит дороже жизни. По преданию, 13 сентября 490 года до н.э. греческий воин-гонец, прибежавший из Марафона в Афины, не останавливаясь в пути, упал замертво, но донес весть о победе над персами.
С давних времен сбор и систематизация сведений об окружающем мире помогали человеку выживать в нелегких условиях – из поколения в поколение передавался опыт и навыки изготовления орудий охоты и труда, создания одежды и лекарств. Информация постоянно обновлялась и дополнялась – каждое изученное явление позволяло перейти к чему-то новому, более сложному. Со временем, большие объемы данных об окружающем мире поспособствовали развитию научно-технического прогресса и, как следствие, всего общества в целом – человек смог научится управлять различными видами вещества и энергии.
С течением времени роль информации в жизни человека становилась все существеннее. Нужно было изучать и понимать уже не только законы природы, но и понятия и ценности человеческого общества – литературу, искусство, архитектуру и т.д. Сейчас, в первой половине 21-ого века роль информации в жизни человека является определяющей – чем больше навыков и знаний он имеет, тем выше ценится как специалист и сотрудник, тем больше имеет уважения в обществе.
Актуальность выбранной тематики и ее прикладной характер заключается в том, что в наши дни в мире происходят существенные изменения, связанные с внедрением новейших информационных технологий в различные области экономики, науки и техники, культуры и искусства, в целях систематизации знаний человечества. Этот процесс затронул и Россию, где, как и в других странах, неуклонно растет объем технотронных документов, возникших в результате использования современных носителей информации, автоматизированных систем управления, проектирования и обработки информации.
Известно, что понятие "документированная информация" основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т. д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации.
В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать определение понятию документированной информации.
2. Проанализировать свойства документированной информации.
3. Раскрыть материальную составляющую документа.
4. Рассмотреть документы
на различных современных
Высокую степень актуальности имеет в настоящее время именно документированная информация (документ). Документы при формировании единого информационного пространства органов федерального, регионального и местного уровней циркулируют довольно активно (в последнее время – больше в электронном формате).
Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований.
Документирование информации позволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное самостоятельное научное и практическое значение.
Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведением, архивоведением, документалистикой и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы.
Для историка документ ценен прежде всего той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде - почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п. Такое внимание к форме имеет для историка как эмоциональный ("дух времени"), так и практический смысл. Ему приходится иметь дело с документами разных эпох, а внешние особенности достаточно точно отражают время, а порой и обстоятельства их создания. Отсюда и толкование документа, прежде всего как материального носителя с зафиксированной на нем информацией о прошлом.
В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое нахождение документа, а также проследить в случае необходимости его маршрут по инстанциям, включая его создание, согласование, исправление, снабжение визами, учетными номерами и пр. Кроме того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа то учреждение или должностное лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь как официальная информация с реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать и учитывать.
У архивиста основные задачи – сохранить документы в целости и обеспечить учет, чтобы при необходимости выдать их пользователю (тому же историку). Содержание документа и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.
Юрист, как и историк, является потребителем документов, хранимых в архиве. Но его они интересуют в случае конфликта, участники которого преследуют противоположные интересы. В этом случае критическое значение приобретает вопрос о подлинности. Поэтому юридическая ценность документа тем выше, чем труднее его подделать или исказить. Сам документ для юриста - это, прежде всего информация, подлинность которой удостоверена и не может быть оспорена.
Наконец, для специалиста в области информационных технологий информация - это товар, который он должен доставить по назначению, а также предоставить пользователю возможность свободно обращаться с этим товаром, быстро и эффективно изменять его или, наоборот, обеспечивать неизменность и надежную сохранность. Само понятие "документ" употребляется здесь, скорее, по традиции и выполняет чисто учетную функцию. В любом случае документ предстает как целостная и транспортабельная совокупность (порция) информации. Такое понимание ближе всего к делопроизводственному, но довольно далеко от исторического и юридического.