Текущее хранение дел

 

 

Содержание:

 

Введение …………………………………………………………………….3

1. Номенклатура дел …………………………………………………………..4
2. Формирование дел ………………………………………………………….8
3. Текущее хранение дел ……………………………………………………  12

Заключение  ……………………………………………………………… .  14

Список использованной литературы ……………………………………  15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Ежедневно в  организациях и учреждениях разрабатывается  и поступает большое количество различных видов документов. Все  они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Будучи носителями той или иной информации, документы  живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем  теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Уничтожению подлежат, как правило, документы, потребность  в которых в дальнейшем полностью  отпадает. Таких документов сравнительно немного. Основная же масса документов, создаваемых в ходе управленческой деятельности, даже теряя сиюминутную актуальность, продолжает оставаться значимой. Именно потому большая часть управленческих документов сдается на текущее хранение. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой – что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения.

Цель  работы - рассмотреть особенности текущего хранения дел в организациях.

Цель  работы определяет следующие задачи:

1. Раскрыть принцип составления номенклатуры дел;
2. Рассмотреть процесс формирования дел;
3. Изучить условия хранения документации.

 

1. Номенклатура дел

 

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получается большое количество документов.

Быстрый поиск  и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как "Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.

Номенклатура  дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура  дел в делопроизводстве организации  выполняет одновременно несколько  функций:

- она является планом группировки документов в дела, или схемой систематизации дел;

- выполняет функцию учета дел, формируемых в деятельности организации, используется для поиска документов и дел.

Используется  для учета дел временного (до 10 лет) хранения в ведомственном архиве, а также при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Организации, передающие свои документы на хранение в государственный  или ведомственный архив, один раз  в 5 лет согласовывают свою номенклатуру дел с соответствующим архивным учреждением. Кроме того, если в организации существенным образом меняется структура или производится реорганизация, в результате которой создаются новые подразделения и, соответственно, новые комплексы документов, номенклатура дел организации составляется заново и согласовывается с архивным учреждением. Организации, не передающие документы на хранение в государственный или ведомственный архив, не проводят согласования номенклатуры дел с архивным учреждением. Свою номенклатуру дел они ежегодно согласовывают с экспертной комиссией организации.

Различают два  типа номенклатур дел:

- типовую номенклатуру

- конкретную номенклатуру дел.

Типовая форма  номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок  согласования и утверждения данного  документа разрабатываются Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Типовые номенклатуры дел составляются также в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.

Составление конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы учреждения или предприятия:

– на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе его деятельности, и

– на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение.

Номенклатуру дел рекомендуется  составлять в соответствии с правилами, принятыми в единой государственной системе делопроизводства. При составлении конкретных номенклатур дел организаций в качестве основы могут использоваться также примерные номенклатуры дел, разрабатываемые для подведомственных организаций органами власти и управления. Примерные номенклатуры дел являются рекомендательными документами, они устанавливают состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций определенной отрасли или организаций одной системы. Наличие примерной номенклатуры дел существенно облегчает составление индивидуальной номенклатуры дел, т.к. заголовки дел и сроки их хранения из примерной номенклатуры дел могут переноситься в конкретную без изменений. Заголовки примерной номенклатуры дел можно изменять, уточнять в связи со спецификой деятельности организации.

При следовании правилам составления  или примерным образцам номенклатуры дел документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены  номенклатурой.

Номенклатура дел составляется, как правило, в трех экземплярах, первый из которых хранится в деле, второй – в месте хранения, третий – в архиве организации.

Форма документа «Номенклатура  дел» включает пять граф, которые идут в следующем порядке. В первой графе указывается присвоенный  индекс документа передающегося  на хранение. Вторая графа включает в себя заголовок дела (тома, части). Третья графа указывает количество дел (томов, частей) всего. Четвертая графа содержит сведения о сроке хранения дела и № статьи по перечню. Пятая графа необходима для пояснения разного рода примечаний: отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категории  и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура дел подписывается  руководителем службы ДОУ и утверждается заместителем руководителя организации  по управлению. Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет  и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Формирование дел

 

При направлении  на оперативное хранение документы  собираются в дела. Дело представляет собой единицу хранения письменных документов в архиве, помещенных в  отдельную папку. Иначе говоря, дело – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.).

Формирование  дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию.

Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

– помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

– помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

– помещать приложения вместе с основными документами;

– группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

– раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Группировка документов в дела она осуществляется по следующим признакам:

– номинальному (по виду – приказы, акты и т.д.)

– предметно-вопросному

– авторскому (по автору, комиссии, учреждению и т.п.)

– корреспондентскому (по корреспонденту)

– географическому (по географическому признаку)

– хронологическому (по временным параметрам)

– экспертному (с учетом сроков хранения).

При классификации  документов, как правило, используется несколько признаков. Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела (например, «Приказы директора института за 2004 год» – номинальный, авторский, хронологический).

Внутри дел  документы располагаются в определенной последовательности. При систематизации каждой группы документов необходимо учитывать следующие правила:

– распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

– протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;

– приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности;

– при формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения, например, приказы о приеме, перемещении и увольнении следует формировать в одно дело, а остальные – так, как это удобно кадровику;

– отдельно заводить дело на запросы и на ответы нельзя;

– планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

– предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно по вопросам улучшения работы организации и отдельно по личным вопросам;

– в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку, сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;

– лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;

– документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.

В зависимости  от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

– подшивку или переплет дела;

– нумерацию листов дела;

– составление листа-заверителя;

– составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;