Требования к секретарю

Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и навыков.

Секретарь-референт должен знать:

Правовые  основы управления:

>   административное, трудовое и хозяйственное право;

>          законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает.

Основы  управления:

>          систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

>          принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

>          отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

>          функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали.

Основы  менеджмента.

Основы  научной организации управленческого  труда:

>          нормативно-методические документы по информационно-доку-

ментационному обеспечению управленческой деятельности;

>          нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ.

Вычислительную  и организационную технику. Основы общей социальной психологии. Основы этики и эстетики. Делопроизводство:

>          методы создания и оформления документов;

>          организацию работы с документами;

Архивное  дело.

На основе этих знаний секретарь  должен уметь:

Обеспечить эффективную  работу руководителя (фирмы):  
У   оказать помощь в планировании рабочего дня;

V         организовать рабочее место руководителя;

V         вести сроковый контроль за поручениями руководства;

V         организовать командировку.

Вести информационное обслуживание руководителя (фирмы):

V         документное;

V         бездокументное;

V         уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати).

Организовать прием посетителей.

Устанавливать контакты.

Организовать и обеспечить работу совещания.

Составлять и оформлять документы!!!!!, в том числе с помощью ПЭВМ.

Использовать ПЭВМ, !!!уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием Internet).

Оперативно размножать документы.

Обеспечивать быструю  передачу информации с помощью средств связи (в т. ч. факс, электронная почта).

Вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка  документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение.

Вести архив. 

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием  выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько  видов работ, многообразием контактов.

Поэтому при приеме на работу секретарю (секретарю-референту) предъявляется  ряд требований, которые можно  разделить на требования к деловым  и личным качествам. 

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя, фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т.д.

Не менее важно такое  качество секретаря, как ответственность  за качественное и своевременное  выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением принимать  самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь  указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретаря  на одно из первых мест выдвигается  требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в  разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может  нанести ущерб делу фирмы, всегда ценится в сотруднике.

К важнейшим качествам  секретаря относится пунктуальность. Особенно большое значение имеет  своевременность представления  документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет  и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные  ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда  не будет успешной, если он не будет  предан своей фирме, организации. Преданность  в работе -основное качество для идеальных отношений с руководителем.

Для выработки деловых  качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд личных качеств, без  которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует  поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями  секретаря.

Не менее важная черта  характера-коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

К личным качествам, необходимым  секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются  не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу  в приемной руководителя, в офисе  и помогают в получении поддержки.

Секретарь - первый, с кем  встречается посетитель. Он - последний, кого видят, покидая офис. Секретаря  по праву можно назвать лицом  учреждения.

Внешний вид секретаря  должен всегда соответствовать деловой  обстановке.

К личным качествам секретаря  следует отнести и его стремление к постоянному совершенствованию. Одно из обязательных условий успешной работы секретаря - это постоянное пополнение как общих, так и профессиональных знаний.

Деловые и личные качества работника, поступающего на должность  секретаря, могут быть проверены  тестированием.

Должность

Должен знать

Должен уметь

1. Оператор на телефоне

Правила ведения телефонных переговоров

Хорошо владеть речью, пользоваться оргтехникой

2. Секретарь директора

Дополнительно к п. 1 систему  делопроизводства, деловой этикет

Дополнительно к п. 1 пользоваться компьютером, компьютерными программами  и Интернет-ресурсами

3. Секретарь-референт

Дополнительно к п. 2 область  деятельности фирмы, ее руководящего состава

Дополнительно к п. 2 пользоваться информационно-правовыми системами

4. Референт/

помощник руководителя

Дополнительно к п. 3 основы организации труда, экономики и  технологии

Дополнительно к п. 3 формировать  конструктивные решения, осуществлять контроль исполнения решений, поручений, правил внутреннего распорядка

5. Офис-менеджер/

заведующий секретариатом

Дополнительно к п. 4 основы маркетинга, менеджмента, организации  производства

Дополнительно к п. 4 организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры, транспорт, связь

6. Секретарь-переводчик

Дополнительно к п. 2 иностранный  язык, технику устного и письменного  переводов

Дополнительно к п. 2 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала

7. Секретарь-референт иностранного  представительства

Дополнительно к п. 3 иностранный  язык, технику устного и письменного  переводов

Дополнительно к п. 3 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала