Требования к текстам служебных документов

 

 

                                           

 

 

 

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ И СОЦИАЛЬНО-ГУМАНИТАРНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

Кафедра   Управления

 

Контрольная работа

по дисциплине «Документооборот»

 

на тему: «Требования к текстам служебных документов»

 

 

 

Исполнитель:

 

Студент  факультета

"Заочного  обучения"

2 курс, группа МЗ-2

Архипкина О.А.

 

                                                     

                                                      Королёв 2014 
                                             Содержание       

Введение………………………………………………………………………….

1Требования к текстам  служебных документов………………………………..

2 Использование графических  сокращений и сложносокращенных  слов в текстах служебных документов…………………………………………………

2.1 Виды сокращений……………………………………………………………..

2.2Правила использования графических сокращений в текстах служебных документов

3 Заключение………………………………………………………………………...

4 Список использованных  источников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                    Введение 

Сутью любого документа является текст. Оттого насколько четко и ясно составлен текст служебного документа, даны указания к исполнению документа, нередко зависит успех дела. Текст несет основную нагрузку. Отсюда зачастую и возникают сложности с его составлением[1,с. 52].

Учитывая постоянное увеличение объемов информации, стремительное развитие и внедрение новых технологий, умение грамотно и емко излагать мысль приобретает принципиальное значение как залог легкого и комфортного ее восприятия.

Следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, заинтересовать адресата, убедить его. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Кроме того, документ должен быть безупречен и в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности (отражение фактического состояния дела) и объективности документа при полноте (вся необходимая информация по существу вопроса), точности, исключающей возможность двоякого понимания.

Для того чтобы составить текст наилучшим образом, важно помнить главное: документ не формальность, не просто информация к размышлению, а главный посредник в ходе деловой переписки и первый помощник в решении управленческих вопросов[2,с. 210]

Язык делового документа сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

К стандартным аспектам языка делового документа относится унификация сокращений. Как правило, сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д.

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться словарем сокращений.

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   1. Требования к текстам служебных документов

Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой звукозаписи, заключающая в себя всю или основную часть речевой информации документа. [3, c. 5].

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т. д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

· краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

· объективность и достоверность информации;

· составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

· структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

· широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т. к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

· нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

· точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.);

· краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.) [7,с. 189].;

· употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ("сообщаем, что в период…", "направляем на рассмотрение и утверждение…", "проверкой установлено, что…");

· ограниченная сочетаемость слов;

· безличный характер изложения текста;

· употребление специальных терминов ("решили", "постановили", "приказываю");

· использование сокращенных слов (экз., с., см., и т. д.);

· использование универсальных слов с неопределенным значением;

· исключение из текста архаизмов ("сего года", "при сем направляем");

· исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке: "продлить договор", а не "пролонгировать договор", как обычно пишут [5,с.315].

К стандартным аспектам языка делового документа относится унификация сокращений. Как правило сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д.

О том, какие виды сокращений применяются при написании текстов служебных документов, будет рассмотрено далее.

 

 

2. Использование графических сокращений сложносокращенных слов в текстах служебных документов

2.1 Виды сокращений

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используют сокращения. Их можно разделить на две группы.

Основные виды сокращений

Различают два вида сокращенных слов: лексические сокращения (аббревиатуры) и графические.

Аббревиатура (лексическое сокращение) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов (ГИБДД, РФ, горгаз, зам. и др.). Аббревиатуры имеют произношение и от них могут образовываться производные слова: ГАИ - гаишник.

Аббревиатуры существуют как самостоятельные слова, поэтому в устной речи произносятся в сокращенном виде. [6,с. 69].

Графические сокращения - сокращенные (укороченные) обозначения слов и единиц измерения, используются только в письменной речи, при чтении произносятся как полные слова.

В служебных документах допускается использовать только общепринятые графические сокращения. Их достаточно много, они перечислены в государственных стандартах, словарях.

Перечислим некоторые общепринятые графические сокращения:

т. е. - то есть;

и т. д. - и так далее;

и т. п. - и тому подобное;

и др. - и другие;

и пр. - и прочие;

см. - смотри;

в. - век;

г. - год;

г. - город;

обл. - область;

стр. - страница;

2.2 Правила использования  графических сокращений в текстах  служебных документов

При составлении текстов документов нередко возникает вопрос, а как же правильно и грамотно сократить слова? На данный момент стандартизированы некоторые принятые виды сокращений, такие как:

1) почтовые сокращения  слов, обозначающих населенные пункты (г. - город, обл. - область);

2) названия месяцев (янв. - январь, дек. - декабрь);

3) условные обозначения  физических величин и единиц  измерения (см - сантиметр, кг - килограмм, мм - миллиметр, км - километр);

4) сокращения, принятые в  учетно-отчетной документации (Сбербанк, квит. № - квитанция №, расч. счет - расчетный счет, кор. счет - корреспондентский счет);

5) наименования должностей, ученых званий, степеней (проф. - профессор, доц. - доцент, к. ю. н. - кандидат юридических  наук, д. м. н. - доктор медицинских  наук, зам. - заместитель, зав. - заведующий, и.о. - исполняющий обязанности).

Написание дат в деловых документах подчиняется следующим правилам: если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: план научных изысканий на 2009 год, бюджет на 2008 год. Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание:

в марте 2009 г., в июне - июле 2008 г., в первом квартале 2006 г., в I - II кварталах 2004 г., в первом полугодии 2005 г.

Слова "год" и "годы" сокращаются до "г." и "гг.", если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия[4,с.112].Употребляя в тексте документа графические сокращения, следует учитывать: удобно ли сокращение для произнесения и запоминания; не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия, используемого в той же области[7,с.182]. При употреблении графических сокращений следует помнить, что допускается употребление в тексте только общепринятых графических сокращений, зафиксированных в государственных стандартах и словарях.

Прежде чем включать в текст документа сокращения, следует тщательно проанализировать:

а) удобно ли такое сокращение для произнесения вслух, запоминания;

б) не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.

Во всех остальных случаях следует включать полную форму слова наряду с сокращением[6,с. 118].

При использовании сокращений в текстах деловых документов следует придерживаться некоторых правил и требований:

1. Сокращение не должно  совпадать по форме с общепринятыми  словами или другими сокращениями. Оно должно быть обратимым - разворачиваться  в полное наименование.

2. Сокращения должны быть  единообразны на протяжении всего  документа.

3. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным  членом предложения.

4. Нельзя сокращать слова  и словосочетания, если возможно  различное понимание текста

5. Сокращение должно соответствовать  нормам русского произношения  и правописания.

6. Сокращение до одной  буквы допускается, только если  оно является общепринятым.

7. Сокращенные названия  учреждений, марки изделий пишутся  с прописной буквы.

8. Сокращение не может  заканчиваться на гласную или  й.

9. Мягкий знак отбрасывается.

10. Удвоенная согласная  не сохраняется.

11. Условные обозначения  физических, математических, химических  величин должны соответствовать  государственным стандартам.

12. Графические сокращения  во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключения составляют: гг. - годы; пп. - пункты и некоторые другие.

13. Не допускается перегружать  текст графическими сокращениями.

служебный документ сокращение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                      

 

 

 

 

 

                                          

                                                Заключение

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используют сокращения.

Графические сокращения - это сокращенные (укороченные) обозначения слов и единиц измерения, используются только в письменной речи, при чтении произносятся как полные слова.