Унификация служебных документов

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования «Сибирская Государственная  Геодезическая Академия»

(ФГБОУ  ВПО «СГГА»)

 

Реферат

по дисциплине культура речи и деловое общение

на тему:

Унификация  служебных документов 
 
                                                                                  Выполнила работу:  Новикова                

Факультет ИКиГис

Группа ЭН-12

Проверил  старший

преподаватель

 

 

 

 

Новосибирск 2013

 

Содержание: 
 
1.Поняти служебного документа 
2.Понятие унификации 
3.Виды унификации 

 

Введение

 

Жизнь людей немыслима без языка, без речи. Слово - важнейшее средство коммуникации, способ обмена информацией, инструмент воздействия на сознание и поступки другого человека. Речевая  способность является составной  частью общей культуры человека. Вне  речи невозможно представить ни одной  сферы человеческой деятельности и  духовной культуры человечества. Речевая  деятельность традиционно определяется как фундаментальная, обладающая богатейшими  возможностями развития личности, сознания, всех познавательных процессов. К сожалению, языковая культура общества в настоящее  время ужасающе низка.

Выход из кризисной языковой ситуации не может произойти автоматически  и предполагает не только самые решительные  меры со стороны общества, но и существенную перестройку отношения людей  к слову, формирование языковой и  речевой культуры.

Уровень культуры во многом зависит  от степени владения родным языком и речью, от умения общаться, уважая партнера. Особенно это актуально  для людей, не имеющих филологического  образования, а их подавляющее большинство.

Данная работа выполняется в  рамках курса “Русский язык и культура речи”. Работа раскрывает такой важный вопрос как: унификация языка служебных документов.

Методологию работы составляют основные методы анализа и синтеза текстов, в то время как базой для  работы послужила учебная литература по данному предмету.

 

1.Понятие служебного  документа 
Слово "документ" происходит от латинского documentum,что означает "поучительный пример, способ доказательства". В русский язык слово "документ" вошло в обиход в петровскую эпоху; документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость.

Как носитель информации документ выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения или  предприятия, обеспечивая взаимодействие их частей. Документы используют для  передачи информации во времени и  на расстояние. Документная информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Понятие "служебный документ" охватывает многие формы управленческой деятельности, которые выражаются с  помощью соответствующих документов:

планирование - посредством подготовки различных планов;

учет - в виде составления и обработки  статистической, бухгалтерской и  оперативно-технической документации;

инструктирование - в виде издания  инструкций, методических указаний;

контроль - путем сбора сведений в письменном виде и дачи указаний и т.д.

Документация, будучи тесно связанной  со всеми формами управленческой деятельности, используется управленческим аппаратом в качестве способа  и средства реализации возложенных  на него функций.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности, контроля исполнения, трудовой дисциплины.

Юридическое значение документов чрезвычайно  важно для управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения  права.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя  правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие - а к ним можно отнести практически  любой документ - наделяются юридической  функцией в случаях использования  их в качестве доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Современный служебный документ - это прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики языка слов. Языковой материал, содержащийся в элементах оформления документа или во внетекстовых формах передачи информации - чертежах, схемах, диаграммах и т. д., выполняет вторичную, ориентирующую функцию.

 

2.Понятие унификации

Под унификацией текстов служебных  документов следует понимать целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации  структуры, содержания и стиля изложения  служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.

В результате унификации обеспечивается:

а) сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных  документов;

б) наиболее целесообразное и оправданное  применение в текстах устоявшихся  семантических конструкций и  терминологии;

в) максимальная универсализация представления  документированной информации;

г) совершенство структуры служебных  документов.

В конечном счете на этой основе достигается оптимизация восприятия содержания служебных документов, что, в свою очередь, в значительной мере способствует повышению эффективности и сокращению сроков принятия управленческих решений должностными лицами предприятия (организации, учреждения) на основе предоставленной в их распоряжение документированной информации.

В качестве других относительно самостоятельных  задач, решаемых в процессе работы по унификации текстов служебных документов, можно указать:

а) упорядочение состава служебных  документов предприятия (в том числе  по их видам), фиксирующих осуществление  однотипных управленческих действий;

б) создание и применение универсальных  текстовых шаблонов в автоматизированных системах документационного обеспечения  управления предприятием.

В основе унификации текста служебного документа лежит метод выделения  постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации. При этом постоянная информация, как правило, отражает суть управленческой ситуации и вытекающих из нее решений и  действий. В концентрированном виде постоянная информация находит отражение  в заголовке к тексту служебного документа. Переменная информация, в  свою очередь, конкретизирует тему служебного документа, отраженную в заголовке  к тексту.

Осуществление работы по унификации текста служебного документа производится поэтапно.

1. Унификация структуры текста  посредством выбора последовательности  расположения компонентов текста  в соответствии с назначением  служебного документа.

2. Унификация стилистических средств  выражения текста служебного  документа.

3. Разработка предварительного  варианта унифицированного текста.

4. Разработка окончательного варианта  унифицированного текста (связного  текста, трафарета, анкеты, таблицы  или их сочетания).

В процессе выполнения каждого из перечисленных выше этапов работы по унификации текста служебного документа  необходимо обеспечить неукоснительное  соблюдение нескольких принципиально  важных требований. Каковы же эти требования, и в чем состоит их сущность?

 

Как следует из содержания Методических рекомендаций, текст унифицированного служебного документа должен отвечать трем важнейшим требованиям:

а) ясность;

б) информативность (информационная емкость);

в) убедительность.

Ясность унифицированного текста обеспечивается логичностью и точностью изложения  сути содержания служебного документа. При этом логичность изложения достигается  правильным (с учетом вида и функционального  назначения служебного документа) расположением  элементов каждого предложения  в составе текста (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных  оборотов), а также придаточных  предложений.

Важен также и выбор формы  предложений, которые в зависимости  от особенностей построения могут быть односоставными, двусоставными или  сложными. Точность изложения достигается  правильным выбором словарных единиц (слов, включая служебные термины) с учетом их смыслового значения и  взаимосочетаемости в составе того или иного предложения.

Информативность унифицированного текста обеспечивается, с одной стороны, тщательным отбором из источников, используемых для подготовки текста, фактов, данных (сведений), представляющих с учетом вида и функционального  назначения служебного документа наибольшую ценность и значимость для его  адресата (получателя), а с другой стороны, их умелой группировкой и компоновкой  в абзацы и отдельные предложения.

Иными словами, информация, содержащаяся в унифицированном тексте, должна быть в равной мере необходимой и  достаточной для того, чтобы по результатам ее изучения и уяснения получатель служебного документа имел возможность выработать в минимальные  сроки наиболее эффективное управленческое решение.

Убедительность унифицированного текста достигается, во-первых, использованием во вводной и центральной (основной) частях текста служебного документа  соответствующей аргументации в  форме изложения фактов, данных, сведений и, во-вторых, путем усиления и концентрации использованной ранее  аргументации в заключительной части  текста (в предложениях и выводах).

При этом исключительное значение обретает качество используемых в тексте служебного документа аргументов: они, как представляется, должны в первую очередь служить  объективному отражению позиции  автора документа в глазах адресата, исключающему тенденциозность и  предвзятость. Следовательно, при разработке текста служебного документа следует  побеспокоиться не только собственно о подборе соответствующих фактов, но и о форме и способах их изложения, с тем чтобы произвести на адресата должное (читай - убеждающее) впечатление.

Несколько слов о правовом обеспечении  унификации текстов служебных документов. В качестве основы для выполнения указанной работы в настоящее  время применяются нормативно-методические документы в области ДОУ, в  том числе:

а) государственный стандарт РФ (далее - ГОСТ) и отраслевой стандарт РФ (далее - ОСТ), а также внутренние стандарты  предприятий (организаций, учреждений) в области ДОУ;

б) общероссийские классификаторы технико-экономической  и социальной информации (далее - ОКТЭИ, ОКСИ);

в) государственная система документационного  обеспечения управления (далее - ГСДОУ);

г) унифицированные системы документации (далее - УСД) и, в частности, унифицированная  система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД);

д) ведомственные правила и методические рекомендации органов государственной  власти (федеральных, субъектов Федерации  и местных);

е) учредительные документы предприятий (организаций, учреждений) (соответствующие  разделы положений, уставов);

ж) организационно-распорядительная документация предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ, в частности  инструкции по делопроизводству;

з) табели форм документов, номенклатуры дел предприятий (организаций, учреждений).

При этом в качестве объекта унификации могут выступать как отдельные  служебные документы, так и группы документов, сформированные по видовому (функциональному) признаку, например приказы по основной деятельности предприятия, приказы по персоналу и т.п. Рассмотрим далее общий порядок работы по унификации текста на примере обычного трудового договора.

Прежде всего следует в точности определить объект унификации. В данном случае это могут быть все трудовые договоры, когда-либо заключенные с работниками предприятия (организации, учреждения), или же только их определенная часть, допустим, трудовые договоры со специалистами или трудовые договоры с работниками конкретной специальности.

Необходимо также установить хронологические  рамки для отбора и последующего изучения служебных документов. Опять-таки в данном случае это могут быть трудовые договоры, заключенные с  работниками предприятия за весь период его функционирования либо только за истекший год (квартал и т.п.). Разумеется, что и для выполнения работы по унификации также должен быть установлен конкретный и при этом обоснованный срок.

Исключительное значение имеет  и целевая установка. Важно с  самого начала работы четко представлять, к какому результату должна привести эта работа, что именно получит "на выходе" ее исполнитель и какую  пользу, соответственно, сможет извлечь  из нее заказчик.

Наконец, заказчику и исполнителю  необходимо иметь ясное представление  о средствах и методах технологии выполнения предстоящей работы. При этом следует исходить из того, что практическая унификация текста обычно производится путем последовательного выявления типовых (повторяющихся) служебных ситуаций, возникающих в процессе заключения трудовых договоров (в данном примере), и установления возможно более точного соответствия между документируемыми в тексте трудового договора условиями (содержательной стороной документа) и формой представления соответствующей информации.