Унификация текста документа: понятия, решаемые задачи, методы

НОУ ВПО Институт туризма

 

 

 

 

 

 

Реферат

 

По дисциплине: Унифицированные системы документооборота

 

На тему: Унификация текста документа: понятия, решаемые задачи, методы

 

 

 

 

Выполнила студентка: Фомина А.С.

Курс: 6 курс

Специальность: Документоведение

Форма обучения: заочная

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2013

Унификация текста документа - это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации. 
 
Унификация текста управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления. 
 
В результате унификации достигается сокращение временных и интеллектуальных затрат на составление документа, оптимизация их восприятия, обеспечивается применение типовых семантических конструкций и максимальная формализация информации при составлении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ. Унификация текстов управленческих документов позволяет решать следующие задачи:

1. упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

2. унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;

3. сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

4. использовать унифицированные шаблоны текстов документов для автоматизированных систем делопроизводства;

5. ускорить процессы принятия управленческих решений.

При унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации. 

 

К методам содержательной унификации относятся следующие методы:

• установление состава форм документа;

• создание типовых форм;

• построение единой модели документов для групп однородных задач (формуляра-образца),

• унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методы формальной унификации:

• унификация структуры документа;

• создание общих синтаксических правил построения документа;

• унификация методов контроля информации.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную в постоянной части текста. 
 
Унификация текстов управленческих документов - это объективный процесс, вытекающий из условий функционирования документов в системе управления и зависящий от следующих факторов: 
■ типовых взаимосвязей, которые неизбежно формируются в деятельности любой системы управления и регулируются правовыми нормами и неформальными процессами, возникающими при функционировании юридических лиц; 

■ определенной тематики решаемых учреждением вопросов, определяемой

функциями и правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица; 
 
■ повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости 
в однотипных управленческих документах. 
 
Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся ситуаций. 
Этапы унификации текстов документов:

1. унификация структуры текстов - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа;

2. унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;

3. разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.

 
Текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным. Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, вводных слов и т.д.), а также от правильного выбора формы предложения (односоставное, двусоставное, сложное). Убедительность - одна из важнейших черт текста документа. Убедителен документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения. Убедительность зависит от последовательности расположения смысловых компонентов, выражающих логическую зависимость между аргументом и следствием. Кроме того, деловой стиль требует специфических средств выражения модальности. Модальность выражает отношение автора к содержанию документов и достигается употреблением инфинитива, наклонения глагола, а в некоторых случаях - и собственным значением глагола. Выбор того или иного средства модальности зависит от конкретного содержания документа, но можно говорить и о типовых способах выражения модальности. 
 
Объектом унификации могут быть отдельные виды документов или их группы, отражающие направление деятельности, функцию или задачу управления. Для определения объекта унификации изучаются уставы организации, ее структурных подразделений, должностные инструкции специалистам. 
 
При просмотре дел устанавливается комплекс документов, обеспечивающих решение конкретного вопроса, выделяются основные документы, несущие близкую по смыслу информацию. 
 
Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяющихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между функциями документа (задачами) и формой представления информации. В ходе анализа текстов на каждый документ составляется карта, включающая реквизиты документа (вид документа, автор, корреспондент, адресат, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержание, цель создания, структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе. В качестве примера можно привести модель пригласительного письма на ежегодную международную выставку, посвященную системе Unix:

1. Обращение

2. Сообщение о месте и времени проведения выставки

3. Цель проведения

4. Возможность участия в заседании круглого стола

5. Просьба подтвердить участие

6. Формула вежливости

При проектировании модели текста документа выбирается форма языкового выражения, выделяется постоянная, переменная информация, определяется форма представления текста. 

На основе разработанных форм составляется альбом унифицированных форм документов организации, в который включаются введение классификатора унифицированных форм документов организации, унифицированные формы документов, приложения (списки терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и т.д.). 
 
Помимо альбомов могут создаваться банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополнены словарями синонимов, антонимов, толковыми и т.п. 

Унифицированные формы документов согласовываются с руководителями структурных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой, со службой ДОУ. Альбомы унифицированных форм утверждаются руководителем организации. Вновь создаваемые унифицированные формы могут использоваться в традиционном или автоматизированном режиме. Ответственность за разработку унифицированных форм возлагается на службы ДОУ. Внедрение унифицированных текстов сопровождается обучением специалистов организации, которые должны владеть официально-деловым стилем (ОДС) и уметь пользоваться альбомом унифицированных форм документов. Занятия по использованию унифицированных текстов проводятся по двум категориям:

1. Работники службы ДОУ;

2. Другие специалисты.

Программы обучения включают в себя:

• цели унификации и ее место в ДОУ;

• специфика ОДС;

• требования к композиционной структуре документов;

• основные методы унификации текстов управленческих документов;

• формы представления унифицированных текстов и др.

 
Введение альбома предусматривает его актуализацию, т.е. исключение устаревших форм, разработку и включение вновь утвержденных форм, их корректировку. 
 
Одним из средств унификации является формализация. Следствием регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих действий и ситуаций, тематической ограниченности деловой речи является широкое употребление языковых формул, т.е. устойчивых шаблонных словосочетаний и языковых оборотов, используемых в неизменном виде: сообщаем, что в период с... по...; акт составляется комиссией в составе ... ; направляется на согласование (рассмотрение, утверждение); в соответствие с договоренностью, достигнутой ...; во время переговоров стороны обсудили возможность ...; просим вас изыскать возможность ...; принимая во внимание, что ..., просим; учитывая изложенное, просим .... 
 
Языковые формулы - результат унификации языковых средств, используемых в однотипных, повторяющихся ситуациях. Формулы выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой или выступают в качестве элементов, определяющих его видовую принадлежность: оплату гарантируем (гарантийное письмо); гарантируем возврат кредита в сумме ... до ... ; претензии по гарантии следует предъявлять ...; в противном случае к вам будут применены штрафные санкции; контроль за исполнением ... возложить на ... 
 
Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста документа, как автором, так и корреспондентом документа, сокращая время на его подготовку и восприятие. 
Организационное обеспечение унификации текстов документов. 
 
Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических документов в области ДОУ: государственных стандартов; отраслевых стандартов; Примерной инструкции по делопроизводству; общегосударственных классификаторов технико-экономической и социальной информации Республики Беларусь, в том числе ОК РБ «Унифицированные документы»; унифицированных систем документации; уставов (положений) об организации; распорядительных документов руководства организации; инструкций по ДОУ; табеля форм документов, создаваемых в организации; на основании номенклатуры дел организации. 
 
Работы по унификации текстов документов включают в себя следующие этапы:

1. определение объекта унификации;

2. анализ текстов документов и обобщение его результатов;

3. подготовка унифицированных форм документов;

4. формирование альбомов форм или банков текстовых заготовок;

5. утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.