Унифицированные системы документации

Содержание

1.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: характеристика, состав документов, их назначение и особенности оформления……………………….3

2. Правописание аббревиатур, знаков, цифр, порядковых и количественных числительных, сложных прилагательных……………………………………….5

3. Служебные записки: их виды, состав реквизитов и правила оформления…8

4. Номенклатура дел: понятие, виды, состав реквизитов и правила оформления………………………………………………………………………12

Список литературы…………………………………………………………..…..19

 

1.Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации: характеристика, состав  документов, их назначение и особенности  оформления.

Унифицированная система  документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.[6]

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той  или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные  формы документов разрабатываются  с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для  применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.[9]

Таким образом, унифицированные  системы документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.[2]

Унифицированные системы  управленческой документации разрабатываются  на основе:

• единообразия построения форм документов;

• регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

• исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности  ввода информации в процессе решения  управленческой задачи;

• сокращения количества традиционно  включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

• единства применяемой  терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей  не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

• определения совокупности реквизитов и показателей для  каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных  на компьютерную обработку, но пригодных  и к восприятию человеком;

• установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических  особенностей.[3]

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные  системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система  организационно-распорядительной документации:

• документация по созданию организации, предприятия;
• документация по реорганизации организации, предприятия;
• документация по ликвидации организации, предприятия;
• документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
• документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по кадрам.

 

2. Правописание  аббревиатур, знаков, цифр, порядковых  и количественных числительных, сложных прилагательных

Аббревиатуры

1. Слоговые и частично  сокращенные аббревиатуры пишутся  с большой буквы, если обозначают  имя собственное (индивидуальное  название организации, учреждения, предприятия и т.д.): Внешэкономбанк, Моспроект, Мострансагенство, Госстандарт.

но со строчной буквы пишутся родовые наименования: госархив, райотдел, горсовет, райвоенкомат.

2. Буквенные аббревиатуры  независимо от того, являются  они обозначением имени собственного  или нарицательного, пишутся заглавными  буквами: МПС, ГТК, ЧП, МГУ, СНГ, ЛЭП.

1. 3. Звуковые аббревиатуры:
2. - пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного или нарицательного - РАУ - Российская академия управления, РАН - Российская академия наук;

- строчными, если образованы  от нарицательного слова: вуз,  руно (районное управление народного  образования), спид (в этом принципе написания нет последовательности, так как закрепилось написание прописными буквами некоторых аббревиатур, являющихся нарицательными словами: ГЭС (гидроэлектростанция), ГРАС, ЖЭК (жилищно-эксплуатационная контора), ЛЭП (линия электропередач) и некоторых др.).

4. Аббревиатуры смешанного  типа со значением имени собственного, образованные частично из начальных  букв и усеченных слов, пишутся  в первой части - заглавными  буквами, во второй - строчными:  НИИхиммаш, ВНИИоргтехники; а образованные в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные - строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, все буквы первой части пишутся строчными буквами, вторая часть - заглавными: МосгоБТИ, горБТИ.

5. Цифры, входящие в  аббревиатуру, отделяются от инициативной  аббревиатуры дефисом, если речь  идет о марках изделий - кабель  РКБО-2, электролампы ДБ-20, кирпич  ШБ-5, и пишутся слитно с инициативной  аббревиатурой в марках материалов: сталь Б2, лак НЦ218, эмаль ПФ266.

6. В аббревиатурах, образованных  из названий букв иноязычного  алфавита, первая буква названия - прописная, причем названия букв  соединяются дефисом: Би-би-си (Британская  радиовещательная корпорация), Си-эн-эн (Американская телекомпания). Многие  иноязычные аббревиатуры употребляются  у нас в том виде, в каком  они заимствованы из родного  языка, например: ISO, IBM и др.

Знаки "дефис", "тире", "перенос"

Тире и дефис - два очень  похожих знака. Чем же отличаются тире от дефиса?

1. По начертанию: тире - это  длинная черта, в большинстве  случаев отделяемая от предшествующего  и последующего текста пробелами;  дефис - короткая, пишущаяся слитно с соединенными им словами. Короткая черта может заменять тире, но при условии обязательно ее отделения от текста с двух сторон пробелами.

2. По назначению:

Тире - знак препинания, служащий для внутреннего членения предложения, то есть тире разделяет целые комплексы  слов - синтаксические конструкции.

Дефис - графический знак, который употребляется:

1. между частями слов: во-первых, что-либо;
2. в сложных словах: инженерно-конструкторский;
3. в графических сокращениях: г-н;
4. между двумя словами, называющими один предмет: акт-извещение, письмо-запрос, секретарь-референт, купли-продажи;
5. в словесно-цифровой записи: 4-миллиметровый, 12-градусный, 45-процентный;
6. в названиях книг, крупных событий: Олимпиада-80, Грамматика-70;
7. для обозначения переноса части слова на другую строку;
8. в записи сложных слов с одинаковой второй частью: вагоно- и паровозостроение, видео- и аудиозапись.

Знак "перенос" пишется  без пробела.

Слеш

В последнее время чаще и чаще встречаешь в текстах разных стилей черту, которая заимствована письмом, по-видимому, из богатого набора компьютерных символов и на компьютерном же жаргоне называется слеш. В перечень существующих пунктуационных знаков слеш не включен. Но увеличивающая частота его употребления, закрепление за ним определенных функций позволяют предположить, что в скором времени он войдет в систему знаков препинания.

Этот знак хорошо известен всем, кто связан с учебным процессом. Он используется для обозначения  учебного года: 1995/96 учебный год.

Давно слеш применяется в  обозначениях величин и сокращениях: 24 стр./мин., 35 км/ч.; р/с, а/я.

Между такими словами: Тел./Факс, показатели "цена/качество".

Знаки препинания "запятая", "точка", "точка с запятой",

"вопросительный" и "восклицательный"

Печатают не делая пробела после слова, к которому они относятся.

Справочники указывают на единственный вид предложений, который  не должен заканчиваться точкой. Это  заголовок. Объясняют такое правило  психологи. По их мнению, точка останавливает  внимание читающего и может помешать его дальнейшему движению по тексту.

Точка в предложении со скобками ставится после закрывающейся  скобки, если относится ко всему  предложению и перед закрывающейся  скобкой, если относится к словам, заключенным в скобки.

Знак  многоточие

Составляется из трех точек. В начале и конце текста многоточие ставится без пробелов от слов. Знаки "вопросительный" и "восклицательный" сохраняются перед многоточием.

Скобки, кавычки

Перед скобками (кавычками) и после них обязателен пробел, внутри скобок (кавычек) пробел не делается.

Знаки, употребляемые с цифрой

Знаки "номер" и "параграф" от цифр отделяют пробелом. Например: № 45, § 19.

Знак "процент" с цифрами  пишется слитно. Например: 110%.

Знаки "номер", "параграф", "процент", "градус" во множественном  числе не удваивают.

Цифры

Цифры, как арабские, так  и римские, отделяются от слов пробелами. Исключение составляют лишь отдельные  буквы, входящие в состав буквенно-цифровых обозначений, которые пишут слитно или через дефис. Например: 45Г, дом 12а, "Прогресс-12".

Числа до десяти рекомендуется  в текстах писать словами, а свыше  десяти - цифрами.

При написании цифр столбиком  единицы пишут под единицами, десятки под десятками и т.д.

Порядковые  и количественные числительные

Порядковые числительные имеют падежные окончания, которые  пишутся через дефис. Например: 1-я  линия, 3-е издание.

При нескольких порядковых числительных падежные окончания ставят только после последней цифры. Например: 1,2 и 3-е издание.

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишут  без падежных окончаний. Например: II сорт, III цилиндр.

Количественные числительные падежных окончаний не имеют, например: на 5 листах.

Сложные прилагательные, первой частью которых является числительное, обозначаемое цифрой, пишут без падежных окончаний через дефис. Например: 17-летний, 9-этажный.

 

 

 

 

3. Служебные записки:  их виды, состав реквизитов и  правила оформления

Служебная записка - записка  о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.[10]