Уніфікація та стандартизація організаційно-розпорядчих документів

Натина Ірина Михайлівна

студентка IV курсу

Відкритого університету розвитку людина «Україна»

м. Кузнецовськ, Україна

Уніфікація та стандартизація організаційно-розпорядчих документів

Керівники підприємств і підрозділів у своїй роботі використовують технічні, планові, кадрові, фінансові, звітно-статистичнітаінші документи.

З метою раціоналізації документів, пристосування до обробки засобами обчислювальної техніки здійснено їх уніфікацію і стандартизацію.

Основу документаційного забезпечення діяльності керівника становлять організаційно-розпорядчі документи, які забезпечують процес розпорядчої і виконавчої діяльності. Вони становлять одну з підсистем управлінської документації. До них належать: постанови розпорядження, накази, вказівки, рішення, акти, протоколи, довідки, доповідні, службові і пояснювальні записки, положення, статути, інструкції, зведення, доповіді, огляди, листи, телеграми, договори, плани, звіти, списки та ін.

Процес управління характерний розмаїттям та повторюваністю робочих ситуацій і зроблених дій зі їх вирішенню. Звідси велика, найчастіше невиправдане, розмаїтість документів і майже необхідність їх уніфікації і стандартизації.

Суть уніфікації зводиться до зменшення невиправданого різноманіття документів, приведення до однаковості їх форм, структури, мовних конструкцій і операцій із обробці, обліку і збереження. Уніфікація в діловодстві може бути як самостійної роботою, і етапом у роботі з стандартизації.

Суть стандартизації полягає у встановленні оптимальних правив і вимог щодо з розробки й оформленню документів, які у установленому порядку для загального і багаторазового їх застосування в діловодстві на добровільній основі. Результатом роботи з уніфікації і стандартизації може бути як стандарти деякі види документів (наприклад, ГОСТ 7.32-91. Звіт про науково-дослідної роботі. Структура і правило формления) чи їх елементи (наприклад, ГОСТ 9327-60. Папір споживацька. Формати), і на уніфіковані системи документації. Вище, наприклад, наводився ГОСТ 6.30-2003, входить до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчою документації.

Водночас   необхідно   скористатися державними   стандарта України: ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно–розпорядної  документації. Вимоги до оформлення   документів» та ДСТУ 2732-2004 «Терміни  та визначення  понять».

Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат АЗ (297 х 420мм). Формуляр зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування. [3;72]

1. Державний герб.

2. Емблема організації,

3. Зображення державних  нагород.

4. Код підприємства, установи  або організації.

5. Код форми документа.

6. Найменування міністерства  або відомства (вищої організації  або засновника). засновника).

7 Найменування підприємства, установи або організації - автора  документа.

8. Назва структурного  підрозділу.

9. Індекс підприємства  зв'язку, поштова та телеграфна  адреса, номер телефону та телетайпу, факс, номер рахунку у банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (номер) документа.

13. Посипання на індекс  та дату вхідного документа.

14. Місце складання або  видання.

15. Гриф обмеження доступу  до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність  додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про за свідчення  копій.

28. Прізвище виконавця  та його номер телефону.

29. Відмітка про виконання  документа та направлення його  до справи.

30. Відмітка про перенесення  даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження.

У формулярі - зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовленні установою бланків документів певного типу в них включаються реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.

Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для здорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення, виконання.

 

Список використаної літератури

1. БЕСПЯНСЬКАГ. Організаційно-розпорядчі документи напідприємстві: види документів. Порядок створення та затвердження. Загальний огляд реквізитів / Г. Беспянська // Секретарь-референт. – 2007. – № 1. – С. 9–16.
2. ЗАГОРЕЦЬКАО. М. Службові документи сучасної організаці: до- відник / О. М. Загорецька. – К. : МедіаПро, 2005. – 118 с.
3. ЗАГОРЕЦЬКАО. М. Реквізити розпорядчого документа / О. М. Загорецька //  Кадровик.  Трудове право і упр.  персоналом.   –   2008.   –  № 11.   – С. 72–79.
4. ЗАГОРЕЦЬКАО. М. Опрацювання розпорядчих документів з особово госкладу / О. М. Загорецька // Кадровик. Трудове право і упр. персоналом. – 2008. – № 12. – С. 53–56.
5. ЗБІРНИК уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів / Держкомархів України,      Укр.  НДІ арх.   справи та документознавства; [уклад.: О. М. Загорецька, Л. В. Кузнєцова, С. Г. Кулешов]. – К., 2006. – 73 с.
6. КУЛЕШОВ  C. Г. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації / С. Г. Кулешов // Українськаархівнаенциклопедія / ДержкомархівУкраїни, УНДІАСД. – К., 2008. – С. 787.