Философия экзистеолизма

План:                                                                                                               № стр.

 

Задание № 24 ___________________________________________________ 2

 

Введение _______________________________________________________ 2

 

1. Номенклатура дел.

 

1.1 Номенклатура дел: понятие и значение ___________________________ 3

 

1.2 Виды номенклатуры дел _______________________________________ 4

 

1.3 Структура текста _____________________________________________ 4

 

1.4 Состав реквизитов ____________________________________________ 5

 

2. Текущее хранение документов ___________________________________ 6

 

Заключение _____________________________________________________ 8

 

Список использованных источников ________________________________ 9

 

Задание № 3 ____________________________________________________ 10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание № 24. Номенклатура дел: понятие, виды, значение, структура  текста, состав реквизитов. Текущее  хранение документов.

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В настоящее время, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.).

Цель контрольной работы – рассмотреть номенклатуру дел: понятие, виды, значение, структуру текста, состав реквизитов.

Исходя из цели, в контрольной работе были поставлены следующие задачи:

 

- проанализировать понятие  номенклатуры дел;

 

- рассмотреть значение номенклатуры дел;

 

- рассмотреть виды номенклатуры дел;

 

- рассмотреть структуру текста;

 

- рассмотреть состав реквизитов.

 

1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ.

 

1.1 Номенклатура дел: понятие и значение.

 

Организация эффективного делопроизводства предприятия немыслима  без предварительного создания для  этого соответствующих условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел —  это разработанный по установленной  форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых  предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей  деятельности, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел —  это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

Документы, посвященные  определенному вопросу или участку  деятельности организации, после исполнения группируются в дело.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с  документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.

Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При  этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря).

Каждая организация  обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.

Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Ежегодный экземпляр  номенклатуры дел — это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.

Прежде чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

В номенклатуру должны включаться все дела и документы, которые  отражают деятельность организации. Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы. В номенклатуру включаются и незаконченные дела, поступившие из другой организации для их решения, а также все справочные картотеки к документам.

В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

 

1.2 Виды номенклатуры  дел.

 

Номенклатура дел может  быть индивидуальной, примерной и  типовой.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации.

С целью унификации группировки  документов определенной категории  организаций с однотипным характером деятельности и составом документов разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел.

Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, типовая — обязательный. Типовой  номенклатурой, как правило, устанавливается  единая индексация дел для организаций всей системы.[1]

Примерная или типовая  номенклатура дел разрабатывается  вышестоящими органами и является базой  для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно  согласовывают с архивными учреждениями.

При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или  примерной обязательно учитывают  специфику конкретной организации.

Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается  с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации.

После утверждения сводной  номенклатуры дел руководителем  организации структурные подразделения  получают выписки соответствующих  ее разделов для использования в  работе.

 

1.3 Структура текста.

 

Внешнюю структуру текста, как правило, можно охарактеризовать тремя частями: вступление, основная часть, заключение. Внутреннее же строение его зачастую гораздо сложнее, т. к. представляет собой развертывание композиции. Кроме того, при создании текста учитывается и его стилистическая принадлежность. К примеру, очевидно, что официальный текст заявления и художественный текст рассказа не тождественны в плане внутренней организации. Таким образом, существуют тексты, составленные по заранее заданной схеме, и тексты, характеризующиеся относительной свободой построения, зависящей от индивидуальной манеры изложения автора.

Абзац. Структура текста характеризуется тем, что он членится на единицы более крупные, чем  предложения – абзацы.

Каждый абзац имеет  свою микротему, которая играет роль основного связующего начала в названном отрезке текста. Не все абзацы являются однотемными. Иногда они бывают и многотемными.

Основным признаком, сигнализирующим  о границе между абзацами, является переход от одной микротемы к  другой. Кроме того, абзацы характеризуется интонацией начала и конца: завершение его маркируется, как правило, значительным понижением тона и заключительной долгой паузой; начало же следующего абзаца определяется повышением тона.

Предложения, не входящие в абзацы. Не все предложения текста входят в абзац. Чаще всего ими бывают первые и последние предложения речевого произведения (которые относятся не к какому-то одному абзацу, а к тексту в целом), а также авторские отступления. Такие предложения являются относительно независимыми в смысловом отношении.

 

1.4 Состав реквизитов.

 

Состав реквизитов документов определяет - государственный стандарт ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации (УСД). Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов. Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Действие указанного стандарта распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД и включенные в ОКУД ОК 011-93 (см. далее), при этом его требования носят рекомендательный характер.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер  документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении  копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной  копии документа.

 

2. Текущее хранение документов.

 

Большое значение для  повышения эффективности примерной  номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел.

Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Примером типового перечня, который необходимо использовать при определении сроков хранения в номенклатурах дел является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Для документов, не предусмотренных  действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом.