Форма организации делопроизводства

Форма организации делопроизводства

 

Существует три формы организации  делопроизводства:

 

-    централизованная;

 

-     децентрализованная;

 

-    смешанная.

 

При централизованной форме организации  делопроизводства все технические  операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

 

Децентрализованная форма организации  делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

 

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних  делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

 

 

 

 Выбор наименования службы ДОУ

 

В настоящее время отсутствуют  какие-либо нормативные документы  или документы методического  характера, которыми следовало бы руководствоваться  при выборе наименования службы ДОУ  и определении ее структуры, поэтому  организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом  следует учитывать несколько факторов:

 

-        характер  деятельности организации, ее  структуру (количество подразделений,  численность аппарата управления  и общую численность работающих);

 

-        объем документооборота  организации;

 

-        наличие подведомственной  системы (подведомственных организаций,  филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между  ними и центральным органом  управления.

 

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

 

Управление  делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В  составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные  части, обеспечивающие учет и регистрацию  документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

 

Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно  рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.

 

 

 

Организационная структура службы ДОУ

 

На крупных  предприятиях в составе службы ДОУ  выделяются функциональные группы и  за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

 

На средних предприятиях функции  службы ДОУ выполняют отдельные  специалисты по участкам работы.

 

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

 

Во многих организациях служба ДОУ  не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

 

 

 

Определение должностного состава  и штатной численности службы ДОУ 

 

При определении должностного состава  работников следует руководствоваться  Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

 

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

 

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

 

2. Нормативы времени на работы  по совершенствованию документационного  обеспечения управления министерств,  ведомств, предприятий и организаций.  М, 1992.

 

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

 

4. Нормы времени на работы  по документационному обеспечению  управленческих структур федеральных  органов исполнительной власти. М., 2002.

 

Как правило, определение численности  подразделения не входит в обязанности  самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты  могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

 

 

 

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников

 

Важная задача в организации  службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

 

Положение о подразделении –  документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре  учреждения.

 

Государственная система документационного  обеспечения управления содержит примерное  положение о службе ДОУ, но применять  его на практике в настоящее время  можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе  управления и которые отражены в современном законодательстве.

 

Текст положения о службе ДОУ, в  соответствии с ГСДОУ, должен содержать  следующие разделы:

 

1.   Общие положения.

 

2.   Цели и задачи службы  ДОУ.

 

3.   Функции службы ДОУ.

 

4.   Права и ответственность  службы ДОУ.

 

5.   Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

 

Рекомендательный характер ГСДОУ  предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, на наш взгляд, 4-й  раздел «Права и ответственность» целесообразно  разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это совершенно разные понятия.

 

Организационный этап создания службы ДОУ завершается  разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные  разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.