Форматы и хранения электронных документов. Понятие и виды разметки

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

             ФГБОУ ВПО ТУВИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Кафедра документоведения и  
архивоведения

 

 

 

 

Тулуш Елена Даваажаевна

ФОРМАТЫ И ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ. ПОНЯТИЕ И ВИДЫ РАЗМЕТКИ. СТРАХОВЫЕ ФОРМАТЫ

Контрольная работа

студентки 3-го курса заочной формы обучения

 

 

 

 

 

 

Защищена на оценку     Заведующий кафедрой Д и А Кандидат исторических наук,  доцент ______________    В.Ч. Монгуш «___»___________2014 г.

 

 

 
 
Научный руководитель:

Кандидат филологических наук, доцент

________________ У.А. Даржа

                                                                       «__»_________________ 2014 г.                                                               

 

Кызыл  2014

ВВЕДЕНИЕ РАЗДЕЛ	1.	СОДЕРЖАНИЕ     ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ: ПОНЯТИЕ, ОСОБЕННОСТИ, ФОРМАТЫ	3 5
	1.1. 1.2. 1.3.	Понятие «электронный документ» Форматы электронных документов Хранение электронных документов	6 8 9
РАЗДЕЛ	2.	ПОНЯТИЕ И ВИДЫ РАЗМЕТКИ	10
РАЗДЕЛ	3.	СТРАХОВЫЕ ФОРМАТЫ	12
ЗАКЛЮЧЕНИЕ			13
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ			14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КЫЗЫЛ 2014

 

ВВЕДЕНИЕ

«Электронный документ1 - информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования. Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе». Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.)

Основное преимущество электронного документооборота - повышение оперативности работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор - внедрение системы электронного документооборота позволяет сократить общие расходы на документооборот и значительно упростить работу с документами.

Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:

· средства для создания и обработки информации в электронной форме;

· средства для хранения данных - архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);

· система передачи данных между пользователями;

· средства для получения твердой копии архивных данных;

· собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.

Актуальность темы данной работы заключается в том, что на современном этапе развития делопроизводства важно правильно выявить особенности работы с электронными документами, их создания, хранения и защиты.

Объектом исследования является электронный документ.

Предметом исследования являются особенности работы с электронными документами.

Целью работы является выявление современного общественного представления об электронном документе, особенностей работы с электронными документами, основных преимуществ электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Проанализировать понятие  «электронный документ»;

2. Описать основные форматы  электронных документов;

3. Охарактеризовать особенности  отдельных этапов работы с  электронными документами: хранение, защита, придание юридической силы.

Источниковая база: нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства:

· Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

· Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

· Государственные стандарты в области работы с электронными документами и информацией: ГОСТ Р 15489-1--2007 «Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Также затронута тема особенностей работы с электронными документами в работах Ларина М. В. «Управление документацией и новые информационные технологии», Тканева А. «Электронная подпись: право на жизнь», Тихонова В.И. «Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов»

Данная  работа состоит из введения, 3 раздела, заключение. В первом разделе

 

РАЗДЕЛ 1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ: ПОНЯТИЕ, ОСОБЕННОСТИ, ФОРМАТЫ

 

1.1. Понятие «электронный  документ»

С развитием информационных технологий стали широко применяться так называемые электронные документы, использование которых дает массу преимуществ для пользователей:

1. Ускорение процессов  документооборота;

2. Способность передавать  документ по цифровым каналам  связи;

3. Легко изменяемое содержание (редактирование);

4. Теоретическая возможность  вечного хранения;

5. Неограниченность экземпляров, имеющих юридическую силу и прочие.

Однако понятие «электронный документ» не всегда являлось однозначным и вызывает споры до сих пор.

Термин «Электронный документ» появился приблизительно в начале 1990-х гг., но в отечественном документоведении он начал активно использоваться лишь в конце 1990-х гг. До этого в отечественной и зарубежной литературе общепринятым были термины            «машиночитаемый документ», «Документ на машинном носителе» В частности, определение термину «Документ на машинном носителе» дает и ныне действующий ГОСТ Р 51141-98: «Это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной».

Следует отметить, что электронный документ является машиночитаемым, но далеко не каждый машиночитаемый документ является электронным. Развитие компьютерных технологий сделало в 1990-х годах термин «машиночитаемый документ» и его основную характеристику - пригодность для машинного считывания - нежизнеспособными: в современных условиях информацию можно считывать с помощью машины с любого бумажного документа. Появилась потребность в новом понятии, относящемся к документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение - в электронном виде. Таковым стало понятие «электронный документ».

Большинство существующих определений термина «электронный документ» подчеркивают сходство понятий «документ» и «электронный документ». При этом акцент делается на информационную составляющую понятия: электронный документ определяется, прежде всего, как информация. В конкретных случаях к категории электронных документов могут быть отнесены базы данных (реестры, кадастры, списки и т.п.) и оцифрованные копии бумажных документов.

В российском законодательстве нормативное определение электронного документа появилось впервые в Федеральном законе от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»: «электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме». Также дается понятие и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа».

«Особенность электронных документов состоит в том, что их информация представлена в электронно-цифровом виде и, как следствие, может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих технических и программных средств. Тем не менее, электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы. Именно поэтому в архивном законодательстве некоторых развитых стран в определении понятий «документ» и «электронный документ» акцент сделан не на форме документов, а на их функциях».

Согласно данному закону, к электронному документу предъявляются следующие требования: он должен

• создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;
• иметь структуру, установленную законом, и содержать реквизиты, позволяющие её идентифицировать;
• быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

В соответствии с законом, электронный документ на машинном носителе приравниваться к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Таким образом, закон устраняет всякую неопределенность, ставя электронные документы в ряд других технотронных документов и делая акцент на родовом понятии - документ.

Так, по определению Национального архива США электронные документы - это документы, содержащие цифровую, графическую и текстовую информацию, которая может быть записана на любом компьютерном носителе (то есть содержащие любую информацию, записанную в форме, доступной для обработки только при помощи компьютера) и которая соответствует определению понятия «документ» : «все книжные, бумажные, картографические, фотографические, машиночитаемые и другие письменные материалы, независимо от их физической формы или свойств, созданные или полученные федеральным учреждением США в соответствии с федеральным законодательством или в связи с осуществлением государственной деятельности и хранящиеся или подлежащие сохранению этим федеральным учреждением или его правопреемником в качестве свидетельства деятельности (организация, функции, правил, решений, процедур, действий или др.) федеральной власти или по причине информационной ценности содержащихся в них данных».

Однако электронные документы, в отличие от традиционных документов, является не физической, а логической целостностью. Электронным документом не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности.

Специфика электронных документов заключается также и в том, что они имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадающую с нашими прежними традиционными представлениями о документе. Она зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и технических средств. Логическая структура электронных документов определяет смысловые взаимосвязи между частями документов в виде данных различных типов: текста, таблиц, графики, анимации, мультимедиа записей и т.д. Запечатление и воспроизведение документа осуществляется с помощью соответствующих информационных технологий по модульному принципу.

Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию устаревать (изменяться) по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. Специфика электронных документов, а также массовое применение новых информационных технологий, вторжение в сферу управления документацией и архивного дела специалистов в области компьютерных технологий породило определенную терминологическую путаницу и смешение понятий «электронная запись», «документ», «видеограмма» и т.п.

В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом, отдельныйфайл на этом носителе, в третьем- распечатка на бумаге, в четвертом - некая «матрица в памяти компьютера» Иногда за документ принимается изображение на экране, в том числе, полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей

(виртуальный документ). И.Л. Бачило пишет по этому поводу, что можно классифицировать электронные  документы на виды по их  целевому признаку:

«Электронный документ - способ хранения традиционного документа в электронной форме при идентификации идентичности первичного документа;

Электронный документ - как документ первичный, созданный в электронной системе, включаемый в информационно- коммуникационную систему без бумажной формы (программы для ЭВМ, данные по линии север-север, ЭВМ-ЭВМ)

Электронный документ - способ непосредственного информирования пользователя; дисплей, файл, телевизионные картотеки, электронные издание - CDROM и т.д.;

Электронный документ - как средство выражения воли участника электронной формы правоотношений - юридически значимый факт, правовой акт (средство транспортировки волеизъявления) при сделках, обмена научной информации и т.д.)».