Формирование и оформление дел

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение	3
1. Формирование дел	5
2.  Оформление дел	12
3. Составление описей дел постоянного и долговременного хранения 4. Оперативное хранение и использование документов 5. Передача дел на архивное хранение Список литературы	14 15 16 16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой  организации. На основе ее принимаются  соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым  первичное определение термина  документ как способ доказательства . Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю

Практически ни одна технологическая функция  управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием  решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных  с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и  хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и  внутренних документов, формированием  дел, определением сроков хранения, передачей  в архив или оформлением уничтожения.

В организации  любой организационно-правовой формы  собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком  документов, быстро найти требуемый  документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

 

1. Формирование дел

 

Формирование  дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование  дел, как правило, должно осуществляться централизованно по месту регистрации  документов. При территориальной  разобщенности структурных подразделений организации дела формируются канцелярией структурного подразделения или лицами, ответственными за делопроизводство.

Формирование  дел осуществляется под непосредственным методическим руководством и контролем  работников архива организации, а при  необходимости и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие  правила:

помещать  в дело только исполненные документы; помешать в дело документы, которые  по своему содержанию и наименованию соответствуют наименованию дела по номенклатуре:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела:

• каждый документ, помещаемый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и настоящей Типовой инструкции, неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, незаверенные копии, дублетные экземпляры, черновики;
• в дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; личные дела: документы учебных заведений; истории болезней;
• каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины).

Приложения, независимо от даты их составления, формируются  вместе с документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельный  том дела, о чем в основном документе  делается отметка.

Документы внутри дел располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Наиболее ранние документы  располагаются в начале дела. Документ-ответ  располагается после документа-запроса. Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от того, кто  его готовил и отправлял.

Распорядительные  документы, протоколы, положения и  т.п. группируются в дела по видам, внутри дел - по хронологии и по номерам, с  относящимися к ним приложениями. Материалы, связанные с подготовкой  указанных документов, формируются  в отдельные дела, внутри дела систематизируются  по номерам документов.

 Приказы  по личному составу, о награждении  и поощрении группируются отдельно  от приказов по основной деятельности.

Утвержденные  планы и отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки должны храниться в делах  того года, к которому они относятся  по своему содержанию, независимо от времени  составления и даты поступления. Например: отчет за 1997г., составленный в 1998г., необходимо поместить в дело за 1997г.; план на 1998г., составленный в 1997г., помещается в дело за 1998г.

Проекты планов, отчетов, смет и других документов группируются в дела отдельно от основных документов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется  в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

 

2. Оформление дел

 

Оформление  дела включает в себя комплекс работ  по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению  заверительной надписи.

Сотрудник, ответственный за формирование дел  в текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы  в соответствующие дела согласно номенклатуре.

В зависимости  от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела  временного, до 10 лет включительно, срока хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить  в скоросшивателях, в них не проводить  пересистематизацию документов внутри дел, листы дела не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу  подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• составление, в необходимых случаях внутренней описи дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление заверительной надписи дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются в прочную картонную  обложку в четыре прокола или  переплетаются с учетом возможности  свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них. Текст  не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. Перед  подшивкой документов удаляются  все металлические скрепления. Запрещается  подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки, вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

Обложка дела

На обложку  каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу, подлежащих хранению в архиве следующие реквизиты:

• название организации;
• название структурного подразделения, где сформировалось дел;
• делопроизводственный номер (индекс);
• номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• заголовок дела;
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела и номер статьи по перечню;
• архивный шифр дела (ф.№, оп.№, д.№).

Реквизиты оформляются следующим  образом:

Наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. При изменении наименования организации или преобразовании в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке под старым названием пишется и новое наименование. Наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой (или штатным расписанием, если нет структуры).

На обложке  дел постоянного хранения предусматривается  место для наименования государственного архива, в который они будут  переданы. Архивный шифр на обложках дел  постоянного хранения и по личному  составу проставляется в архиве организации чернилами только после  включения этих дел в годовые  разделы сводных описей дел, утвержденных, согласованных ЭПМК Главного архивного  управления при Кабинете Министров  РТ и утвержденных руководителем  организации. До утверждения и согласования описей шифр проставляется карандашом.

Индекс  дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Если дело состоит  из нескольких томов, то на обложке  первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих  томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний».

Заголовок переносится полностью из номенклатуры дела согласованной с ЭПМК Главного архивного управления. В необходимых  случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.д.) Например: «Приказы директора  лесхоза по основной деятельности с  № 1 по № 157» или «Документы отдела труда и социальной защиты населения  района о подготовке и проведению научно-практической конференции (программа, списки участников, тексты докладов)».

Дата дела

На обложке  дела обязательно указывается дата дела – годы заведения и окончания  дела в делопроизводстве. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и  отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих  из нескольких томов, являются крайние  даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются цифрами, название месяца пишется словами. Год пишется полностью – из четырех цифр.

Для протоколов датой является дата утверждения (если они утверждаются, например протокол ЦЭК, ЭК) или дата составления первого и последнего протокола. Если в деле сгруппированы протоколы с одинаковой датой, то дату можно указать так: Протоколы заседания ГЭК института от 25 мая 2001.

Датой дел  с личными карточками работников является год увольнения этих работников. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В  случае смерти лица на которого заведено личное дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Реквизит  «Срок хранения и номер статьи перечня» переносится на обложку  из номенклатуры дел. На делах постоянного  хранения пишется «Хранить постоянно».

 Нумерация листов

Все листы  дела, кроме внутренней описи и  заверительной надписи, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим карандашом.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Лист  любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист сложенный  и подшитый за середину, подлежит перешивке  и нумеруется как один лист.

Лист  с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями) нумеруется как один лист. В нижней части  или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: На листе 10 наклеено 4 фотографии согласно описи на обороте листа».

Если  документы наклеены на лист «елочкой», то сначала нумеруется лист основа, а затем все приклеенные документы.

Подшитые  в дело конверты с вложениями нумеруются, причем вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером  каждое вложение в конверте. Наиболее ценные документы в историческом и художественном плане (рукописи) не подшиваются, а вкладываются в конверт.