Функції і структура діловодної служби

1. Загальне керівництво організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівникові.

Факторами, які визначають організаційну побудову служ-би діловодства, є її основні функції, обсяг робіт  по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних  підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість  рівнів прийняття рішень, норми уп-равління, прийнята система документування й  організації ро-боти з документами, рівень механізації та автоматизації  доку-ментальних процесів тощо.

У практиці управління існують  такі види служб діловод-ства:

•          управління справами — в міністерствах, відомствах, корпораціях;

•          загальний відділ — у виконкомах та органах уп-равління громадськими організаціями;

•          канцелярія — в об’єднаннях, організацiях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають  таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства  покладається на секретаря або спеціально виділену для цього особу.

У своїй роботі служба діловодства  має керуватися закона-ми України, що встановлюють порядок організації  і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удоскона-лення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типо-вої інструкції з діловодства, розпорядчими документами  ви-щої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними  нормативами щодо роботи з документами.  

 

До складу служби діловодства  можуть входити: секре-таріат; підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг); експедиція; копіювально-розмножувальне бю-ро; архів. Організаційно і методично  їй підпорядковані секре-тарі структурних  підрозділів та обчислювальний центр.

Кількісний склад працівників  служби діловодства визна-чається  типовими нормами часу на роботи з  діловодного об-слуговування, характером праці, обсягом документообігу, а  їх обов’язки — посадовими інструкціями.

Основними завданнями служби діловодства є встановлен-ня єдиного  порядку роботи з документами  в установі та підвідомчій мережі, документальне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, ав-томатизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Відповідно до цих завдань  служба діловодства:

•          розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ уста-нови і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

•          організовує за дорученням керівництва підготовку про-ектів документів, забезпечує документальне й організа-ційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

•          організовує роботу з пропозиціями, заявами та скарга-ми громадян;

•          організовує друкарське виготовлення, копіювання і ти-ражування документів;

•          здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинного оброблення, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

•          контролює якість підготовки та оформлення доку-ментів, їх своєчасне виконання в установі, вживає за-ходів щодо скорочення строків проходження і виконан-ня документів, узагальнює і аналізує дані про хід і ре-зультати цієї роботи; здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформуван-ня за документами; реалізує єдиний порядок відбору, обліку, зберігання, якості оброблення та використання документів, що ут-ворюються в діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання; удосконалює форми й методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню ор-ганізаційної техніки і засобів обчислювальної техніки; здійснює організаційно-методичне керівництво робо-тою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі; організує підвищення кваліфікації працівників устано-ви щодо роботи з документами; впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі; завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбаче-них інструкцією щодо роботи з документами в установі.  

 

2.

НОРМАТИВНЕ ТА НАУКОВО-МЕТОДИЧНЕ  ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ  ДІЛОВОДСТВА  В  УКРАЇНІ

У  ДРУГІЙ  ПОЛОВИНІ ХХ  –  НА  ПОЧАТКУ  ХХІ СТОЛІТТЯ

 

 

 

 

 

07.00.10 – документознавство,  архівознавство

 

 

 

 

 

 

АВТОРЕФЕРАТ

дисертації на здобуття наукового  ступеня

кандидата історичних наук

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Київ – 2005

Дисертацією є рукопис

 

Роботу виконано в Українському науково-дослідному інституті архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України

 

 

Захист відбудеться 20 квітня 2005 р. о 10 год. на засіданні спеціалізованої вченої ради К 26.864.01 в Українському науково-дослідному інституті архівної справи та документознавства за адресою: 03110, Київ, вул. Солом’янська, 24.

Із дисертацією можна  ознайомитися у Науково-довідковій бібліотеці центральних державних архівів України за адресою: 03110, Київ, вул. Солом’янська, 24.

 

Автореферат розіслано “17”  березня 2005 р.

 

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА РОБОТИ

Актуальність теми дослідження. Організація діловодства є однією з форм управлінської діяльності, що здійснюється в органах державної  влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності (далі – установах). Її нормативне та науково-методичне забезпечення завжди було в центрі уваги не лише документознавців і архівознавців, а і суспільства в цілому, оскільки від організації діловодних процесів залежить не тільки повнота репрезентації достовірних джерел історичної інформації в архівах, а й якість керування будь-якою установою.

В останнє десятиліття  організація діловодства в Україні  зазнала кардинальних змін, пов’язаних з процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду з керування документацією тощо. Зокрема, розпочато створення вітчизняної нормативно-правової та методичної бази, що має регламентувати і забезпечувати раціональне здійснення процесів документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в установі, започатковано й розгорнуто діяльність наукових інституцій, спрямовану на наукове опрацювання проблем організації діловодства (переважно у тісному зв’язку з проблемами організації архівної справи). Важливість такої діяльності засвідчує пильна увага міжнародного співтовариства до вирішення питань наукової організації процесів керування документацією й, зокрема, прийняття відповідного міжнародного стандарту – ISO 15489-2001 “Information and documentation. Records management”.

Розуміння сучасного стану організації діловодства в Україні, його традиційних форм та можливостей впровадження у ньому інновацій має спиратися на науковий аналіз розвитку цієї сфери у попередній історичний період. Це дозволить не тільки простежити динаміку проблем, що виникали у роботі служб діловодства установ, і завдань, окреслюваних тогочасними нормативними документами, ознайомитися зі змістом рекомендованих методик з організації діловодних процесів та їх впровадженням в Україні, але й визначити, що позитивного і негативного було у тих процесах, який досвід був набутий у сфері діловодства за останні півстоліття. Незважаючи на наявність значного масиву вітчизняних публікацій з історії діловодства, узагальнююче дослідження цих питань на сьогодні в Україні відсутнє. Вищевикладене зумовлює актуальність теми дисертації.

Стан наукової розробки теми. Історія розвитку нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні практично не знайшла відображення в історіографії. Питанням такого забезпечення у різні історичні періоди приділено увагу в працях ряду авторів, як правило, лише у зв’язку з розглядом розвитку суміжних сфер практичної діяльності, передусім, архівної справи, або дослідженням історії діяльності державних чи наукових установ. Так, зміст праць В. Шандри з історії Управління Київського учбового округу, генерал-губернаторств в Україні у ХІХ – на початку ХХ ст. дає можливість простежити вплив регламентувальних вимог на стан документування управлінської діяльності та роботу служб діловодства цих установ. Певне уявлення про тенденції розвитку нормативних актів, що регулювали організацію діловодства в Україні з ХV ст. до 20-х рр. ХХ ст., можна сформувати на підставі аналізу розділів “Нарисів історії архівної справи в Україні” (К., 2002), а також наукових статей Я. Дашкевича, П. Захарчишиної, І. Ворончук, Ю. Палехи, присвячених окремим періодам вітчизняної історії діловодства. Ряд відомостей про нормативне регулювання організації діловодства в радянській Україні містять монографії з історії архівної справи, авторами яких є українські вчені О. Мітюков та І. Матяш, а також публікації та навчальні видання К. Мітяєва, М. Ілюшенко, М. Ларіна з історії діловодства в Російській імперії та СРСР.

Єдиним дисертаційним  дослідженням, в якому проаналізовано організацію нормативного та науково-методичного  забезпечення організації діловодства в Україні у період з 1918 по 1934 рр., є праця Н. Костинської (К., 1988), де ця проблематика розглядалася у контексті діяльності радянських контрольних органів щодо удосконалення державного апарату. Деяким питанням історії організації наукових досліджень з діловодства в Україні у 1920–1930х рр. присвячена стаття С. Кулешова. У низці статей українських авторів розглянуто окремі аспекти і проблеми організації нормативного та методичного забезпечення діловодства, його наукові засади. Зокрема, це публікації 1960–1980х рр. О. Гомонова, П. Злобіна, М. Савченка, О. Саніна, М. Місермана, А. Фельзера, Н. Гончарової, В. Прокопчук. Однак, слід констатувати, що на сьогодні відсутня узагальнююча праця, в якій розглядалася б історія нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ ст. та було охарактеризовано його стан на початку ХХІ ст.

Джерельну базу дослідження  складають опубліковані нормативно-правові акти, навчальні та практичні посібники і довідники, наукові, методичні та інформаційні публікації в періодичних виданнях, а також архівні документи. Необхідними для дослідження стали офіційні видання нормативно-правових актів України, а саме – “Відомості Верховної Ради України”, “Зібрання постанов уряду УРСР”, “Офіційний вісник України” та “Вісник Державного комітету архівів України”. Архівні документи фонду 14 (Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України), що зберігаються у Центральному державному архіві вищих органів влади та управління України (далі – ЦДАВО України), стали цінним джерелом для висвітлення маловідомих сторінок історії організації діловодства в радянській Україні у 1950–1980х рр. Для поглибленого розуміння ситуацій в організації діловодства були використані публікації у “Науково-інформаційному бюлетені Архівного управління УРСР” (з 1965 р. – журнал “Архіви України”). Деякі відомості було взято із загальносоюзних періодичних видань, зокрема, журналу “Советские архивы”, російських часописів “Отечественные архивы”, “Делопроизводство”, з наукових публікацій українських і російських авторів на сторінках видання, що продовжується, – “Студії з архівної справи та документознавства”, яке є друкованим органом Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (далі – УНДІАСД), а також профільних навчальних посібників. Охарактеризувати стан і проблеми організації діловодства в установах країни у сучасний період допомогли матеріали анкетувань керівників служб діловодства центральних органів виконавчої влади, проведених працівниками УНДІАСД та ЦДАВО України у 1998 і 2003 рр.

Зв’язок роботи з науковими  програмами, планами, темами. Тема дисертації пов’язана з проблематикою плану науково-дослідної та методичної роботи Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (розділ 1.4 “Документознавство”).

Мета дослідження –  охарактеризувати розвиток нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ – на початку ХХІ ст. і визначити його перспективи.

Завдання дослідження:

• проаналізувати понятійний апарат та теоретичні основи діловодства як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності;
• розглянути еволюцію організації діловодства, виявити чинники, що впливали на цей процес;
• охарактеризувати сучасний стан та проблеми організації діловодства в Україні (на прикладі центральних органів виконавчої влади);
• дослідити зміст, особливості та дієвість нормативного і науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні на різних етапах розвитку діловодства у другій половині ХХ – на початку ХХІ ст.;
• визначити основні перспективні напрями формування нормативного та науково-методичного забезпечення діловодства в Україні.

Об’єктом дослідження  є організація діловодства в  Україні у другій половині ХХ –  на початку ХХІ ст.

Предметом дослідження є  нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ – на початку ХХІ ст.

Хронологічні межі дослідження  охоплюють другу половину ХХ –  початок ХХІ ст. Нижня межа зумовлена започаткуванням 1950-х рр. нормативного регулювання та методичного забезпечення організації діловодства в Україні з боку архівних установ.

Методи дослідження. Під  час проведення дослідження були використані такі дослідницькі методи: хронологічний, історико-порівняльного аналізу, поняттєвого аналізу, анкетування, статистико-аналітичний.

Наукова новизна роботи полягає  у тому, що в ній уперше в українському документознавстві комплексно охарактеризовано діловодство як об’єкт нормативного та науково-методичного забезпечення, зокрема, розглянуто його понятійний апарат, концептуальні основи організації та чинники, що впливали на еволюцію діловодства впродовж його історичного розвитку в Україні. Запропоновано уточнену схему періодизації історії діловодства в Україні. Визначено провідну роль нормативного та науково-методичного забезпечення в організації діловодства та обґрунтовано висновки щодо змісту, особливостей й проблем такого забезпечення в Україні впродовж другої половини ХХ – початку ХХІ ст. Окреслено основні перспективні напрями державного регулювання сфери діловодства, проведення наукових досліджень, підготовки методичних розробок, спрямовані на підвищення ефективності організації діловодства в Україні.