Шляхи вдосконалення організації роботи секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон»

 

ЗМІСТ

ВСТУП…………………………………………………………………………    5

РОЗДІЛ  І. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ  КЕРІВНИКА

1. Вимоги до посади секретаря керівника…………………………………………………………………….. 8
2. Основні обов’язки секретаря керівника………. ……………………… … 11
3. Професійна етика та робоче місце секретаря…………………………….. 17

РОЗДІЛ  ІІ.  РОБОТА СЕКРЕТАРЯ КЕРІВНИКА  НА ПРИВАТНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ «ДЕЙ-СОН»

2.1 Обов’язки секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон»…………………………………………………………………………….   20

2.2 Шляхи вдосконалення  організації роботи секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон» …………………………………………22

ВИСНОВКИ……………………………………………………………………..27

СПИСОК  ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ……………………………….29

ДОДАТКИ

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

Досягнення  в  науці та техніці, стрімкий розвиток науково-технічної революції, не можуть не впливати на всю сферу людської діяльності, та на розвиток суспільства в цілому. Певна річ,  вони вимагають подальшого вдосконалення управління, стилю і методів роботи, підвищення якості та ефективності управлінського праці.

Діяльність  будь-якої установи чи організації є неможливою без наявності керівника. Саме тому, від того, як організує роботу керівник і залежатиме успіх установи. Робота керівника іншими словами «стиль керівника» є однією з найважливіших сторін управлінської діяльності: від того, як працює керівник, залежить ефективність роботи підлеглих. У поняття «стиль керівника» включається його здатність організовувати працю підлеглих, комунікабельність, готовність прислухатися до нових ідей, його ставлення до ризику і помилок, розуміння почуттів інших людей. На роботу та стиль керівника в певній  мірі впливає робота його секретаря.

Можна без перебільшення  сказати, що робота керівника в установі чи організації є неможливою без  секретаря. Тому що, тільки секретар є  зв’язною ланкою між підлеглими та керівником, що в результаті і є забезпеченням ефективної роботи установи чи організації.

У кожній установі чи організації секретар, окрім загальних  обов’язків повинен виконувати специфічні покладені на нього функції, залежно від специфіки організації. До загальних та найбільш поширених обов’язків секретаря належать прийом та реєстрація кореспонденції, забезпечення ознайомлення важливої та потрібної кореспонденції керівника, робота з телефоном та відвідувачами, виконання машинописних робіт, підшивка документів у справи, організація копіювання і розмноження документів відповідно до вказівок керівника, інформування підрозділів та підлеглих. Секретар не приймає рішень з питань, що входять до компетенції свого керівника, однак він безпосередньо бере участь у втілення в життя прийнятих рішень. І тут особисті якості секретаря, такі, як енергійність, самодисципліна, самоконтроль, рішучість відіграють велику роль. Секретар представляє керівника також і перед іншими установами, і по ньому найчастіше судять як про її керівника, так і про організацію.

Ось чому, робота секретаря в організації є дуже важливою та відповідальною, і важливо розглянути всі обов’язки і можливості на посаді секретаря, а також спроектувати всі можливі шляхи вдосконалення організації роботи секретаря керівника на прикладі приватного підприємства «Дей-Сон» у цьому і полягає актуальність даної теми.

Дослідниками, які досліджують дану тему є Т. Бондарева [2],

 М. Домнікова [6],  О. Клименко [11],  Т.  Кузнєцова [15].

 Об’єктом дослідження є організація роботи секретаря керівника.

 Предметом дослідження є проектування всіх можливих варіантів вдосконалення організації роботи секретаря керівника на прикладі приватного підприємства «Дей-Сон».

Кінцевою метою є аналіз та виявлення всіх обов’язків секретаря керівника та представлення варіантів вдосконалення організації роботи на приватному підприємстві «Дей-Сон».

Перед нами поставлені такі завдання:

• опис організації роботи секретаря керівника;
• визначення всіх обов’язків секретаря на приватному підприємстві «Дей-Сон»;
• розглянути роль секретаря у приватному підприємстві «Дей-Сон»;
• представлення варіантів вдосконалення організації роботи секретаря керівника.

Методи  дослідження використані у роботі: аналізу та синтезу, індукції, дедукції, опис.

Робота складається з двох розділів та п’яти підпунктів. У першому розділі ми розглядаємо організацію роботи секретаря керівника в цілому, описуючи та аналізуючи основні вимоги до посади секретаря, як правильно вибирати людину на посаду секретаря, загальні та спеціальні обов’язки, професійну етику, а також робоче, комп’ютеризоване місце секретаря.

У другому розділі  ми розглядаємо організацію роботи секретаря на конкретному прикладі, визначаємо роль секретаря керівника в організації, та  шукаємо шляхи вдосконалення роботи секретаря керівника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ  КЕРІВНИКА

1. Вимоги до посади секретаря керівника

Ефективне управління є основою успіху без сумніву,  будь-якої, організації. Тому не можна  недооцінювати важливість кадрів, які знаються на управлінні. З розвитком всього суспільства, розвивається і наука управління. Людьми, які працюють безпосередньо в управлінні є керівники та працівники, котрі допомагають їм – секретарі.

Стиль керівника є однією з найважливіших сторін управлінської діяльності: від того, як працює керівник, залежить ефективність роботи підлеглих. «Стиль керівника» включає в себе здатність організовувати працю підлеглих, комунікабельність, готовність прислухатися до нових ідей, ставлення до ризику і помилок, розуміння почуттів інших людей. На стиль керівника певним чином впливає робота його секретаря [2, 78].

Можна без перебільшення  сказати, що якість і ефективність роботи апарату управління багато в чому визначається вмінням секретаря виконувати свої обов'язки, звільнити керівника від нераціональної витрати часу на виконання технічних функцій.

По суті справи, секретар є координуючим центром конкретного структурного підрозділу, що на практиці означає повну обізнаність про місцезнаходження осіб свого підрозділу, правильне оформлення листування, підготовку, організацію телефонних розмов [14, 56].

Секретар не приймає рішень з питань, що входять до компетенції керівника, однак він безпосередньо бере участь у втіленні в життя прийнятих керівником рішень. Такі особисті якості секретаря, як енергійність, самодисципліна, самоконтроль, здатність до самоосвіти, рішучість, доброзичливість, почуття справедливості, поряд з особистою харизмою відіграють велику роль. Секретар є сполучною ланкою між своїм керівником і підлеглими. І саме по секретарю і судять про самого керівника та організацію. Механізація і автоматизація управлінської праці вимагають від секретаря постійного підвищення своєї ділової кваліфікації, більш глибоких знань технології конторського праці, діловодства [17, 58].

Для того, щоб  в певній організації чи установі працював висококваліфікований працівник  найперше необхідно знайти правильну  людину. Першим кроком у цьому напрямі є визначення точних вимог до працівника. Як допоміжним засобом можна скористатися довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників. Секретар керівника неофіційно  є другою особою в установі чи організації, тому до пошуку цієї кандидатури слід віднестися з усією відповідальністю. Після того, як сформовані вимоги необхідно вибрати канали розповсюдження інформації про потребу у секретарі. Найефективнішим способом буде розміщення оголошення в спеціалізованих сайтах по працевлаштуванню або ж в кадрових агентствах [18, 2].

 Наступним  і найважливішим етапом є аналіз  резюме та анкет кандидатів. На  цьому етапі можна одразу побачити  та визначити грамотність, адекватність  працівника. Слід звернути увагу  також на вік та досвід роботи кандидатів. Для секретарів оптимальним віком є від 20 до 45 років. Після аналізування резюме наступним етапом є співбесіда з кандидатурами. Зазвичай, керівники проводять їх особисто, можливо з своїми заступниками або радниками. Форму співбесіди визначає сам керівник. На цьому етапі слід звернути увагу на зовнішній вигляд та одяг кандидатур. Якщо бажаючий отримати роботу прийшов(ла) в невідповідному одязі, то одразу ж можна зробити висновок про його (її) ставлення до роботи  та відповідальність. Якщо потрібна кандидатура знайдена, в першу чергу варто пояснити людині її точні обов’язки, що від не вимагатимуть, графік робочого дня, обговорити питання пов’язані з заробітною платнею та відпусткою [18, 3]. 

Дуже часто  посаду секретаря асоціюють з  посадою офісного клерка, тому, що ці професії є дуже близькими, а обов’язки секретаря та клерка дуже тісно переплітаються.

Для кращого  розуміння та розмежування цих посад  необхідно розібратися, хто такий  офісний клерк. Для загальних  офісних клерків характерним  є те, що вони виконують не одне вузькоспеціалізоване робоче завдання, а цілу низку різних обов’язків. Їхні завдання можуть змінюватися протягом робочого дня залежно від специфіки роботи, яку вони виконують, або потреб конкретного роботодавця. Деякі клерки протягом робочого дня можуть працювати з електронними файлами або здійснювати набір текстів на комп’ютері. Інші вводять дані до комп’ютерного терміналу або електронних баз даних. Вони також працюють з ксероксами, факсами та іншим офісним устаткуванням, готують кореспонденцію для відправлення, перевіряють документи, відповідають на телефонні дзвінки та передають повідомлення. Обов’язки клерків можуть бути різними, залежно від специфіки компанії, де вони працюють. Хоча деякі завдання залишаються типовими для більшості офісних клерків [11, 33]. Так, майже всі клерки мають сортувати різні документи, заповнювати різні паперові форми ( наприклад, щоденник обліку робочого часу), здійснювати інвентаризацію майна та приймати інформаційні повідомлення.

Отож, як ми бачимо секретар є поняттям більш вужчим, ніж офісний клерк, проте розглядаючи посаду секретаря керівника можна впевнено сказати, що ці поняття є тотожними, адже зважаючи на те, що секретар керівника виконує різноманітні завдання залежно від потреб організації та керівника.

Щодо вимог  до цієї посади то за довідником кваліфікаційних  характеристик професій секретар керівника  повинен знати:  постанови, розпорядження, накази; положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи стосовно діяльності підприємства і ведення діловодства; структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів; організацію діловодства; методи оброблення і оформлення документів; архівну справу; машинопис; правила користування приймально-переговорними пристроями, технічними засобами оброблення документів, усної та писемної документної інформації, комп’ютерами і друкарськими машинами; стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; правила друкування ділових листів з використанням типових форм; основи етики і естетики; правила ділового спілкування; основи організації праці і управління; правила експлуатації обчислювальної техніки; основи адміністративного права і законодавства про працю [5, 2].

Зазвичай, кваліфікаційними вимогами є повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або ж повна загальна середня освіта.

         До загально професійних вимог до посади секретаря керівника  відносять загальні завдання.  Тому секретар повинен вміти:

• раціонально та ефективно організовувати працю на робочому місці;
• додержуватись норм технологічного процесу;
• знати й виконувати вимоги нормативних актів про охорону праці й навколишнього середовища, додержуватись норм, методів і прийомів безпечного ведення робіт;
• використовувати в разі необхідності засоби попередження і усунення природних і непередбачених негативних явищ (пожежі, аварії, повені тощо);
• знати інформаційні технології [3, 1].

Окрім професійних  якостей секретар повинен також  бути хорошим психологом, для того, щоб підтримувати стосунки як безпосередньо  з керівником та із іншими підлеглими.

 

2. Основні обов’язки секретаря керівника

 

Звертаючись до довідника кваліфікаційних характеристик  професій знаходимо те, що секретар керівника  виконує функції, що включають  організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства.  А також, приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей. Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень [5, 2].

Ясна річ, що секретар також приймає документи і особисті заяви на підпис керівником підприємства. Готує документи і матеріали, необхідні для роботи керівникові. Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування. Організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану по каналах зв’язку.

Повинен також секретар виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації),  вести і оформляти протоколи засідань і нарад [5, 2].