Переписка деловых людей по электронной почте

Переписка деловых  людей по электронной почте

Стиль делового письма, отправляемого  по электронной почте, не отличается от обычного письма. Переписка лишена эмоций. Соответственно стиль должен быть сугубо рабочим и сжатым. При  почтовой переписке знаки внимания, элементы вежливости передаются с помощью  внешних атрибутов. Например, используя  специально подготовленный бланк, соответствующую  бумагу, оформление, размещение реквизитов и т. п. при электронной почте  эти возможности исключены. Поэтому  этот «недостаток» можно компенсировать, соблюдая правила письменного этикета.

Электронное письмо не допускает  волокиты, задержки с ответом. Это  почта экстренной связи с элементами срочности. Переписка порой протекает  в режиме реального времени –  «On-line». Требуется умение вести письменный диалог, как отмечают некоторые западные документоведы, «со скоростью мысли». Это требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером.

Язык при электронной  переписке отличается конкретностью, краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскомину стандартных при традиционной переписке  выражений типа «please, be informed» (мы информируем Вас…), «as per your request» (согласно Вашему запросу) и т.п. Приведем один из возможных вариантов переписки по электронной почте в связи с покупкой оргтехники для офиса (перевод на русский язык).

От кого: John Smith

Кому: RBM Manufacturing Company, Inc

Дата: 13 октября 2005 г.

Тема: покупка

Уважаемые господа!

Мы намереваемся до конца этого финансового года приобрести новую копировальную  машину для офиса. Мы хотели бы изучить  возможность покупки копировальной  машины RBM, и нас интересует, имеется  ли у вас подходящая модель.

Наш офис небольшой  и новой копировальной машиной  будут пользоваться только три секретарских работника. Мы изготавливаем примерно 3000 копий в месяц и хотели бы иметь машину, которая работает на стандартной бумаге. Нам необходима также сортировочно-подборочная (раскладочная) машина, но мы редко обрабатываем более 25 экземпляров одновременно.

Мы хотели бы также  получить информацию о гарантии и  услугах по ремонту.

Учитывая, что  финансовый год у нас заканчивается 15 декабря 2005 года, просим ускорить ответ.

С уважением.

John Smith

Office Manager

При частной неформальной переписке по электронной почте  допускается использование так  называемых Emoticons. Речь идет об использовании схематического изображения человеческого лица для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык E-mail.

Сюда входят Smileys (улыбки, смешинки) и Acronyms (слова, сформированные из первых букв словосочетания).

Разумеется Smileys это касается только личностной коммуникации и вряд ли применимо при серьезной и ответственной переписке, затрагивающей важные деловые проблемы.

Акронимы (Acronyms) встречаются намного чаще при деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке. Ниже приводятся несколько наиболее распространенных Акронимов:

• ASAP (As soon as possible) – как можно скорее;

• MSG (Message) – послание;

• JIC (Just in case) – при случае;

• CUL (See you later) – встретимся позднее;

• FAQ (Frequently asked question) – часто задаваемый вопрос;

• IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению;

• BTW (By the way) – между прочим;

• <g> (Grin) – усмешка. Ухмылка;

• BRB (Be right back) – немедленно возвращайся;

• GTG (Got to go) – готов идти;

• LOL (Laugh out loud) – заслуживает громкого смеха;

• WTG (Way to go) – куда идти, направление;

• OIC (Oh, l see) – мне все понятно;

• TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.

Эти взятые из западной литературы по деловой корреспонденции рекомендации наглядно свидетельствуют, насколько  серьезно современные документоведы относятся к переписке по электронной почте. Они рассматривают ее как наиболее перспективную из принятых сегодня на вооружение способов коммуникации и прогнозируют нуклонный ее рост в будущем. Это обусловлено скоростью при передаче информации и простотой операции при ее использовании. Однако многие деловые письма не «укладываются» в рамки электронной почты, иихпуть к адресату лежит через традиционную почтовую связь либо по факсу. Например, претензионное письмо, когда требуется обстоятельно и подробно изложить суть жалобы, лучше отправить в «старом» классическом формате. В данном случае (а их в деловой практике бывает немало) требует не скорость, а убедительная аргументация, подробное изложение фактов. Кроме того, нередко при подготовке корреспонденции (например, первичной, информационной) на переднем плане стоит форма, ритуал. Письмо играет роль визитной карточки, и его требуется изложить на официальном бланке компании с привлечением всех предусмотренных реквизитов. Западные документоведы предупреждают о том, что электронная почта весьма прозрачна, и при желании с содержанием ваших писем может ознакомиться любой, чей компьютер подсоединен к Сети.

Поэтому они предлагают воздерживаться от передачи документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию по E-mail. Для пересылки и согласования контактов, коммерческих сделок лучше использовать проверенные надежные каналы связи.

Среди ошибок, которые допускаются  при использовании электронной  почты, одна заключается в неверном суждении о том, что канал связи  якобы менее формален, располагает  на «простоту общения». При письменном контакте, даже если это переписка  по E-mail, необходимо не забывать про язык, стиль. Это во многом касается наших предпринимателей, которые считают, что после первичной встречи или полученного ответа можно переходить на «ты» и пренебречь «излишним» протоколом. На Западе не спешат переводи т. д.ловые отношения в разряд дружеских и личных. Там всегда стараются сохрани т. д.станцию. Поэтому при электронной переписке, как и при обычной, необходимо оставаться на уровне бизнеса, деловых отношений. Будьте точным, аккуратным в формулировках, выражениях и т. д. При всей простоте E-mail для бизнесмена остается средством официальной переписки. Надо следить за грамотностью, грамматикой, орфографией. При всей скорости переписки надо избегать ошибок. Они могут не только отрицательно повлиять на формирование имиджа фирмы, но и навредить отношениям с партнером или клиентом.

Западные документоведы рекомендуют не заменять телефонные разговоры электронной перепиской. Учитывая скорости E-mail, такое желание появляется постоянно, т. к. телефонные переговоры и электронная почта не могут замени т. д.уг друга, а при умелом использовании дополняют и помогают друг другу. И еще один подводный риф, встречающийся при переписке по E-mail. Поступающая от адресата информация не всегда приятна, а порой, вызывая отрицательные эмоции, толкает на резкость, желание ответить «как надо». Лучше оставить не понравившееся послание без ответа, чем отреагировать на него возмущенным и невежливым письмом.