Правила ведения деловой переписки

Правила ведения деловой переписки

Достаточно часто первый контакт в деловом мире начинается с письменных коммуникаций – деловых  писем. Но если оно будет написано без соблюдения правил этикета делового письма, то едва зародившиеся контакты могут  прерваться, и вы потеряете клиента или делового партнера. Поэтому, наверное, не придется никого убеждать, насколько важно уметь писать деловые письма, которые помогут составить благоприятное впечатление о вас лично и о вашей компании в целом.

Основные правила деловой переписки. Современные формы переписки сложились более 150 лет назад. Принято считать, что их родина – Англия, где впервые были введены правила составления деловой корреспонденции.

Общие правила ведения  переписки

1. Перед тем начать  составлять письма деловому партнеру, стоит для себя уяснить следующие моменты:

- вид письма  (сопроводительное, письмо-заказ, письмо-извещение, письмо-заказ, письмо-напоминание, письмо-презентация, письмо-отказ, гарантийное письмо и т.д.);

- предполагается ли  ответ на ваше письмо (существуют условия, когда получение ответа на письмо не предполагается, например, письмо-презентация);

- будет ли содержание  письма однозначно понятно вашему  адресату, не оставит ли оно  каких-то неясностей относительно  вопроса переписки;

- уверены ли вы, что письмо, отправленное почтой, придет в срок (если нет, то лучше воспользоваться телефаксом, услугами службы DHL или отправить письмо через Интернет).

2. Тон письма всегда  должен оставаться корректным.

3.  Необходимо тщательно отбирать лексику, избегая неточностей, двусмысленности, излишнего употребления профессиональных слов. Текст письма должен быть прост для понимания.

4. Деловое письмо следует  писать только на бланке организации,  от имени которой вы выступаете. Так как внешний вид фирменного  бланка – это своеобразная визитная карточка вашей компании, то к оформлению официального бланка следует относиться с особой тщательностью.  Чем официальнее бланк письма – тем официальнее должен быть тон письма.

5. Содержание письма  по смыслу разделяют на абзацы. Абзацы не должны быть слишком громоздкими, иначе даже один вид письма вызовет у респондента скуку. Чтобы этого избежать, лучше следовать правилу: первый и последний абзац должны содержать не более четырех машинописных строк, а все остальные – не более восьми.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый  редактор Microsoft Word (программный продукт  корпорации Microsoft Corporation) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для  оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

При оформлении делового письма номера страниц проставляют  внизу с правой стороны страницы, а при оформлении других деловых  документов - посередине верхнего поля листа.

Текст самого письма рекомендуется  печатать в бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.

На письменный запрос следует отвечать в течение 10 дней после получения.

На послания, полученные по факсу и электронной почте, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных

Правила оформление делового письма в России

Автор считает целесообразным познакомить читателя с правилами составления деловых писем не только применительно к международной практике, но и к российской действительности.

В России оформление официальных бланков  регламентируются нормативными документами  и, в первую очередь, ГОСТ 6.330-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».

ГОСТ установлено два стандартных  формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и не на нём, должен иметь поля не менее 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Данные требования к оформлению документов закреплены российским законодательством, но автор рекомендует использовать их и при составлении делового письма зарубежному партнеру.

В зависимости от степени  близости с вашим корреспондентом  обращение может начинаться  со слов «Уважаемый + фамилия (имя, отчество)» или «Дорогой + имя и отчество (имя)». Такие слова, как «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и т.д. сокращать ни в коем случае нельзя. Иначе получатель вправе думать, что вы на самом деле не очень-то уважаете его.  А  заканчивать письмо следует словами благодарности за сотрудничество. И затем перед вашей подписью ставится выражение: «С уважением, …» или «Искренне Ваш...».

В официальных письмах  недопустимо обращение на «ты», даже если в жизни вы с этим человеком находитесь не только в деловых, но и в  дружеских отношениях.

Обычно деловое или  служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов: 
 
1. Область заголовка.  
В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.  
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата. 
 
Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

ü      предлог «О» + сущ. в предложном падеже: "О поставке автомобилей";

ü      по вопросу «О» + сущ. в предложном падеже: "По вопросу о поставке запчастей";

ü      касательно + сущ. в родительном падеже: "Касательно заказа на поставку" и т. п.

2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.

ü      Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

ü      Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. 

Структура делового письма  

1.      Наименование организации-отправителя.

2.       Указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения фирмы, отдела и т.д.

3.      Дата написания письма.

4.      Адрес получателя письма.

5.      Указание на конкретное лицо.

6.      Вступительное обращение

7.      Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.

8.      Основной текст письма.

9.      Заключительная формула вежливости.

10.  Подпись.

11.  Указание на приложение.

12.  Указание на рассылку копий. 

 

При оформлении делового письма российскому партнеру стоит помнить еще несколько правил.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в  дательном падеже, например:

Генеральному директору  
ОАО "Альфа Бизнес"  
В.А. Прохоров

или

АО "Бета Холдинг"  
Главному бухгалтеру  
В.М. Иванов

В случае если вы ставите  сокращения «г-ну», «г-же», то вначале  пишется фамилия респондента, после  и инициалы.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При направлении письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.          

 

При направлении документа  физическому лицу указывают фамилию  и инициалы получателя, затем почтовый адрес

Отметку о наличии  приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение о Корпоративной этике  на 5 л. в 1 экз.   2. Правила аттестации персонала на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если приложение направляют не во все указанные в документе  адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на официальном  бланке компании); личная подпись; расшифровка  подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий	Личная подпись	А.А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент	Личная подпись	А.А. Борисов