Проблемы внедрения информационных технологий на предприятии

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

Основная часть.

1. Проблемы внедрения ИТ………………………………………………3
2. Анализ причин низкой эффективности проведения изменений…….6

Выводы........................................................................................................10

Список литературы……………………………………………...11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Проблемы внедрения информационных технологий

Рассмотрим этапы внедрения  ИТ.

Этап 1. Выявление перспективных  технологий и принятие решения об инвестициях

На первом этапе выявляются перспективные для предприятия информационные технологии, оцениваются их потенциальные преимущества и возможные риски, принимаются решения об инвестициях в новые ИТ, назначаются лидеры, обеспечивающие разработку ИТ, формируются системы управления пилотными проектами.

Этап 2. Технологическое обучение и адаптация

Цель, которая ставится на втором этапе, состоит в проведении экспериментов с новыми технологиями, что осуществляется посредством  серии пилотных проектов. Основная задача эксперимента состоит в выработке  представлений о том, как можно использовать новые технологии и как убедить пользователя применять их. Часто результаты второго этапа дают новый взгляд на проблему, существенно отличающийся от того, который выработали эксперты на первом этапе.

Протяженность этого  этапа широко варьируется в зависимости от типа технологии, характеристик пользователя, задач, для которых реализуются технологии, внутренних и внешних условий, в которых находится предприятие.

Этап 3. Рационализация/контроль управления

К тому времени, когда  отношение к новым технологиям достигает третьего этапа, они понятны как специалистам подразделения ИТ, так и пользователям. Основная задача состоит в создании соответствующих стимулов, гарантирующих эффективное использование технологий по мере их распространения на предприятии. На этом этапе разрабатываются стандарты и системы контроля, гарантирующие, что бизнес-процессы предприятия на основе новых программных приложений реализуются эффективно. Неудачи в разработке и поддержании стандартов могут обернуться значительными затратами.

Этап 4. Зрелость/широкое  распространение технологии

К началу четвертого этапа  должна быть построена система управленческого  контроля, а пользователи убеждены в преимуществах новых технологий. Основная проблема теперь может заключаться  в утрате энтузиазма по отношению к существующим технологиям, хотя они еще могут приносить пользу. В связи с этим необходимо более внимательное отношение руководства предприятия к тому, чтобы устаревшие технологии и приложения не выходили за рамки полезного срока их жизни.

Выделение четырех этапов внедрения ИТ (инновация, усвоение, рационализация и зрелость) создает  базу, вокруг которой развивается  стратегический взгляд на распространение  технологий в фирме. Однако, разные технологии могут иметь свои особенности в смысле этапов внедрения и порядка их следования, поскольку большую роль играют индивидуальные черты каждого конкретного предприятия.

С точки зрения использования  информационных технологий, практически  всю совокупность представленных на рынке компаний можно разделить на три категории, в которых:

• в процессе развития внедрены различные, не связанные между собой системы для учета и управления предприятием по отдельным направлениям деятельности, таким, как продажи, закупки, склад, бухгалтерия, персонал и т.д.;
• внедрена интегрированная информационная система, разработанная «под заказ» и включающая в себя компоненты из перечисленного списка возможных модулей, но не соответствующая современному уровню и требованиям постоянно появляющихся новых стандартов;
• практически не используются информационные технологии (за исключением бухгалтерии) в управлении процессами и ресурсами;

Есть еще две категории, но представляющие их компании, скорее всего, уже не являются потенциальными потребителями новых решений. Одни из них - это те, которые уже сделали свой выбор и находятся в процессе его реализации, другие - в которых успешно внедрена какая либо из известных ERP-систем (следует отметить, что таких компаний в России практически нет).

Несмотря на достаточно высокий уровень предложения и потенциально высокий уровень спроса, лишь немногие топ-менеджеры решаются на проведение такого рода изменений:

• менеджеры, у которых уже работают какие-либо информационные системы, стоят перед дилеммой: либо потратить немалую сумму на «интегрированное решение», эффект от которого далеко не очевиден, и при этом выбросить на свалку «старые добрые» программы, которые, не соответствуют современному уровню реализации, но проверены временем и «работают»; либо оставить все как есть, и забыть про современные концепции ERP, e-business и прочие достижения в области менеджмента и, соответственно, потерять определенные конкурентные преимущества.
• менеджеры компаний, в которых до сих пор, в лучшем случае, автоматизирована лишь работа бухгалтерии - вообще плохо представляют технологию внедрения IT-решений и объемы требуемых ресурсов.
• наконец, менеджеры, которые уже приобрели опыт неудачного внедрения одной из известных систем, имеют особое мнение на этот счет, и представляется достаточно сложной задачей найти доводы и аргументы, которые заставили бы их поверить в возможность успешного проведения изменений и повторить попытку.

2.Анализ причин низкой эффективности проведения изменений

В настоящее время  сформировался взгляд на организацию  как на сложную открытую социальную систему, механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода (Рис.1).

Рис.1 Модель системы, для описания функционирования организации

Один из подходов, названный  моделью конгруэнтности ("соответствия") организационного поведения, основан на общей системной модели, предложенной Дэвидом Надлером (Devid Nadler, 1993). Считается, что организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей. Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других ее составных частях. При этом система генерирует энергию, чтобы двигаться к состоянию равновесия. Наконец, чтобы продолжать существовать, организация как открытая система должна поддерживать благоприятные взаимоотношения по входам и выходам с внешним окружением (Рис. 2).

Рис.2 Модель согласования Надлера для описания изменений  в организации

Основные входные  элементы, поступающие в систему организационного поведения, связывают ее с внешним окружением. К ним относятся:

• ограничения, требования и возможности;
• ресурсы;
• история данной организации.

Четвертым и, по-видимому, самым важным входным элементом  является стратегия.

Выходные элементы включают в себя: характеристики работы организации, характеристики работы групп, индивидуальные характеристики, которые вместе определяют общую эффективность деятельности.

Внутри организации  существуют четыре взаимозависимых  компонента (внутренние элементы):

• задачи;
• структуры и системы;
• культура;
• люди.

Раскроем смысл используемых на схеме (Рис. 2) терминов.

· Стратегия представляет собой набор ключевых решений относительно соответствия имеющихся ресурсов предоставленным возможностям, ограничениям и требованиям внешнего окружения в контексте истории организации и в соответствии с ее видением и миссией.

· Видение - описание «желаемой реальности», выражающее основные ценности, обозначающее необходимые и достаточные изменения. Видение включает две компоненты:

1. Сформулированное описание  предназначения организации, позволяющее  понять, это предназначение, заинтересованным в деятельности организации группам.

2. Эмоциональный призыв, заключенный в видении мотивационный  импульс, с которым люди готовы  согласиться. 

Задачи являются важнейшей частью организации. Они состоят из видов работ, которые необходимо выполнять, и характеристик их выполнения, а также количества и качества услуг или товаров, которые производит организация.

Организационные структуры и системы включают в себя формальные системы и организационные механизмы, такие, как системы бизнес-процессов, линии подотчетности, информационные системы, механизмы мониторинга и контроля, должностные инструкции, формальные системы оплаты и вознаграждения и т.д.

Организационная культура включает в себя ценности, ритуалы, источники власти, приверженности, нормы, неформальные взаимоотношения, которые влияют на то, «как здесь делаются дела».

Люди привносят свои разнообразные навыки, знания и опыт, различные личностные качества, ценности, отношения и поведение. В период быстрых изменений основной причиной, вызывающей стресс, является стремление привести индивидуальные потребности в соответствие с формальными и неформальными структурами и системами организации, а также с ее культурой.

Внедрение информационных технологий в деятельность компании только на первый взгляд представляет изменение одного их четырех элементов - «организационные структуры и системы». В действительности, этот элемент взаимосвязан с остальными компонентами, входящими в систему, и нарушение равновесия неизбежно повлечет за собой:

• изменение задач, видов и характеристик работ и качества их выполнения;
• пересмотр неформальных отношений (культуры организации);
• сопротивление персонала.

 

 

 

 

 

 

Выводы

Таким образом, внедрение  информационных технологий было бы неверно  рассматривать как самодостаточный процесс изменения одного из элементов модели. По сути дела, он является частью более общего процесса изменений, затрагивающего все компоненты рассматриваемой системы, влияющей на организацию в целом. Проведение изменений без учета этого влияния может привести к непредсказуемым последствиям.

Корни данной проблемы появляются на этапе постановки задачи о необходимости  внедрения тех или иных технологий - менеджер выявляет неэффективную  работу какой-либо из подсистем и, рассматривая ее как самодостаточный элемент, формулирует задачу о необходимости внедрения соответствующего решения. При этом, некорректная формулировка задачи, вполне естественно, приводит к неудовлетворительному результату.

По опыту российских аналитиков, в большинстве случаев  выявляются следующие основные проблемы при внедрении систем управления:

• отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
• необходимость в частичной или полной реорганизации структуры;
• необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
• сопротивление сотрудников;
• временное увеличение нагрузки во время внедрения системы;
• отсутствие лидера и квалифицированной команды для ее внедрения.

 

 

 

Список литературы

1. Мифоров А.А. Информационные технологии в экономике. Учебник.: М., 2000. – 300 с. 
2. Оливер В.Г., Оливер Н.А. Компьютерные сети, принципы, технологии, протоколы. Санкт-Петербург. «Питер», 2001. – 205 с. 
3. Пасько В. Microsoft Office 97 (русифицированная версия). – К.: Издательская группа BHV, 1998. – 768 с. 
4. Петров С.К. Информационные технологии сегодня. Учебное пособие.- М. «ТДК», 2003. – 250 с. 
5. Тимошилов Н.Е. Информация и информационные технологии. Самара: 2000. – 148 с. 
6. Ушилов С.С. Информационные технологии. Учебное пособие. – М.: СПб, 2001. – 118 с.

7.http://www.osp.ru

8. http://5ballov.qip.ru