Внедрение информационной системы электронного документооборота на предприятии

Оглавление

 

1. Анализ деятельности предприятия 3

2. Реорганизация бизнес-процессов 7

3. Этапы работ 10

4. Задачи 11

5. Определение трудоёмкости задач 12

6. Ресурсы проекта 13

7. Риски проекта 14

8. Ввод данных  в MS Project 15

8.1. Задачи 15

8.2. Ресурсы 15

8.3. Диаграмма  Ганта 16

8.4. Отчет  по выполненному проекту 17

9. Анализ качества 19

Заключение 20

Список используемой литературы 21

 

 

 

1. Анализ  деятельности предприятия

 

История «Каравая» началась в 1949 году, когда было построено здание первого хлебозавода. Тогда в  молодом поселке начали выпекать хлеб, необходимый строителям. Спустя три года поселок был преобразован в город, и маленький хлебозавод нуждался в расширении.

В 1957 году в центральной  части города на улице Мира появилось  здание нового хлебозавода, и образовалось предприятие «Ангарский хлебокомбинат». Ввод в эксплуатацию нового завода, со значительными по тем временам мощностями, позволил расширить и  увеличить выпуск хлебной продукции. На новом хлебозаводе стали выпускать  хлеба и булочные изделия, а в 1967 году в его помещении открылся цех по производству вафель и вафельных тортов.

В 1979 г. в Юго-западной части города вводится в эксплуатацию хлебозавод №1. Именно здесь были установлены первые в Иркутской области технологические линии по производству подового хлеба ржаных сортов, в том числе знаменитый «Ангарский Дарницкий».

В 1993 году утверждается план приватизации хлебозавода, по завершению которого предприятие было реорганизовано в ОАО «Каравай». Обретение нового статуса дало возможность предприятию  самостоятельно решать вопросы производства.

В 2005 году ангарская хлебная  компания «Каравай» пришла на продовольственный  рынок Красноярска, выкупив красноярский муниципальный хлебокомбинат «Енисей». А с 2006 г. в его состав вошел и Шелеховский хлебозавод. В 2010 году появился  и завод в столице республики Бурятия-городе Улан-Удэ.

В настоящее время пищевое  объединение «Каравай» включает в себя пять хлебозаводов, которые перенимают традиции и качество, проверенное десятилетиями: два в Ангарске, хлебозаводы в Шелехово, в Красноярске и в Улан-Удэ. У каждого из них своя история развития и совершенствования, но все они объединены единой целью ОАО «Каравай»: служить потребителю и обществу в целом, создавая вкусные и полезные продукты, обеспечивая население самым необходимым, самым важным продуктом–хлебом.

Благодаря уникальному сочетанию  традиций русской выпечки, использованию  современных технологий, эффективному менеджменту,

«Каравай» с каждым годом  укрепляет свои позиции на рынке, завоевывая признание своей продукции  потребителями. Все это позволило  предприятию стать одним из крупнейших производителей хлеба, хлебобулочных  и кондитерских изделий в Восточной  Сибири.

 

 

Рис. 1 Иерархическая структура предприятия.

 

В данной курсовой работе необходимо рассмотреть движение документов по организации.

До внедрения системы  электронного документооборота вся  документация передвигала по предприятию  в бумажном виде, сто создавало  большие неудобства. В процессе движения документы могли теряться. Поиск  необходимой отчетности занимал  значительное время, требовалось много  места для хранения бумажных документов. Уходило много времени, пока требуемы документ дойдет до пользователя.

 

2. Реорганизация бизнес-процессов

 

На рис. 2 представлена подробная схема движения документов после написания программного продукта и внедрения автоматизированной системы.

Документооборот — движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Главное назначение СЭД —  это организация хранения электронных  документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). Комплексная  СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации  — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в  том числе, сложных композиционных документов.

Внедренный программный  продукт объединит разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Обеспечит гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В программе будет реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Внедренный программный продукт будет настроен на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис 2. Схема документооборота на предприятии.

 

 

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и  т. п.). На рисунке ниже показано, насколько  сокращается время отдельных  этапов работы с документами при  замене бумажного процесса на цифровой.

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при  изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

 

3. Этапы работ

 

В реализуемом проекте автоматизации  можно выделить следующие этапы (основные вехи):

1. Сбор сведений и анализ деятельности

Проводятся собеседования с  руководством и пользователями, осуществляется сбор сведений, составляется список работ. Основные ресурсы: литература.

2. Разработка и программирование

Логическое и физическое проектирование БД, реализация программной системы. Ресурсы: компьютер и ПО, литература.

3. Тестирование и отладка

Многоступенчатое тестирование, отладка  и доработка программной системы.

4. Подготовка отчётной документации
5. Внедрение и сдача

Ввод системы в эксплуатацию, обучение пользователей.

Перечисленные этапы будут рассмотрены  более подробно в следующей главе.

 

4. Задачи

 

Каждый этап разбит на задачи. Задачи этапов определяются ещё на стадии планирования проекта. Очень  важно подойти к его выполнению с полной серьёзностью, так как  выполнение незапланированных задач, неизбежно приводит к значительному  увеличению выделенного на выполнение проекта времени.

Рассмотрим подробнее  каждый этап, с задачами входящими  в нём:

1. Сбор сведений и анализ  деятельности

1.1. Консультации с директором

1.2. Консультации с кадровиками  и бухгалтерами 

1.3. Анализ документооборота

1.4. Ознакомление с аналогами

1.5. Составление плана  работ

2. Разработка и программирование

3. Тестирование и отладка

3.1. Тестирование системы  своими силами

3.2. Тестирование системы  пользователями

3.3. Коррекция и отладка

3.4. Контрольное тестирование  пользователем

4. Подготовка отчётной  документации

4.1. Написание руководства  пользователя

4.2. Написание руководства  программиста

4.3. Составление отчётной  документации

5. Внедрение и сдача

5.1. Установка и настройка

5.2. Обучение пользователей

5.3. Сдача системы и  документации 

5. Определение трудоёмкости задач

 

При планировании проекта, была принята во внимание возможность  нарушения выделенных на выполнение временных отрезков. И хотя запланированный  срок соблюдался, необходимо было учесть возможные задержки. Задачи и этапы  с количеством затраченных на них дней приведены в таблице 1.

Задача	Трудоёмкость, дни
Сбор сведений и анализ деятельности	21
Консультации с директором	1
Консультации с пользователями	9
Анализ документооборота	5
Ознакомление с аналогами	3
Составление плана работ	3
Разработка и  программирование	15
Тестирование  и отладка	21
Тестирование системы своими силами	5
Тестирование системы пользователями	10
Коррекция и отладка	3
Контрольное тестирование пользователем	3
Подготовка отчётной документации	7
Написание руководства пользователя	2
Написание руководства программиста	2
Составление отчётной документации	2
Внедрение и  сдача	7
Установка и настройка	2
Обучение пользователей	4
Сдача системы и документации	1

 

Суммарное время выполнения проекта: 70 день.

 

6. Ресурсы проекта

 

Ресурс– это трудовая, материальная, финансовая, техническая или иная единица, которая используется для  выполнения задач проекта. Ресурсы  могут быть трех видов.

Трудовые – это работники  или коллективы, выполняющие запланированные  в рамках проекта работы.

Материальные – материалы, которые потребляются при выполнении работ проекта.

Затратные – различные  виды денежных расходов сопряженных  с работами проекта, которые напрямую не зависят от объема, длительности работ и потребляемых ими трудовых или материальных ресурсов. Например, стоимость железнодорожных или  авиационных билетов, командировочные  расходы и т.п.

В нашем проекте используются такие материальные ресурсы, как: персональный компьютер в количестве 2 штук и общей стоимостью 43000 р., литература, документы и лицензионное ПО стоимостью 19000 р.

В нашем проекте используются такие трудовые  ресурсы, как: руководитель проекта с часовой ставкой 800 р/ч, программист с часовой ставкой 500 р/ч, сверхурочные 200 р/ч, главный бухгалтер с часовой ставкой 650 р/ч, сверхурочные 300 р/ч, бухгалтер с часовой ставкой 400 р/ч, сверхурочные 300 р/ч.

 

7. Риски проекта

 

Причиной возникновения  риска является неопределенность, которая  присутствует во всех проектах. Известные  риски – это те риски, которые  идентифицированы и подвергнуты  анализу.

Организации принимают во внимание риски в той степени, в какой они соотносятся с  угрозами проекта или с благоприятными возможностями, повышающими вероятность  успешного выполнения проекта. Риски, представляющие собой угрозу для  проекта, могут приниматься в  том случае, если риск соразмерен выгоде, которую можно получить, приняв этот риск.

Основные риски моего  проекта представлены в таблице 2:

 

Таблица 2: Риски проекта

Название риска	Причины возникновения	Меры по устранению
Проблема обученных кадров	Увольнение/болезнь обученного специалиста	Обучение нового специалиста.
Проблема конкуренты	Появление похожего и более усовершенствованного ПО у конкурентов	Коррекция и модернизация своего ПО
Проблемы оборудования	Неполадки аппаратного/программного характера компьютера	Ремонт ПК, замена ПК/переустановка  ПО или ОС