Информационное и техническое обеспечение АИСБУ

КСР № 2

Тема «Информационное и техническое обеспечение АИСБУ»

 

Классификация и кодирование учетно-аналитической информации.

 

Классификация и кодирование учетной информации определяет одну из основных функций информационного обеспечения, являясь составляющей внемашинного вида информационного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) – совокупность методов и средств отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта.

В составе информационного обеспечения выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение. Внемашинное информационное обеспечение включает систему экономических показателей, систему классификации и кодирования, систему документации, потоки информации (документооборот).

Внутримашинное информационное обеспечение – система специальным  образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

Автоматизированная обработка экономической информации на ЭВМ (и

без использования ЭВМ тоже, но в меньшей мере) требует использование систем классификаторов и кодирования реквизитов–признаков.

Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований, т. е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений. Код представляет собой условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования.

Система классификации  – совокупность правил и результат распределения объектов заданного множества на подмножестве в соответствии с признаками.

Согласно системе применяются два метода классификации: иерархический и фасетный. 

Иерархический – это такой метод классификации, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества. Примером иерархического метода классификации может служить следующий: все студенты института разбиваются на факультеты, внутри факультетов – на курсы, внутри курсов – на группы. 

Фасетный – это такой метод классификации, при котором заданное множество делится на независимые группировки по различным признакам классификации. Примером фасетного метода может служить разбиение студентов на группы по возрасту, полу и т. п.

Согласно единой системе классификации и кодирования технико-экономической информации кодирование – это образование и присвоение объекту классификации, признаку классификации и (или) классификационной группировке кодового обозначения. Кодовое обозначение – это обозначение объекта, признака классификации и (или) классификационной группировки знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом кодирования.

Совокупность правил обозначения объектов классификации называется системой кодирования.

Существует четыре метода кодирования: порядковый, серийно-порядковый, последовательный, параллельный.

Порядковый метод – это такой метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда (ГОСТ 17369-78). При порядковом методе каждой единице информации присваивается номер по порядку без какого-либо пропуска номеров. Новые элементы получают номера в конце имеющегося перечня. Здесь никакой предварительной классификации не требуется. Последовательность присвоения кодов определяется чаще всего хронологией возникновения информации. Примером использования порядкового метода кодирования является систематизация домов на улице, квартир в доме.

Удобство этого метода в простоте, а к недостаткам можно отнести отсутствие всякой классификации, невозможность вставить элемент внутрь, выделить группы однородных признаков. Все это усложняет обработку данных на ЭВМ. Поэтому этот метод кодирования рекомендуется использовать для небольших, простых и постоянных множеств, например категории работающих, виды образования, национальность, единицы измерения. 

Серийно-порядковый метод – это такой метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками (ГОСТ 17369-78). Серийно-порядковый метод кодирования предполагает разделение информации по какому-либо признаку на отдельные части (серии). Для каждой серии отводится своя группа условных обозначений. При этом номера единиц информации последующих серий не продолжают строго последовательно номера имеющихся единиц информации предыдущей серии, а между ними делается разрыв. Примером может служить кодирование цехов на предприятиях. Так, если имеется 10 основных цехов и 3 вспомогательных, то их можно закодировать следующим образом: 01, 02, ..., 10 и 25, 26, 27.

Серийно-порядковый метод используется для множеств, имеющих классификацию по двум признакам: старшему признаку отводится своя группа номеров, внутри которой все элементы младшего признака кодируются по порядку. Поэтому этот метод и называется серийно-порядковым. Размер серии устанавливается с учетом количества элементов младшего признака и необходимого резерва свободных номеров на случай расширения. Для новых номеров отводятся кодовые обозначения из резерва свободных номеров соответствующей серии.

Серийно-порядковый метод обеспечивает получение итогов по сериям, но лишь по одному классификационному признаку. Он позволяет сохранять принцип при расширении номенклатуры. Но так как предвидеть запас кодов трудно, то на практике серийность порой нарушается. Поэтому к недостаткам этого метода кодирования относится то, что размер серии не всегда можно предусмотреть. Серийно-порядковый метод удобен для относительно устойчивых номенклатур. Так, его рекомендуется использовать для кодирования цехов, видов оплат и удержаний.

Последовательный метод – это такой метод кодирования, при котором в кодовом обозначении последовательно указываются зависимые признаки классификации (ГОСТ 17369-78). Последовательный метод кодирования предполагает наличие иерархической организации информации или разделение ее по ряду признаков. Суть его в том, что каждый признак обеспечивается своей нумерацией в пределах всего признака. Все элементы классифицируются по определенным признакам, и каждому из них отводится свое число позиций (разрядов) в соответствии с количеством элементов данной группировки. Параллельный метод – это такой метод кодирования, при котором в кодовом обозначении объекта классификации или классификационной группировке указываются независимые признаки классификации (ГОСТ 17369-78). В качестве примера рассмотрим классификацию сотрудников предприятия. Здесь можно учитывать такие классификационные признаки, как пол, возраст, образование, семейное положение и др. Очевидно, что все эти признаки не зависят друг от друга. 

Последовательный и параллельный методы кодирования обладают рядом преимуществ: четкое выделение каждого классификационного признака, стройность построения, удобство при обработке на ЭВМ. Недостаток этих методов – их сложность и громоздкость. Как правило, они используются при кодировании больших многопризначных номенклатур.

Единая система классификации и кодирования (ГОСТ 17369-78) определяет еще и такое понятие, как классификатор. 

Классификатор – это систематизированный свод наименований объектов и признаков классификации и (или) классификационных группировок и их кодовых обозначений.

Существуют следующие виды классификаторов: 

• общегосударственные, разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны. Например, классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции, классификатор предприятий и организаций, классификатор профессий рабочих, должностей служащих, классификатор управленческой документации и др.;
• отраслевые, единые для какой-либо отрасли деятельности.

Например, для бухгалтерского учета составлены коды планов счетов, видов оплат и удержаний из заработной платы и др.;

• локальные, применяемые внутри предприятия: комбината, производственного объединения и других подразделений, министерств и ведомств (классификаторы структурных подразделений, готовой продукции, материалов и комплектующих, предприятий – поставщиков и заказчиков и др.).

Почти на всех упаковках импортных товаров можно видеть незатейливый стандартный рисунок: три-четыре десятка разной ширины черных полосок в ряд, а под ними – 13 цифр. Это европейский штриховой код. 

Штриховой код – это способ идентификации единичных предметов, разработанный специально для построения систем автоматизированного сбора информации для последующей компьютерной ее обработки и оптимальной организации материальных потоков в самых различных отраслях хозяйства, экономики.

Области применения штриховых кодов самые разнообразные – от отдельных магазинов, складов, производственных конвейеров, цехов до целых отраслей и обширных экономических регионов. Устраняя ручной труд на входе информационных систем, штриховые коды придают им законченный вид и вместе с тем вовлекают в сферу автоматизации новые участки хозяйственной деятельности. Автоматизация же информационной технологии непосредственно влияет на основную производственную технологию отрасли, поднимает ее на качественно новый уровень организации.

Штриховой код состоит из двух элементов: собственно штрихов (темных узких полосок) и пробелов (светлых промежутков между ними). Информационные средства кода – это, во-первых, цветность + (точнее, + отражательная способность) элементов, темный или светлый, во-вторых, его ширина и, наконец, количество элементов на один кодируемый символ.

Штриховой код – это всего лишь номер, присваиваемый конкретному товару, идентифицирующий его, но не несущий никакой информации о свойствах товара и его стоимости, последняя содержится в централизованном банке данных. Первые две цифры, например 4601234567893, – это номер банка данных, выдавшего номер товара (иногда их отождествляют с обозначением страны-изготовителя). Следующие пять цифр (01234) присваиваются тоже централизованно предприятию-изготовителю, еще пять – товару непосредственно самим предприятием и, наконец, последняя цифра – контрольная, получаемая из 12 предшествующих по специальному алгоритму. 

Система кодирования должна:

• отражать полную характеристику объекта;
• обеспечивать минимальную длину записи;
• иметь резерв для расширения номенклатуры;
• быть логичной по структуре, легко воспринимаемой, удобной; обеспечивать возможность автоматического контроля ошибок при обработке.