Информационное обеспечение деятельности предприятия ООО «ЦИФРОВОЙ ГОРОД»

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФИЛИАЛ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО АВТОНОМНОГО  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  КАЗАНСКИЙ (ПРИВОЛЖСКИЙ) ФЕДЕРАЛЬНЫЙ 

УНИВЕРСИТЕТ В Г. НАБЕРЕЖНЫЕ ЧЕЛНЫ

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

 

Специальность: 080507. 65 «Менеджмент организации»

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине Информационные технологии управления на тему: «Информационное обеспечение деятельности предприятия ООО «ЦИФРОВОЙ ГОРОД»»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент 2 курса заочного                           

отд

 

 

Докт.техн.наук,

Профессор каф.ПМИ

Асанов Асхат Замилович

 

 

Набережные  Челны

2012

Содержание

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………3

ГЛАВА I АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОСНОВНОЙ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ЦИФРОГРАД»

1.1.Информационные  потоки……………………………………………….5

1.2.Информационные технологии………………………………………….8

1.3.Информационные системы управления………………………………13

ГЛАВА II ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ДАЛЬНЕЙШЕМУ РАЗВИТИЮ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ООО «ЦИФРОВОЙ ГОРОД…...17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….19

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………….21

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Информационное  обеспечение- важнейший элемент ИС и ИТ- предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное  обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков  информации- вариантов организации документооборота. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями.

Одна  часть информационного обеспечения  учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций при обработке  информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения  экономических задач и передачи данных.

Информационная  технология-процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта. Основная цель автоматизированной информационной технологии-получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

Актуальность  данной темы на сегодняшний день заключается в следующем, именно информационные технологии повышают качество управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.

Целью данной работы заключается в следующем, определить, какими способами происходит обеспечение информацией ООО  «ЦИФРОВОЙ ГОРОД».

Для достижения данной цели необходимо решить следующие  задачи:

-определить  информационные потоки

-определить, какие информационные технологии  используются.

Объектом  данной работы является, информационное обеспечение.

Предметом является ООО «ЦИФРОВОЙ ГОРОД».

ООО «Цифроград» одна из крупнейших розничных сетей республики Башкортостан по продвижению персональной, мобильной и цифровой электроники и услуг на базе передовых технологий. В ассортименте сети представлен широкий выбор мобильных телефонов, цифровой техники, радиотелефонов, МР3-плееров и аксессуаров к ним. «ЦИФРОГРАД» является дилером МТС, Билайн, Мегафон, предоставляя широкий спектр услуг. По Республике Башкортостан насчитывается 50 салонов.

Работа  структурирована, состоит из введение, 2 глав, заключения и списка литературы.

При написании  данной работы использовались учебники отечественных авторов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВАI.АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОСНОВНОЙ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

1.1.Информационные потоки

 

В ООО  «ЦИФРОВОЙ ГОРОД» применяется прикладная программа для автоматизации  управления документооборота 1С.

Сборка  отчетности с салонов происходит следующим образом: все салоны фиксируют  свои продажи в 1С-Торговля+Склад. То есть. На каждом товаре есть свой штрих  код, а все эти товары заложены в программе 1С. При реализации в 1С выходит стоимость товара, и  продавец сам уже определяет, ставить  скидку ли на этот товар, может быть то и товар продан по сертификату. И в итоге программа 1С сама считает, сколько денег должно быть в кассе, то есть, есть строка «ИТОГО ТМЦ». Далее продавец составляет отчетность: товарный отчет (его можно распечатать  в 1С), справка отчет кассира-операциониста (составляется в соответствии с показателями кассового аппарата). Далее уже продавец делает загрузку программы 1С (то есть загружаются все изменения (например цены) которые были приготовлены днем определенными отделами). Далее выполняется выгрузка, то есть все продажи могут видеть все отделы офиса. Это выглядит следующим образом:

Отдел ИТ            Отдел Бухгалтерии      Отдел Логистики

 

Отдел Маркетинга      База 1С Октябрьский            Отдел Персонала

 

Юридический отдел                                        Оперативный Менеджер

 ЗАГРУЗКА, после нее Октябрьский Ленина видит все изменения с офиса.

А если сделать  ВЫГРУЗКУ, то Все отделы офиса будут видеть остаток ассортиментов Октябрьского Ленина. Это все происходит с помощью локальной сети и интернета.

Все иные документы продавцы торговой точки  сканируют и отправляют в общую  папку, которая находится на сервере, и доступна каждому сотруднику ООО «ЦИФРОГРАД». Оперативному менеджеру отправляется результат рабочего дня на почту.

Движение  документации от торговой точки до офиса (г.Уфа). Два раза в неделю на торговую точку приезжает водитель. Он привозит товар и забирает документы, приготовленные заранее продавцами вместе с сопроводительной описью. Для каждого отдела имеется свой файл с документами, внутри файла вложен лист бумаги где прописывается опись документов: с какого по какое пакет документов, к в каком количестве.

 

Таблица 1.1

Сопроводительная  опиь: салон Октябрьский Ленина 22

Перечень передаваемых документов	Количество листов	Дата	Подпись сдающего	Принял
Реестр договоров 10.10.11по 26.10.11	27	27.10.10

 

Далее, водитель все эти документы довозит  до офиса, и сдает их офис-менеджеру. На следующий день, все отделы получают эти документы и начинают анализировать. Результаты анализа с одного отдела на другой доходят быстрее, но так же через офис-менеджера. а до руководителей эти результаты доходят не много дольше. Так как каждый отдел для себя оставляет необходимую себе информацию, анализирует ее и выдает итоге. После чего, руководителям передаются эти результаты. Результат одного салона до руководителя идет неделями, так как на сеть ООО «ЦИФРОГРАД» 50 салон, все эти салоны необходимо контролировать, координировать их работу, а не только анализировать.

Если  по схеме смотреть на движение документации, то оно выглядит следующим образом:

Торговая точка                   Водитель              Офис-Менеджер       Отделы                   Офис-Менеджер                Руководитель Розницы          Директор.

На торговых точках существуют и иные документы. Которые отправляются не в офис, а в другие организации, примером является «РОСГОССТРАХ». Если торговая точка оформляет кредит, соответственно оформляется и страховка. Этот страховой  полис должен дойти до РОСГОССТРАХА. Передача страхового полиса выглядит следующим образом: торговая точка  созванивается с           торговым представителем этой компании. Через две недели представитель  добирается до точки и забирает полюса. Таким образом, полюса от торговой точки  до организации доходят в течении 14 или 15 дней (не включая выходные дни).

Отдел маркетинга предназначен для отражения различных  функций управления, связанных с  прогнозированием, планированием, организацией, контролем и регулированием. Для  осуществления функции планирования каждому уровню управления присуще  своя система показателей. Так например в ООО «ЦИФРОВОЙ ГОРОД» используются показатели объема реализуемой продукции, платежей в бюджет, объем поставок. Принятие управленческих решений базируется на отборе, обработке и анализе данных хозяйственного учета. Показатели бухгалтерской отчетности отражают состояние ООО «ЦИФРОВОЙ ГОРОД» на определенную дату. В ООО «ЦИФРОВОЙ ГОРОД» бухгалтерскую отчетность высшему руководству предоставляют каждый месяц, руководитель может и потребовать отчет на сегодняшний день, тогда уже бухгалтер составляет очет. Это и есть внутрифирменный информационный поток.

Внутренние  потоки отражают плановые задания (например командировки на определенную оперативную зону для проведения ревизии), новые стратегические цели.

Внешние потоки обеспечивают ООО «ЦИФРОВОЙ  ГОРОД» обмен информацией с внешней  средой. Внешними пользователями информации являются различные организации , заинтересованные в получении результатной информации. К ним относятся: поставщики (Nokia, Samsung  и др.), банки: Ренессанс, Альфа-Банк. Средства обмена информацией с внешними организациями различны: отчетность, реклама, социологические опросы, справки.

 

 

1.2.Информационные технологии ООО «ЦИФРОГРАД»

 

В средних  организациях, так и в ООО «ЦИФРОГРАД», большое значение для управленческого  звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его  к конкретным бизнес-процессам. Для  ООО «ЦИФРОГРАД» характерно расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации. Для исключения узких мест в организации информационной технологии используется несколько серверов в различных функциональных подразделениях. Так, локальная вычислительная сеть средних предприятий представляет собой двухуровневую вычислительную сеть, на верхнем уровне которой организована коммуникационная среда для обмена информацией между локальными серверами, а на нижнем уровне-подключение локальных вычислительных сетей каждого функционального подразделения к локальному серверу для обеспечения пользователям взаимного обмена информацией.

В ООО  «ЦИФРОВОЙ ГОРОД» основной программой для введения бухгалтерского учета, складской документации, контрольно-ревизионных  действий является «1С-Торговля+Склад». Благодаря этой программе все отделы ООО «ЦИФРОВОЙ ГОРОД» видят движение денежных средств, торгово-материальных ценностей каждой торговой точки. Таким образом можно проконтролировать остаток товара на каждой точке, сколько товара необходимо для этой точки. Для того, что бы складские сотрудники знали сколько и какого именно товара необходимо на определенную точку, существуют маркетологи-аналитики, которые и анализируют объем продаж. Все вычисления они проводят в программе под наименование «Анализ».

Таблица 1.2

Программа «Анализ»

 

Показатели	Январь		Февраль	Март		Апрель
Рабочих дней по плану	30		29	31		30
Перевыполнили план (%)	0.1%		-	0.4%
Невыполнили план (%)	-		0.2%	-
Кол-во сотрудников на ТТ	3		3	3
План предыдущего месяца	220000	215000			200000		210000
Исчисляемый план на месяц	215000	200000			210000

 

В графе  «Исчисляемый план на месяц» сидит  формула, которая анализируя каждый столбец считает план на месяц по телефонам. Для выбора анализа аксессуаров необходимо при в входе в программу выбрать аксессуары, выгляди следующим образом:

Анализ (на месяц_АПРЕЛЬ)

Телефоны

Аксессуары

Фото

Цифровая  техника

Прочие  аксессуары

Сим-карты

КЭО

Данную  программу ООО «ЦИФРОГРАД» начали использовать с 2008 года.

Между отделами динамика продаж распространяется как  в электронном виде, так и в  виде графиков и диаграмм(рис.1).