Понятие электронного документа. Система шаблонов и стилей форматирования

19. Понятие электронного документа. Система шаблонов и стилей форматирования.

 

Термином электронный  документ обозначают информацию, зафиксированную на электронном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых компьютерной техникой, и которая содержит реквизиты, позволяющие её идентифицировать.

Под электронным носителем  понимают материальный носитель предназначенный для записи и хранения информации посредством компьютерной техники.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных, программно – технических и технических средств;
• состоять из двух частей - информации, составляющей содержание документа и электронной цифровой подписи;
• быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человека.

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная  цифровая подпись, которая на территории РБ в соответствии со ст.22 Закона №113-З от 28 декабря 2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Как показала практика, внедрение  систем управления электронными документами  и переход к полноценному электронному документообороту позволяют обеспечить следующие результаты:

 • сокращение времени  обработки документов на 75 %;

 • рост производительности  труда персонала функциональных  подразделений на 20 - 25 %;

 • повышение качества  бизнес-процессов;

 • улучшение исполнительской  дисциплины;

 • рост уровня  информационной безопасности;

 • возможность перехода  к применению электронной цифровой  подписи;

 • надежное взаимодействие  между рабочими группами;

 • переход к использованию единой базы знаний организации.      Достижение перечисленных показателей создаст безусловные предпосылки повышения эффективности деятельности организации в целом.

В делопроизводстве различают  уникальные и типовые документы. Содержание одного уникального документа  отличается от содержания другого. Типовые  документы содержат изменяемую и  неизменяемую часть. Неизменяемая часть  повторяется в каждом документе  данного вида. Например, в каждом бланке анкеты повторяются вопросы. Работа по созданию типовых документов может быть значительно облегчена  за счет использования шаблонов.

Шаблон документа – это текстовый документ, являющийся заготовкой для новых документов данного типа. Как правило, в шаблоне определены стили, которые применяются в этих документах; также можно включить в него колонтитулы, любой готовый текст и т.п.

В шаблоне  хранятся разнообразные элементы, составляющие основу документа Word:

• постоянный текст, графика документа вместе с назначенными им атрибутами формата;
• параметры печатной страницы документа;
• список доступных стилей;
• макрокоманды (последовательность действий автоматизирующих работу с документом);
• элементы автотекста для вставки в документ текстовых или графических фрагментов;
• пользовательские панели инструментов, меню и сочетания клавиш.

От обычных  документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные  меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем создавать новый документ и вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении записывается новый  документ, а шаблон остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего  использования.

При создании нового документа по шаблону вы начинаете  работу не “с чистого листа”, а с  копии шаблона. Например, если есть готовый шаблон для приказов руководства  компании, то при создании нового приказа  его заголовок, изображение логотипа и подпись директора уже находятся  на своих местах. Остаётся лишь ввести номер и содержание приказа. Причём для всех частей текста приказа в  шаблоне предусмотрены готовые  стили. Поэтому оформление всех приказов остаётся единообразным.

Стили предназначены  для внешнего оформления документа  и его абзацев, т.е. стили используются для форматирования документа. Стиль - это набор форматирующих команд, сохраняемый под уникальным именем для многократного использования. Форматирование текста с помощью  стиля значительно быстрее, чем  форматировать вручную каждый элемент  текста, так как одна команда (стиль) автоматически форматирует группу параметров текста.

 Существует  три основных типа стилей:

1. Стиль символа содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы
2. Стиль абзаца содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции. Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в Word, являются стилями абзацев
3. Стиль таблицы содержит параметры форматирования таблиц (при вставке таблицы, ей по умолчанию назначается стиль – сетка таблицы).

            Если вы применили определенный стиль к элементу документа (например, абзацу), то в дальнейшем, если вы измените этот стиль, автоматически изменится оформление всех абзацев, к которым ранее был применен этот стиль.

 При  создании нового документа "Документ 1" на базе шаблона Обычный,  он получает копию набора стилей  из базового набор стилей общего  назначения (из встроенных стилей): Обычный, Заголовки 1, 2, 3.

После того как ввод текста в документ завершен, и текст отредактирован, целесообразно  воспользоваться командой Автоформат для изменения внешнего вида всего документа.

 При  автоматическом форматировании  документа каждому абзацу назначается  один из стилей Word. Например, заголовку может быть назначен стиль Заголовок 1 или Заголовок 2 , абзацу основного текста – стиль Основной текст, а абзацу, входящему в список - стиль Список. Примечаниям назначается стиль Текст Примечание, верхним колонтитулам – стиль Верхний колонтитул, а номерам страниц – стиль Номер страницы и т.д.

 Назначение  абзацам документа стандартных  стилей Word обеспечивает быстрое изменение внешнего вида созданного документа за счет применения стилей из библиотеки стилей. Встроенные стили обеспечивают форматирование заголовков различных уровней и позволяют просматривать иерархическую структуру документа в режиме структура, а также быстро строить оглавление.

 Кроме  того, если для большинства абзацев  документа используется стиль  Основной текст, а не Обычный,  вы сможете легко переформатировать  только стиль основного текста, не затрагивая при этом стиль  остального текста.

Стили можно  изменять и создавать новые. Кроме  того, можно применить другой стиль (наложить стиль) к уже отформатированному тексту, т.е. переформатировать его.

 Для  этого необходимо выбрать команду  Формат / Стили и форматирование, появится область задач в режиме  «Стили и форматирование». Установите  курсор в текст, который необходимо  переформатировать, и в области  задач в разделе «Выберите  форматирование для применения»  щелкните на требуемый стиль,  абзац под курсором переформатируется  на выбранный стиль.

 Если  необходимо изменить стиль или  создать новый стиль, то установите  курсор в текст, стиль который  необходимо изменить, в области  задач в разделе «Форматирование  выделенного текста» будет отображаться  стиль текста под курсором. Далее  необходимо подвести указатель  мыши к названию стиля и  щелкнуть на появившейся справа  стрелке, откроется  список  команд: Очистить формат, Изменить  стиль, Создать стиль. Выберите  требуемую команду (изменить или  создать стиль), появится соответствующее  окно диалога, в котором можно  осуществить изменение или создание  стиля.

 Стиль Обычный является основой для большинства других стилей абзаца, поэтому при изменении стиля Обычный изменятся все основанные на нем стили. Стиль Обычный не основан ни на одном из стилей.

 

 

 

 

 

47. Способы шифрования.

Шифрование  необходимо для всех особо важных данных, обрабатываемых и хранящихся на жестких дисках, переносных устройствах, содержащихся в электронных письмах, файлах, папках и других местах. Шифрование обеспечивает дополнительный уровень  безопасности конфиденциальных данных, защищая файлы на компьютере и  передаваемую по сети информацию от посторонних  пользователей, шпионов и всех, кому не разрешен доступ к закрытой информации.

Шифрование  должно обеспечивать решение трёх задач:

• конфиденциальность информации (доступность ее только для того, кому она предназначена);
• целостность информации (ее достоверность и точность, а также защищенность от преднамеренных и непреднамеренных искажений);
• готовность информации (использование в любой момент, когда в ней возникает необходимость).

Для современных  криптографических систем защиты информации сформулированы следующие требования:

 

• зашифрованное сообщение должно поддаваться чтению только при наличии ключа;
• число операций, необходимых для определения использованного ключа шифрования по фрагменту шифрованного сообщения и соответствующего ему открытого текста, должно быть не меньше общего числа возможных ключей;
• число операций, необходимых для расшифровывания информации путем перебора всевозможных ключей, должно иметь строгую нижнюю оценку и выходить за пределы возможностей современных компьютеров (с учетом возможности использования сетевых вычислений);
• знание алгоритма шифрования не должно влиять на надежность защиты;
• незначительное изменение ключа должно приводить к существенному изменению вида зашифрованного сообщения даже при использовании одного и того же ключа;
• структурные элементы алгоритма шифрования должны быть неизменными;
• дополнительные биты, вводимые в сообщение в процессе шифрования, должны быть полностью и надежно скрыты в шифрованном тексте;
• длина шифрованного текста должна быть равной длине исходного текста;
• не должно быть простых и легко устанавливаемых зависимостей между ключами, последовательно используемыми в процессе шифрования;
• любой ключ из множества возможных должен обеспечивать надежную защиту информации;
• алгоритм должен допускать как программную, так и аппаратную реализацию, при этом изменение длины ключа не должно вести к качественному ухудшению алгоритма шифрования.

Различается шифрование двух типов: 

• симметричное (с секретным, единым ключом, одноключевое, single-key);
• асимметричное (с открытым ключом, public-key).

При симметричном шифровании создается  ключ, файл совместно с этим ключом пропускается через программу шифрования и полученный результат пересылается адресату, а сам ключ передается адресату отдельно, используя другой (защищенный или очень надежный) канал связи. Адресат, запустив ту же самую шифровальную программу с  полученным ключом, сможет прочитать  сообщение. Симметричное шифрование не так надежно, как асимметричное, поскольку ключ может быть перехвачен, но из-за высокой скорости обмена информацией оно широко используется, например, в операциях электронной торговли.

Асимметричное шифрование сложнее, но и надежнее. Для его реализации нужны два взаимосвязанных ключа: открытый и закрытый. Получатель сообщает всем желающим свой открытый ключ, позволяющий  шифровать для него сообщения. Закрытый ключ известен только получателю сообщения. Когда кому-то нужно послать зашифрованное  сообщение, он выполняет шифрование, используя открытый ключ получателя. Получив сообщение, последний расшифровывает его с помощью своего закрытого  ключа. За повышенную надежность асимметричного шифрования приходится платить: поскольку  вычисления в этом случае сложнее, то процедура расшифровки отнимает больше времени.

Когда надежность криптографического алгоритма обеспечивается за счет сохранения в тайне сути самого алгоритма, такой  алгоритм шифрования называется ограниченным. Ограниченные алгоритмы представляют значительный интерес с точки  зрения истории криптографии, однако совершенно непригодны при современных  требованиях, предъявляемых к шифрованию. Ведь в этом случае каждая группа пользователей, желающих обмениваться секретными сообщениями, должна обзавестись своим оригинальным алгоритмом шифрования. Использование  готового оборудования и стандартных  программ исключено, поскольку приведет к тому, что любой сможет приобрести это оборудование и эти программы  и ознакомиться с заложенным в  них алгоритмом шифрования. Тогда  придется разрабатывать собственный  криптографический алгоритм, причем делать это надо будет каждый раз, когда кто-то из пользователей группы захочет ее покинуть или когда  детали алгоритма станут случайно известны посторонним.

В современной криптографии указанные  выше проблемы решаются с помощью  использования ключа, который нужно  выбирать среди значений, принадлежащих  множеству, называемому ключевым пространством. Функции шифрования и расшифровки зависят от этого ключа. Некоторые алгоритмы шифрования используют различные ключи для шифрования и расшифрования. Это означает, что ключ шифрования отличается от ключа расшифрования. Ключ шифрования – это случайная или специальным образом созданная по паролю последовательность бит, являющаяся переменным параметром алгоритма шифрования.  Если зашифровать одни и те же данные одним алгоритмом, но разными ключами, результаты получатся тоже разные.