Разработка и создание базы данных в программе МSExcel

Министерство сельского хозяйства  Российской Федерации

ФГОУ ВПО» Саратовский ГАУ"

Кафедра

"Информационные системы и  технологии"

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

на тему: Разработка и создание базы данных

______________________________________

в программе МSExcel

 

 

 

 

Выполнила: Денисова Лидия Викторовна

группы ЭУ-41

 

Проверил: Береда Николай Николаевич

 

Саратов

 

Содержание

1. Введение
2. Проектирование и создание базы данных. Ввод данных.
3. Найти минимальную, максимальную и общую цену.
4. Сортировка данных
5. Фильтрация базы данных
6. Найти среднею цену
7. Расширенный фильтр
8. Добавление итогов
9. Сводная таблица
10. Построение диаграммы
11. Элементы управления
12. Заключение
13. Список используемой литературы
14. Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

БАЗЫ ДАННЫХ

 

Общие положения

 

Цель любой информационной системы  — обработка данных об объектах реального мира.

В широком смысле слова база данных — это совокупность сведений о  конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и в конечном счете автоматизации, например, предприятие, вуз и т д.

Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Сделать это возможно, только если данные структурированы.

     Структурирование — это введение соглашений о способах представления данных.

Неструктурированными называют данные, записанные, например, в текстовом  файле.

Пользователями базы данных могут  быть различные прикладные программы, программные комплексы, а также специалисты предметной области, выступающие в роли потребителей или источников данных, называемые конечными пользователями.

В современной технологии баз данных предполагается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляются централизованно с помощью специального программного инструментария — системы управления базами данных.

     База данных (БД) — это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

     Система управления  базами данных (СУБД) — это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

Централизованный характер управления данными в базе данных предполагает необходимость существования некоторого лица (группы лиц), на которое возлагаются функции администрирования данными, хранимыми в базе.

    

Классификация баз данных

 

По технологии обработки данных базы данных подразделяются на

централизованные и распределенные.

     Централизованная база данных хранится в памяти одной

вычислительной системы. Если эта  вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто применяют в локальных сетях ПК.

     Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно

пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

По способу доступа к данным базы данных разделяются на базы данных с локальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым) доступом.

Системы централизованных баз данных с сетевым доступом предполагают различные 

архитектуры подобных систем;

•   файл-сервер;

•   клиент-сервер.

     Файл-сервер. Архитектура систем БД с сетевым доступом предполагает выделение одной из машин сети в качестве центральной (сервер файлов). На такой машине хранится совместно используемая централизованная БД. Все другие машины

сети выполняют функции рабочих станций, с помощью которых поддерживается доступ пользовательской системы к централизованной базе данных. Файлы базы данных в соответствии с пользовательскими запросами передаются на рабочие

станции, где в основном и производится обработка. При большой интенсивности доступа к одним и тем же данным производительность информационной системы падает. Пользователи могут создавать также на рабочих станциях локальные БД, которые используются ими монопольно.

     Клиент-сервер. В этой концепции подразумевается, что помимо

хранения централизованной базы данных центральная машина (сервер базы данных) должна обеспечивать выполнение основного объема обработки данных. Запрос на данные, выдаваемый клиентом (рабочей станцией), порождает поиск и извлечение данных на сервере. Извлеченные данные (но не файлы) транспортируются по сети от сервера к клиенту. Спецификой архитектуры клиент-сервер является использование языка запросов SOL.

    

Структурные элементы базы данных

 

Понятие базы данных тесно связано  с такими понятиями структурных  элементов, как поле, запись, файл (таблица).

     Поле — элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации — реквизиту. Для описания поля используются следующие характеристики:

     имя, например. Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения;

     тип, например, символьный, числовой, календарный;

     длина, например, 15 байт, причем будет определяться

максимально возможным количеством символов;

     точность для числовых данных, например два десятичных знака для отображения дробной части числа.

     Запись — совокупность логически связанных полей. Экземпляр

записи — отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.

     Файл (таблица) — совокупность экземпляров записей одной структуры.

В структуре записи файла указываются  поля, значения которых являются ключами первичными (ПК), которые идентифицируют экземпляр записи, и вторичными (ВК), которые выполняют роль поисковых или группировочных признаков (по значению вторичного ключа можно найти несколько записей).

Большинство баз данных имеют табличную  структуру.

Как известно, в табличной структуре  адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру  базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Таблицы – основные объекты  данных. Без запросов форм, отчетов  и прочего можно обойтись, но если нет таблиц, то данные некуда записывать, а значит, нет и базы. Создание базы начинается с создания первой таблицы. Создание таблицы состоит  в задании и ее назначении их свойств. Оно начинается со щелчка на кнопке. Создание в окне «База данных».

1. Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающей уровнем автоматизации.
2. Самый автоматизированный способ состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть, даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не совсем так, как надо необходимые справки (например: в свойства полей) вносятся вручную.
3. В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом «Связь с таблицами». Это напоминает подключение к таблице для своевременного использования данных.
4. Опытные разработчики пользуются «Мастером» таблиц». Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуюсь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически. Несмотря на то, что этот режим служит для упрощения работы, начинающим пользователям не рекомендуется этот режим, поскольку, не владея всей терминологией, легко запутаться в вопросах и ответах. Первые таблицы стоит попробовать создать вручную.
5. Пункт «режим таблицы» открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле 1, Поле 2, … и т.д. и один стандартный текст: новый тип. Такую таблицу можно сразу наполнить информацией.
6. Наиболее универсальный ручной метод представляет пункт «Конструктор». В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их пути и настроить свойства.

 

1. Проектирование  и создание базы данных (списка).

Ввод данных.

Прежде всего, производится сбор информации о тех товарах, которые  
представлены к продаже. В данном случае это данные по продуктам питания.  
Безусловно, собираются только те данные, которые интересны либо самой организации (с определением тех атрибутов, которые должны их характеризовать), либо покупателю.

База данных может быть сформирована на одном листе. Один лист может содержать  несколько баз данных, но каждый момент времени может быть активной только одна база данных. В этом ее отличие от СУБД Microsoft Access.  
Лучше размещать отдельную базу данных на отдельных листах или оставлять не более одной строки, одного столбца между базами данных (если две или более на одном листе). Такой способ разделения баз данных позволит Excel автоматически распознавать отдельную базу данных. Максимальный размер базы данных 256 столбцов и 16383 строки.

В базу данных можно заносить любую  информацию, но организую ее в виде строк и столбцов. В конце каждой базы данных надо оставлять, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец, так как при новой записи база данных увеличивается на одну строку.

В первой строке любой базы данных обязательно должны быть указаны  имена полей (заголовки в каждом столбце базы данных). Имена полей должны быть уникальными. В то же время они не должны содержать числа, логические значения, формулы и ошибочные данные.

В процессе создания исходного списка для ввода данных используются такие приемы как: непосредственный ввод данных, ввод данных с помощью формы ввода, а также использовалась возможность автозавершения при вводе повторяющихся данных.

Непосредственный ввод. Данный способ несовершенен: при вводе данных в ячейки, следующие за списком, возникают  проблемы с именованными списками - новые данные иногда не входят в  именованный диапазон, поэтому очевидно, что лучше пользоваться формой ввода данных.

Форма ввода данных. В программе  Excel присутствует действенное и простое средство для облегчения ввода данных в список - форма ввода данных, причем она лишена вышеперечисленных недостатков. Работа с формой данных проводится следующим образом: Выделялся диапазон БД. По команде ДАННЫЕ - ФОРМА, появлялось диалоговое окно. В нем с помощью прокрутки выбираются нужные записи. Кнопкой УДАЛИТЬ, ненужная запись удаляется. Кнопкой ДОБАВИТЬ, создается новая запись, и вводятся требуемые данные. Способы ускорения ввода. С целью упрощения и ускорения набора  
повторяющихся текстовых данных используется средство автоматического ввода — автоввод. Вместо неоднократного набора одних и тех же данных вводится значение лишь один раз, а затем набираются только первые символы. Автоввод позволяет автоматически заполнять ячейку. Для завершения записи нажимается клавиша Enter. Полученная база данных представлена на листе «Исходная база данных» и в Приложения 1.

Задание 1.

 

Необходимо найти минимальную, максимальную и общую цену реализуемой  
ткани. Для этого нужно выделить щелкнуть правой кнопкой мыши по строке состояния, т.е. вызвать контекстное меню и выбрать те показатели, которые необходимо найти. Стоимость всей продукции составляет ________. руб.; минимальная цена 1,00. руб.; максимальная цена ________ руб. Результаты Задания 1 представлены на листе «Исходная база данных» (Приложение 1).

Задание 2. «Сортировка  данных».

 

В Excel есть эффективные возможности для упорядочивания данных, с  
помощью которых можно производить различного рода сортировку. Сортировка  
предназначена для более удобного представления данных.

Excel предлагает несколько средств сортировки, причем они часто  
дублируют друг друга:

- команда меню ДАННЫЕ - СОРТИРОВКА;

- кнопки панели инструментов.

Кнопки панели инструментов. Сортировку можно производить при  помощи  
кнопок на стандартной панели. Для этого:

1. Копируем базу данных  с листа «Исходная база данных»  на лист «Сортировка».

2. Выделяем ячейку в  столбце, значения которого будут  использоваться в

качестве ключа для сортировки.

3. Нажимаем на кнопку  ПО ВОЗРАСТАНИЮ (ПО УБЫВАНИЮ) в  зависимости 

от сортировки.

Команда СОРТИРОВКА:

l. Выделим диапазон ячеек, который нужно подвергнуть сортировке.

2. Меню ДАННЫЕ - СОРТИРОВКА, появиться диалоговое окно.

3. Установим параметры  сортировки: ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ ПОЛЯ  ПО

ПОДПИСЯМ (ОБОЗНАЧЕНИЯМ СТОЛБЦОВ ЛИСТА), СОРТИРОВАТЬ ПО-

выберем значение первого  поля, по которому необходимо сортировать (первый  
ключ сортировки), ПО ВОЗРАСТАНИЮ (ПО УБЫВАНИЮ), в группах ЗАТЕМ  
ПО установим значения для второго и третьего ключей сортировки. Второй ключ  
используется, если обнаруживаются повторения в первом, а третий - если  
повторяется значение и во втором ключе.

В качестве примера проведем следующую сортировку: Выделим любую  
ячейку списка, в меню ДАННЫЕ выберем команду СОРТИРОВКА, появиться  
диалоговое окно. В нем в поле СОРТИРОВАТЬ ПО выберем — Тип товара, в поле  
ЗАТЕМ ПО — Класс товара, и наконец В ПОСЛЕДНЮЮ ОЧЕРЕДЬ  
Производство; установим во всех трех полях - переключатель – ПО ВОЗРАСТАНИЮ.

Нажмем кнопку ОК. Список будет отсортирован вначале по типу товара, а затем внутри — по классу, и в последнюю очередь —  по  
производителю (в алфавитном порядке). Результат сортировки представлен на  
листе «Сортировка» и в Приложении 2.

Задание 3. «Фильтрация  базы данных».

 

В большинстве случаев  практичнее работать с подмножеством  БД, т.е. лишь  
с определенной частью базы данных. Фильтрация (выборка) данных таблицы позволяет отображать те строки, содержимое которых отвечает тем или иным условиям. С помощью фильтрации пользователь может в удобной для него форме выводить или удалять (скрывать) записи списка. Отображение записи в результате фильтрации можно форматировать, копировать в отдельную часть таблицы или на отдельный лист, а также использовать для последующих вычислений или построения диаграмм.