Характеристика MS Excel

Варіант 1

Завдання 1: Характеристика MSExcel

Усі таблиці відразу об'єднані вробочі книги. Доступ до потрібної таблиці здійснюється шляхом клацання покорінця цієї таблиці, на якій написано її ім'я. Ім'я таблиці можназмінити в будь-який момент, причому не потрібно обмежуватися прийнятими для іменфайлів угодами. Є можливість редагування таблицібезпосередньо у клітинці, що дозволяє вказати в ній одночаснорізні шрифти та їх стилі.

З її допомогою можна аналізувати  широкоформатні таблиці,що містять  велику кількість несистематизованих даних, і лишедекількома клацанням кнопкою миші приводити їх у зручний і якого читають вид.

Освоєння цього інструменту  спрощується наявністю відповідної  програми -майстра.

Режим автоматичної фільтрації дозволяє швидко робити вибірки записів таблиці, просто вказуючи потрібний механізм фільтрації. Новий діалог відкриття та пошуку документа надає більш зручний інтерфейс,що дозволяє здійснювати попередній перегляд і фільтрацію документівза кількома критеріями: датою створення, довжині файлу і т.д.

Інтерфейс Microsoft Excel в останніх версіях став більш інтуїтивним  і зрозумілим.

Інтерфейс Microsoft Excel

Вікно Excel містить безліч різних елементів (див. рис.1).

Деякі з них властиві всім програмам у середовищі Windows, іншіє тільки в цьому табличному редакторі. Вся робоча область вікна

Excel зайнята чистим робочим  аркушем (або таблицею), розділеним  на окреміосередки. Стовпці озаглавлені літерами, рядки - цифрами.

 «Стандартна» й «Форматування». Кнопки на панелі інструментівдозволяють швидко і легко викликати багато функцій Excel.

Оформлення робочих  аркушів

Вибір шрифту

Змінити тип, розмір шрифту або виконання тексту можна, виділившивідповідні поля і відкривши меню «Формат». Вибравши команду «Осередки» вменю «Формат». Після цього на екрані з'явиться діалог, в якому будутьвказані різні шрифти, можна вибрати будь-який шрифт зі спискузапропонованих. При виборі шрифту можна переглядати його зображення у вікні

«Приклад». Для вибору типу шрифту, його розміру і стилю можна  використовуватиполя і кнопки, розташовані на панелі інструментів.

Стилі

Поряд з вибором типу шрифту і його розміру можна вибрати  стиль шрифту:курсив, напівжирний  або з підкресленням. Використовують ці стилі тільки длявиділення важливої інформації в тексті документів і таблиць.

Кольори та візерунки

ВExcel'е можна виділити в таблиці деякі поля за допомогою кольору і    візерунка фону, щоб привернути до них увагу. Це виділення треба використовувати обережно, щоб не перевантажити таблицю. Виберіть вкладку

«Вид» у діалозі «Формат  осередків». Тут для виділених  комірок можна вибратиколір зафарбовування за допомогою палітри.

Форматування  чисел   

Якщо потрібно, щоб записи перетворилися в зручний документ, слідпровести форматування чисел в осередках. Найпростіше форматуютьсякомірки, куди заносяться грошові суми. Для цього потрібно виділитиформатіруемие осередки. Потім вибрати команду меню «Формат ячейки», а вдіалозі - вкладку «Число». Обирається в групі ліворуч рядок

«Грошовий». Справа з'явиться  кілька можливих варіантів форматів чисел.

Формат числа визначається видом цифрового шаблону, який може бути двохвидів: щоб краще зрозуміти їх призначення, розглянемо варіантиформатування числа

У першій колонці взяті  шаблони форматів, як у полі «Коди  формату». Піддругий колонці ви бачите, як буде виглядати число в результаті форматування.

У полі «Коди формату» можна  вибрати варіант завдання сум, які  йдуть "умінус ": поряд із звичайним мінусом їх можна виводити червоним, що частовикористовується під час оформлення бухгалтерської документації.

Перевірка орфографії

У пакеті Excel є програма перевірки  орфографії текстів,що знаходяться  в комірках робочого аркуша, діаграмах  або текстових полях.

Щоб запустити її потрібно виділити комірки або текстові поля, в якихнеобхідно перевірити орфографію. Якщо потрібно перевірити весь текст,включаючи розташовані в ньому об'єкти, виберіть комірку починаючи з якої

Excel повинен шукати помилки.  Далі потрібно вибрати команду  «Сервис -

Орфографія ». Потім Excel почне  перевіряти орфографію в тексті.

Можна почати перевірку за допомогою клавіші F7.

Опції Microsoft Excel

Функції покликані полегшити  роботу при створенні й взаємодії  зелектронними таблицями. Найпростішим прикладом виконання розрахунків єоперація додавання. Скористаємося цією операцією для демонстрації перевагфункцій. Не використовуючи систему функцій, потрібно буде вводити в формулуадресу кожної комірки окремо,додаючи до них знак, плюс або мінус. У результаті формула виглядатименаступним чином: = B1 + B2 + B3 + C4 + C5 + D2

Помітно, що на написання  такої формули затрачено багато часу, томуздається, що простіше цю формулу було б легше порахувати вручну. Щобшвидко і легко підрахувати суму в Excel, необхідно всього лишезадіяти функцію суми, натиснувши кнопку з зображенням знака суми абоз «Майстра функцій», можна і вручну вдрукувати ім'я функції після знакарівності. Після імені функцій треба відкрити дужку, введіть адресиобластей і закрийте дужку. У результаті формула виглядатименаступним чином: = SUM (B1: B3; C4: C5; D2)

Якщо порівняти запис  формул, то видно, що двокрапкою тут  позначаєтьсяблок осередків. Комі розділяються аргументи функцій. Використання блоківкомірок, або областей, як аргументів для функцій доцільно,оскільки воно, по перше, наочніше, а по друге, при такому записіпрограмі простіше враховувати зміни на робочому листі. Наприклад, потрібнопідрахувати суму чисел у комірках з А1 по А4. Це можна записати так:

= СУММ (А1; А2; А3; А4)

Або те саме іншим способом: = СУММ (А1: А4)

Побудова та оформлення діаграм

Графічні діаграми пожвавлюють  сухі колонки цифр у таблиці,Тому на ранніх версіях програми Excel була передбаченаможливість побудови діаграм. У п'яту версію Excel включений новий

«Конструктор діаграм», який дозволяє створювати діаграми

"презентаційного якості".

Красива тривимірна діаграма не тільки радує око, але й поліпшуєякість документа. У програмі MS Excel 5.0 з'явився новий типтривимірних діаграм - так звані кільцеві діаграми, якідоповнюють поверхневі та сітчасті тривимірні діаграми четвертоїверсії.

діаграму модно розташувати  поруч із таблицею або розмістити їїна окремому робочому листі.

Конструктор діаграм є  одним з найбільш потужних засобів  впрограмі Excel. Побудова діаграми з його допомогою виконується закілька кроків. Конструктору вказується вихідна область таблиці,тип діаграми, що використовуються написи і кольору. На основній панелі єпіктограма для виклику Конструктора діаграм.

 

Побудова діаграм

 

Перш ніж будувати діаграму, необхідно закінчити всі роботи в таблиці, включаючи її форматування. Викличте "Конструктор діаграм»

(ChartWizard), клацнувши на основній панелі по 19-й піктограмі.

«Конструктор діаграм» буде очікувати інформації промісцезнаходження діаграми, тому вказівник набуває формипіктограми «Конструктора». Ви повинні зробити за допомогою покажчика мишіпрямокутник на вільному місці робочого листа, де буде розміщенадіаграма. Для цього клацніть лівою кнопкою миші, а потім, невідпускаючи її, відбуксирують що утворилася після клацання пунктирнурамці з верхнього лівого кута прямокутної області в правий нижній кут. Якщо потрібно побудувати діаграму на окремому аркуші, то відкрийте вменю «Вставка» підменю «Діаграма» і виберіть у ньому директиву «На новомуаркуші ».

Після цього Конструктор  відкриває діалогове вікно, в  якому зап'ять кроків потрібно побудувати діаграму. Але спочатку потрібно вказати позицію,де знаходиться таблиця даних, на основі якої будується діаграма.

Щоб виконати два наступні кроки, клацніть по командній кнопці

«Далі» і виберіть із запропонованих зразків тип і вид діаграмивідповідно. На четвертому кроці «Конструктор» пропонуєпопередній перегляд що вийшла, діаграми. На останньому (п'ятому) кроцізалишається тільки поставити ім'я діаграми, її легенду (тобто відповідністьміж стовпчиками діаграми і табличними даними), а також вказатинаписи на осях діаграми. У висновку клацніть по команднійкнопці «Finish», і діаграма з'явиться у зазначеній області робочого листа.

 

Типи діаграм

Тип діаграми можна задати трьома різними способами. Перший спосіб описаний вище. Другий спосіб пов'язаний з входом в режим редагуваннядіаграми, який включається подвійним клацанням лівої кнопки мишівсередині рамки діаграми.

Тоді в меню «Формат» з'явиться  директива «Тип діаграми». Викличте цю директиву і в діалоговому  вікні, виберіть відповідний типдіаграми.

Однак найпростіше скористатися графічним меню. Клацнітьправою кнопкою миші в області піктографічне панелі і в меню, щовикличте директиву «Діаграма». У верхній частині екрана з'явитьсямаленьке графічне меню. Перша піктограма цього меню визначає типдіаграми. Якщо клацнути по стрілці, яка знаходиться поруч з цієюпіктограмою, перед Вами відкриється список, що містить всі типи діаграм.

Розглянемо деякі з  них:

Гістограма показує зміну  даних за певний період часу і ілюструє співвідношення окремих значень  даних. Категорії розташовуються по горизонталі, а значення по вертикалі. Таким чином, приділяється більше уваги  змін у часі. Гістограма з накопиченням демонструє внесок окремих елементів  до загальної суми. У тривимірної  гістограмі порівняння даних здійснюється по двох осях.

Показана на малюнку тривимірна діаграма дозволяє порівняти обсяги продажів в Європі за кожен квартал  з обсягами продажів у двох інших  регіонах .

Лінійчата діаграма відображає співвідношення окремих компонентів.

Категорії розташовані по горизонталі, а значення по вертикалі, таким чином, приділяється більше уваги  співставлення значень і меншу - змінам в часі.

Лінійчата діаграма з накопиченням показує внесок окремих елементів  до загальної суми.

Кругова діаграма показує  як абсолютну величину кожного елемента ряду даних, так і його внесок у  загальну суму. На круговій діаграмі може бути представлений лише один ряд  даних. Таку діаграму рекомендується використовувати, коли необхідно підкреслити який-небудь значний елемент.

Для полегшення роботи з  маленькими частками діаграми в основний діаграмі їх можна об'єднати в один елемент, а потім розбити їх в  окрему діаграму поряд з основною.

 У пелюстковій діаграмі  кожна категорія має власну  вісь координат, що виходить  із початку координат. Лініями  з'єднуються всі значення з  певної серії. Пелюсткова діаграма  дозволяє порівняти загальні  значення з декількох наборів  даних.

На цій діаграмі ряд  даних, що охоплює найбільшу частину  площі(сорт A ), представляє сорт з  самим високим вмістом вітамінів.

Написи на осях

Якщо Ви не зробили заголовка  діаграми і написів на осях на п'ятому  кроціроботи з «Конструктором», то зробіть це зараз. Для цього викличтедирективу «Назва» з меню «Вставка». У діалоговому вікніпотрібно вказати місце для написів, які Ви хочете ввести. Щоб ввестинапис, потрібно включити опціональні кнопки «Назва діаграми», «Значенняпо осі Y »і« Значення по осі X ». Для тривимірних діаграм з'являється щеодна кнопка для написів на третьому осі.

Після клацання по кнопці «Значення  по осі Y» на діаграмі з'являєтьсятекстова рамка, в якій перебуває літера Y. Цю букву можна звичайнимчином замінити будь-яким текстом. Щоб завершитивведення, потрібно клацнути кнопкою миші. На діаграмі з'явиться текст,який можна редагувати і форматувати звичайним чином. Для цьогопотрібно лише клацнути по ньому мишею, щоб з'явилася текстова рамка.

Додаткові об'єкти

У меню «Вставка» розташовані  директиви, які дозволяють додатидіаграмі більш привабливий вигляд. Зокрема, тут єдиректива «Малюнок», яка імпортує малюнки в стандартних графічнихформатах (BMP, PCX і т.д.). Після виклику цієї директиви відкриваєтьсявікно завантаження графічного файлу. На діаграмі з'являється вибраниймалюнок, укладений у рамку. Цю рамку можна переміщати подіаграмі за допомогою миші і змінювати її розмір.

Крім цього, «Конструктор діаграм» надає можливістьвставити в діаграму додатковий текст, який буде залучатиувагу до окремих частин діаграми. Для вставки тексту потрібно ввести йогоз клавіатури в набірну рядок і натиснути клавішу вводу [Enter]. Тодів центрі діаграми з'явиться текстова рамка, яку можна додати задопомогою миші відповідний розмір, а потім перенести її в потрібнемісце на діаграмі.

Малюнок на діаграмі можна  намалювати вручну за допомогоюпіктографічне панелі «Малювання», на якій є всенеобхідні інструменти. Викликати цю панель можна через меню правоїкнопки миші або директивою «Панелі» з меню «Вид».

Обмін даними

У всіх програмах, написаних  для операційної системи Windows користувач може користуватися її буфером обміну (Clipboard), який представляє особливу область пам'яті, що подається операційної середовищем урозпорядження різних програм. Використовуючи буфер, можна, працюючи, наприкладв Excel, перерватися і практично миттєво перейти в іншу програму,яку Windows тримає для вас напоготові. Для цього потрібно виділити відповідні комірки. Занести дані в буфер,використовуючи для цього команду меню «Правка - Копіювати», або комбінацію клавішCtrl + C. Тепер або сам Excel, або інша програма може вийняти дані з буфера за допомогою команди меню «Правка - Вставити» або однієї з двох комбінацій клавіш: Shift + Insert або Ctrl + V.

Завдання 2: Форматування комірок робочого столу

Вміст комірок може бути вирівняний по лівому краю, по правому  краю або по центру. На новому робочому аркуші усі комірки мають формат Обычный, при якому числа, дати і час вирівнюються по правому краю комірки, текст по лівому, а логічні значення ИСТИНА і ЛОЖЬ центруються. Зміна вирівнювання не впливає на тип даних. Для вирівнювання вмісту комірок необхідно:виділити комірки, що слід отформатувати;у меню Формат вибрати команду Ячейки;вибрати укладку Выравнивание;у прихованому переліку по горизонтали вибирається тип вирівнювання по горизонталі:по значению – вирівнювання за замовчанням в залежності від типу даних; 
по левому краю (отступ) – вміст комірки вирівнюється по лівому краю з відтступом,зазначеним у полі праворуч;по центру – вміст комірки центрується;по правому краю – вміст комірки вирівнюється по правому краю;с заполнением – вміст виділеного діапазону заповнюється символами, зазначеними в лівому вічку обраного діапазону;по ширине – вміст комірки розбивається на декілька рядків, а пропуски між словами встановлюються так, щоб ширина рядків відповідала вічку;по центру выделения – вміст лівого комірки виділеного діапазону вирівнюється по центру діапазону (усі інші осередки виділеного діапазону повинні бути порожніми);у прихованому переліку по вертикали вибирається тип вирівнювання по вертикали:по верхнему краю – вміст комірки вирівнюється по верхньому краю; 
по центру – по центру;по нижнему краю – по нижньому краю; 
по высоте – вміст комірки розбивається на декілька рядків, перший і останній рядки вирівнюються по верхній і нижній межі комірки; 
у групі прапорців Отображение можна увімкнути такі режими: 
переносить по словам – по досягненню правої межі комірки текст буде переноситися на новий рядок;автоподборширины – розмір символів зменьшується так, що вміст комірки уміщується в межах комірки;объединениеячеек – виділені комірки об’єднуються в одне; 
у рамці Ориентация вибирається напрямок розташування тексту у вічку – текст можнарозташувати вертикально, або під кутом. 
Для швидкого вирівнювання даних у комірких використовуються кнопки . 
Щоб вирівняти текст по центру декількох стовпців, необхідно: 
виділити вічко, що містить дані, які необхідно вирівняти по центру декількох стовпців, і порожні комірки, що містяться праворуч; 
натиснути кнопку 
. 
Установлення шрифту 
Для установлення шрифту необхідно:виділити групу комірок;у меню Формат вибрати команду Ячейки;вибрати укладку Шрифт;у переліку Шрифт вибирається тип шрифту (шрифти типу TrueType виглядають однаково на екрані й на друку, поруч з їхнім ім'ям установлені спеціальні позначки);у полі Начертание вибирається написання шрифту: 
обычный – звичайне написання;курсив – курсивне написання;полужирный – жирне написання;полужирный курсив – жирне курсивне написання.у полі Размер – розмір шрифту у пунктах (1 пункт = 0,375мм).у полі Подчеркивание – тип лінії підкреслення:Нет – підкреслення не використовується;Одинарное, по значению – підкреслення символів одинарною лінією;Двойное, по значению – підкреслення символів подвійною лінією; 
Одинарное, по ячейке – підкреслення одинарною лінією по ширині комірки; 
Двойное, по ячейке – підкреслення подвійною лінією по ширині комірки;у полі Цвет – колір символів;у рамці Эффекты можна установити прапорці:зачеркнутый – закреслення тексту одинарною лінією;верхнийиндекс – розмір символів зменшується, текст розташовується вище;нижнийиндекс – розмір символів зменшується, текст розташовується нижче; 
якщо установити прапорець Обычный, то у вічку установиться шрифт за замовчанням; 
натиснути ОК. 
Для швидкого форматування символів використовується панель Форматирование. 
Зміна розмірів рядків і стовпців 
За замовчанням комірки мають стандартну ширину і висоту.