Делопроизводство и кадровая служба в СССР в 30 годы

 Делопроизводство и кадровая  служба в СССР в 30-е годы

В начале XX в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Начинался процесс формирования теории делопроизводства, который связан с именами Ф. Русанова, Н. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта. Однако смена государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.

 Главная особенность делопроизводства XIX - начала XX в. заключалась в том, что и организация делопроизводственной службы, порядок оформления документов и технология работы с ними прочно опирались на законодательную базу.

 Были изданы правовые акты, регламентировавшие порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления законов в силу; оформление официальных документов; порядок использования печатей.

 Становление советского государственного аппарата, несмотря на трудности гражданской войны, сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства.

 К сожалению, свое влияние на состав и содержание архивных документов оказывают и Субъективные причины. Нехватка помещений для хранения, рост объема современной документации, сверхплановый прием на хранение в связи с многочисленными реорганизациями госаппарата в последние годы, отсутствие какой-либо техники вынуждают архивистов проводить прием документов, не всегда соблюдая необходимые требования.

 Еще одной стороной взаимодействия двух научных дисциплин, источниковедения и архивоведения, в области изучения делопроизводственных документов является решение эвристических задач. Успешный поиск необходимых источников, полное представление о составе и содержании, степени сохранности имеющихся в фонде документов невозможны без научно-справочного аппарата: путеводителей и справочников, различных каталогов по фондам архивов, описей и указателей к конкретным фондам. В свою очередь, научный уровень справочного аппарата в немалой степени обусловлен разработанностью источниковедческих аспектов архивных документов, уровнем источниковедческой подготовки работников архивной службы.

 Ряд исследований посвящен изучению функционирования архивной службы в условиях административно-командной системы и влиянию этих условий на дошедший до потомков комплекс архивных документов. На первый план выдвигается изучение достоверности и полноты информации, содержащейся в делопроизводственных документах. Информационная диктатура ведомств, необоснованное засекречивание документов, их массовое уничтожение в 30—40-е годы, расхождение цифровых показателей в архивных документах и официальных публикациях плановой и статистической документации — таков неполный перечень особенностей документальной базы отечественной истории, которые еще предстоит изучить источниковедению.

 Значительный вклад в источниковедческое и историческое освоение информационного потенциала делопроизводственных источников вносят научные публикации документов. Как правило, подготовка фундаментальных издании сопровождается выходом в свет источниковедческих работ, отражающих конкретные наблюдения участников. В ходе подготовки сборников документов проводится фронтальное изучение широкого круга фондов, что дает богатый материал для анализа различных видов документов, исследования информационных и иерархических связей между ними, выявления пробелов в источниковой базе. Важную роль в создании целостной исторической картины играют комментарии к публикуемым документам, основанные на широком круге источников.

 Использование разнообразных методик при публикации текста делопроизводственных документов в видовых сборниках основано на особенностях их формы и характере содержащейся в них информации, видовые публикации раскрывают информационное богатство всего архивного фонда и облегчают историку работу с документами. Так, по мнению Л.Е. Шепелева, «решение некоторых исследовательских задач широкого плана вообще невозможно без предварительной подготовки публикаций». К сожалению, среди части историков существует нигилистическое отношение к документальным публикациям, независимо от их типа и уровня подготовки. Сам факт обнародования документа либо автоматически исключает его из поля зрения таких исследователей, либо при использовании документа приводится архивная легенда. В данном случае перед нами не что иное, как отсутствие должной профессиональной подготовки и научной культуры.

 Некоторые аспекты формы и содержания делопроизводственных документов изучаются и другими научными дисциплинами: лингвистикой, информатикой, сфрагистикой и т. д., но документы не являются их главным объектом.

 Развитие источниковедческих исследований делопроизводственной документации советского общества проходило в русле общеисторического процесса, отражая как сильные, так и слабые стороны становления историографии отечественной истории.

 Слом старой государственной машины и строительство нового аппарата выдвинули на одно из главных мест проблему организации эффективной системы функционирования государственного аппарата. Решать ее приходилось на ходу, в условиях саботажа служащих-профессионалов, учитывая отсутствие какого-либо управленческого опыта, а зачастую и низкую грамотность сотрудников советских» учреждений.

 Принципиально новыми требованиями, которым должны были отвечать документы советского госаппарата, по сравнению с дореволюционными, являлись краткость, отражение существенных вопросов, гласность и периодичность отчетных документов, наличие документов-приложений, оформление всех элементов формуляра.

 Делопроизводственная документация советского периода возникла не на пустом месте. Формуляры большинства документов без изменений вошли в практику послереволюционного времени. Изменялись приоритету среди разновидностей, социальная окраска и направленность, характер информации, заключенной в традиционных формулярах.

 Сначала возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. появляются приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.

 Возглавлял приказ приказный судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие – «старые», «средней руки», «молодим».

 Ответственность за все делопроизводство возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения. Дьяк проставлял на документе пометку, после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбивал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект естественного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки «чернил» в проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело. Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, края означали ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавали документу юридическую силу. Документ обретал ее после «прописи» дьяка, после чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (конспекта).

 От верховой власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы, приговоры Боярской думы. Между собой приказы сообщались памятями. Из местных учреждений в приказы послали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.

 Существовали системы документации, в которые фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета.

 Наличие определенных правил составление и оформление документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых книг», включавшие образцы некоторых видов документов.

 В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов, составляются описи документов.

 Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказным служилым людям.

Наиболее интересные и  перспективные разработки проблем  делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

 документооборот учреждений и методы его оптимизации;

 способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;

 контроль исполнения документов;

 хранение документов.

 Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась «безрегистрационная система», базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

 По системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй — намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

 В проекте «новой системы делопроизводства» ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

 организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

 регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;

количество инстанций, через  которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и  времени;

контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

наблюдение, руководство  и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

После изложения общих  принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства для обследуемого объекта. ИТУ и  Центрархивом РСФСР подготовлены «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», изданные в 1928 г. В них давались рекомендации по составлению перечней категорий и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

 Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В «Правилах» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в «Правилах» можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции и указывалась методика выполнения каждой операции.

 Разработанные составителями «Правил» признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) актуальны в делопроизводстве и сейчас. В «Правилах» последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения «Правил», их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

 В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.

 Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объемных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учета на всех уровнях управления, совершенствование учетных форм документации — таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учета и его документирования в рассматриваемый период.