Функции коммуникации

Функции коммуникации

Главным и единственным субъектом  коммуникации является человек, который  для обеспечения своей жизнедеятельности  вступает во взаимосвязь с другими  людьми. Система человеческих взаимоотношений  опосредуется культурой, которая определяет характер и эффективность человеческого  общения. Но в ходе различных видов  деятельности человека складывается потребность  в поиске более совершенных и  эффективных форм общения, что порождает  различные роли и назначение тех  или иных форм общения. Иными словами, в зависимости от разнообразных  причин различные формы общения  приобретают соответствующее назначение в жизнедеятельности людей, то есть функцию. Функциональный анализ коммуникации дает возможность выявить ту социальную роль, которую она выполняет в  обществе, и помогает более точно  понять ее сущность. 
       В научной литературе не существует однозначного решения вопроса о функциях коммуникации. Однако большинство зарубежных и отечественных ученых сходятся во мнении, что процессу коммуникации присущи определенные функции.  
       Информационная функция  
       В современной науке понятие «информация» трактуется как обмен между людьми различного рода знаниями и сведениями. Здесь коммуникация играет роль посредника. Она представляет собой обмен сообщениями, мнениями, замыслами, решениями, который совершается между коммуникантами. Информационный обмен может совершаться как ради достижения какой-то практической цели, решения какой-либо проблемы, так и ради самого процесса коммуникации, поддержания отношений между людьми.  
       Социальная функция  
       Она заключается в формировании и развитии культурных навыков взаимоотношения людей. Эта функция формирует наши мнения, мировоззрение, реакции на те или иные события. Ведь культура не может существовать вне общения, так как только в этих процессах человек, будучи общественным существом, может согласовать свои действия с действиями других людей, добиться выполнения социально значимых целей, да и просто стать человеком. Благодаря этой функции всем членам общества обеспечивается приобретение некоторого уровня культурной компетенции, с помощью которой становится возможным их нормальное существование в данном обществе.  
       Экспрессивная функция  
       Она означает стремление партнеров по коммуникации выразить и понять эмоциональные переживания друг друга. Так, межличностная коммуникация всегда начинается с установления контакта между партнерами. При этом важно не только сообщить необходимую для общения информацию (представиться), выбрав для этого стереотипные вербальные высказывания, но и дополнить их невербальными средствами (улыбка, рукопожатие), которые должны показать нашу расположенность (нерасположенность) к контакту. Плохое первое впечатление может разрушить далеко идущие планы партнеров. Выражение эмоций очень важно и в дальнейшем общении, когда укрепляются намеченные связи между людьми, осуществляется какой-то совместный проект.  
       Экспрессивная функция проявляется в выражении чувств, эмоций в процессе коммуникации через вербальные и невербальные средства. Они связаны с выбранным стилем речевого общения, используемыми невербальными средствами коммуникации. В зависимости от того, какой способ передачи чувств и эмоций выбран, экспрессивная функция может значительно усилить или ослабить информационную функцию коммуникации. Особое значение экспрессивная функция имеет для творческих людей, создаюших произведения, которые должны быть оценены другими и в которых отражается их собственное образное восприятие мира и эмоциональное отношение к нему. В ходе осуществления этой функции в партнере возбуждаются нужные эмоциональные переживания, которые в свою очередь способны изменить собственное эмоциональное состояние.  
       Прагматическая функция  
       Эта функция позволяет регламентировать поведение и деятельность участников коммуникации, координировать их совместные действия. Она может быть направлена как на себя, так и на партнера, в ходе осуществления этой функции возникает необходимость прибегать как к побуждению партнера к выполнению какого-то действия, так и к запрещению каких-то поступков. Ведь человек общается ради достижения каких-то целей, для чего осуществляет определенную деятельность, которая в свою очередь нуждается в постоянном контроле и корреляции. Именно это и выполняет прагматическая функция коммуникации.  
       Интерпретативная функция  
       Она служит прежде всего для понимания своего партнера по коммуникации, его намерений, установок, переживаний, состояний. Лело в том, что различные средства коммуникации не только отражают события окружающей действительности, но и интерпретируют их в соответствии с определенной системой ценностей и политических ориентиров. Некоторые зарубежные исследователи называют это свойство коммуникации interpretation function, подчеркивая таким образом значение именно интерпретации информации, отбора и освещения фактов с определенных позиций. В то же время эта функция зачастую используется для передачи конкретных способов деятельности, оценок, мнений, суждений и т.д.  
       При изучении функционального аспекта коммуникации необходимо помнить, что все указанные функции тесно связаны между собой и присутствуют в том или ином сочетании фактически в любом виде коммуникации. На практике все эти функции в соответствующей степени проявляются на разных уровнях межличностной коммуникации: социально-ролевом, деловом и интимно-личностном.  
       Социально-ролевой уровень коммуникации связан с выполнением ожидаемой от человека роли, невозможен без знания норм окружающей человека среды. Общение при этом носит, как правило, анонимный характер и не зависит от того, происходит ли оно между близкими, знакомыми или незнакомыми людьми.  
       На уровне делового общения идет совместное сотрудничество, поэтому целью общения на этом уровне является повышение эффективности совместной деятельности. Партнеры оцениваются с точки зрения того, насколько хорошо они выполняют свои функциональные обязанности и решают поставленные перед ними задачи.  
       На интимно-личностном уровне общения человек удовлетворяет свою потребность в понимании, сочувствии, сопереживании. Обычно для этого уровня характерны психологическая близость, эмпатия, доверительность.

Условия эффективной  коммуникации

К вербальным факторам, влияющим на эффективную коммуникацию, относятся:  
- адекватность (соответствие) содержания речи целям  
коммуникаторов);  
- лексическая точность (соответствие используемых слов содержанию и  
целям коммуникации);  
- логичность изложения.  
Обратите внимание, какой первый вопрос мы задаем себе, когда готовимся к  
коммуникации? Чаще всего он звучит так: «Что я хочу от этого общения?» Затем  
может последовать следующий: «Как мне этого достичь?» Казалось бы, логично.  
Но кто из нас не забывает подумать о том, что в это время будет делать наш  
партнер? В гуманистической психологии есть такой постулат: смысл общения  
заключается в той реакции, которую оно вызывает. Как мудро заметил Дейл  
Карнеги, известный специалист по коммуникациям: «Когда я иду на рыбалку, я  
думаю не о том, что люблю я, а о том, что любит рыба!»  
Это означает, что первым должен быть вопрос о том, чего хочет мой партнер.  
Затем - что он способен для этого сделать? Третий вопрос: как я могу ему в  
этом помочь? И последний: как это согласуется с моими целями и  
желаниями?  
Только тот, кто способен достичь «эффекта двойной победы» (то есть  
выигрыша обоих партнеров), учитывая потребности и возможности своего  
собеседника, может рассчитывать на долгосрочное продуктивное сотрудничество  
и надежность достижения своих целей.  
Лексическая точность достигается постоянным совершенствованием знания  
языка. Этого можно добиться чтением художественной литературы и регулярным  
обращением к словарям, особенно при подготовке публичной речи. К сожалению,  
в последнее время участились случаи грубейших ошибок в речи даже у  
общественных деятелей и в средствах массовой информации. 8  
Логичность построения речи зависит от того, насколько точно выделены в речи  
основные моменты и в каком порядке они излагаются. Чтобы добиться логичности  
изложения, необходимо:  
1) продумать и записать на листе бумаги все идеи, касающиеся ваших  
интересов и целей предстоящей коммуникации;  
2) выделить из всех идей две - четыре самых главных («ключевых»);  
3) подобрать к каждой базовой идее по две-три вспомогательных  
(раскрывающих их суть);  
4) продумать, какие примеры и аргументы можно привести для того, чтобы  
подкрепить и проиллюстрировать высказанные идеи.  
Старайтесь подбирать аргументы не по принципу: чем больше, тем лучше, а по  
степени убедительности. Если вы приводите слишком много аргументов, то у  
слушателей может появиться подозрение в вашей неискренности, к тому же долгое  
пояснение одних и тех же вопросов снижает внимание.  
Если вы готовите презентацию, не забудьте о визуальных материалах. Основной  
принцип при их подготовке – это КПД (Краткость, Простота, Доступность). При  
подготовке текстов помните:  
1) не стоит увлекаться подробным переписыванием содержания предстоящей  
речи, отразите только «ключевые» идеи;  
2) нежелательно использовать в оформлении цветных материалов более 2-3  
цветов;  
3) текст лучше располагать не более, чем в 6 строках, а в каждой строке  
желательно не более 6 слов;  
4) если вы приводите в пример цифровую информацию, старайтесь избегать  
цифр после запятой или, по крайней мере, допускайте их не более двух.  
Кроме того, продумайте, когда целесообразнее всего предложить визуальные  
материалы слушателю: до начала речи, в процессе или по окончании. Это  
зависит от ваших целей. Главное – чтобы рассматривание материалов не  
отвлекало собеседников от вашей речи.  
Рассмотрим невербальные факторы эффективной коммуникации.  
К факторам невербального поведения, влияющим на качество коммуникации,  
относятся:  
1) кинесическая лексика: пантомимика, жесты, мимика и контакт глаз;  
2) особенности речи: артикуляция, дикция, околоречевые особенности.  
 
Охарактеризуем перечисленные особенности эффективного невербального  
поведения.  
Пантомимика. Поза: спина прямая, плечи расправлены, но не напряжены.  
Стопы направлены в сторону партнера или аудитории (группы партнеров), вес  
равномерно распределен.  
В положении сидя ноги и руки не стоит скрещивать, но и слишком  
расслабленная поза также может выглядеть неприглядно. Самое удачное положение  
– сидя прямо, свободно положить руки на колени или на подлокотники кресла,  
колени параллельно (для женщин) или несколько разведены (для мужчин). 9  
Движения: если есть возможность, в процессе коммуникации лучше не стоять  
на одном месте и не двигаться непрерывно, а неторопливо прохаживаться или  
делать один шаг в сторону или к аудитории, чтобы подчеркнуть свои слова.  
Кстати, наилучшая дистанция между оратором и первым рядом – это 1,2 – 2,5 м (так  
называемая социальная зона).  
Жесты: естественные, раскованные, открытые. Советуем воздерживаться от  
слишком большого количества жестов или от их полного исключения из общения.  
Необходимо следить также и за тем, чтобы не было мелких лишних движений  
(поправления одежды, волос, переминания с ноги на ногу, подрагивания колена и  
пр.). Не стоит держать руки в карманах, скрещивать их перед собой или за спиной,  
нервно потирать кисти рук. При выполнении жестов советуем обратить внимание,  
чтобы они не были слишком размашистыми, но вместе с тем не следует держать  
руки постоянно около туловища, совершая «полужесты», что лишает их  
выразительности и создает впечатление, что человек не уверен в себе.  
Мимика и контакт глаз. У человека, не умеющего общаться, лицо обычно  
бывает слишком напряженным, что сразу же замечается партнером. Поэтому стоит  
предварительно потренироваться, выступая перед зеркалом, чтобы видеть любые  
изменения мимики и особенности проявления эмоций на собственном лице.  
Приятно выглядит человек, лицо которого приветливо и спокойно  
(периодически может появляться открытая непринужденная улыбка), мимика  
умеренно подвижна и отражает те эмоции, которые человек передает в своей речи.  
Чтобы снять напряжение перед публичным выступлением, полезно  
выполнить несколько простых упражнений (их применяют даже актеры перед  
выходом на сцену). Уединившись на пару минут, можно разогреть мышцы лица  
следующим образом:  
1 – произносить беззвучно «у-у-у-и-и-икс», сильно вытягивая губы на звук «у» и  
напрягая щеки на «икс» (повторить 10-15 раз);  
2 – плотно сжав губы (челюсти разомкнуты), довести напряжение всего лица и шеи  
до максимума, а потом резко расслабиться (5-6 раз);  
3 – обеими ладонями несколько раз подряд погладить лицо от центра к ушам (не  
растягивая кожу), легко похлопать по щекам и снова погладить.  
Эти упражнения не только снимают напряжение с мышц, но и нормализуют цвет  
кожи лица (избавляя от бледности или неравномерного покраснения), успокаивают  
и помогают сделать улыбку и мимику более непринужденными.  
Контакт глаз – это обязательное условие продуктивного взаимодействия в  
процессе общения, так как он придает коммуникации более личный характер.  
Нормальный контакт глаз (при общении с группой партнеров) длится 1-3  
секунды, после чего необходимо перевести взгляд на другого слушателя в другой  
части зала. Люди, сидящие рядом почувствуют, что вы смотрите на них. Важно  
только, чтобы взгляд не блуждал по залу, останавливаясь на неодушевленных  
предметах, и не задерживался на одном слушателе слишком долго.  
При личном контакте можно фокусировать взгляд на шее партнера так , чтобы  
одновременно охватывать взглядом и все лицо собеседника. Тогда ваш взгляд не  
будет вызывать напряжение ни у вашего собеседника, ни у вас. Иногда можно  
ненадолго переводить взгляд на другие предметы. 10  
Особенности речи. Выделяют несколько основных параметров, влияющих на  
качество восприятия речи:  
- интонации;  
- темп;  
- ритм;  
- громкость;  
- дикция.  
Интонации от волнения чаще становятся более монотонными, что делает речь  
невыразительной. Это происходит по двум причинам: от чрезмерного напряжения  
мышц грудной клетки и от неуверенности в том, что партнер (или группа  
партнеров) положительно отреагирует на оратора и его информацию. В первом  
случае напряжение можно снять глубоким равномерным дыханием.  
Вторая же причина нейтрализуется тщательным продумыванием сути  
проблемы, ее практической значимости и весомости собственных аргументов.  
Потренируйтесь заранее, как вы зададите вопрос, как прозвучит ваше восклицание  
или утверждение . Если вы готовитесь к публичному выступлению, можно записать  
фрагменты речи на магнитофон и отработать эти интонации.  
Темп речи считается нормальным, если он составляет около 125 слов в минуту.  
От волнения скорость речи увеличивается. Но если при этом у человека хорошая  
артикуляция, то незначительное ускорение не помешает восприятию. Однако надо  
помнить, что есть немало людей, которых раздражает слишком быстрая речь.  
Чтобы избежать подобной проблемы, можно преднамеренно замедлять свою речь,  
делая паузы между фразами и словами. Особенно важно соблюдать это правило,  
если вы выступаете перед аудиторией и пользуетесь микрофоном: рекомендуем  
замедлить речь в 2-3 раза (в зависимости от индивидуальных особенностей речи).  
Кроме того, паузы между словами – это замечательное средство,  
активизирующее внимание и усиливающее выразительность речи. Если перед  
словом удлинить паузу, то оно воспринимается как более значимое. Придает вес  
сказанному и пауза, выдержанная по окончании фразы.  
Ритм речи зависит от распределения пауз. Если контраст между скоростью  
произнесения слова и длительностью паузы между словами слишком велик, то речь  
быстро утомляет слушателя и ухудшает общее впечатление. То же касается и  
соотношения длительности пауз между словами и между фразами. Слишком  
неритмичная речь звучит неубедительно.  
Дикция тесно связана с артикуляцией. Специалисты в области коммуникаций  
выделяют 5 типов артикуляции:  
1-подчеркнуто ясную;  
2 - умеренно ясную;  
3 - умеренно неясную;  
4 - неясную;  
5 - подчеркнуто неясную.  
В первом случае оратор слишком тщательно выговаривает звуки, что бывает при  
демонстративном характере или стремлении подчеркнуть свое превосходство  
перед аудиторией. Артикуляция второго типа – наилучший вариант для любого общения, так как  
все звуки выговариваются достаточно четко, слова отделяются одно от другого  
паузами, от чего речь легко воспринимается слушателями.  
Умеренно неясная артикуляция допустима в неофициальной обстановке, когда  
слушателей немного, и они находятся в личных отношениях с говорящим.  
Эмоциональный контакт позволяет скомпенсировать некоторую нечеткость речи и  
не влияет на восприятие ее содержания.  
Неясная артикуляция заключается в «проглатывании» окончаний слов или  
отдельных звуков в словах, в небрежном произнесении отдельных звуков в  
сочетании с неритмичной речью.  
Стоит отметить, что некоторые незначительные дефекты дикции далеко не  
всегда воспринимаются, как неясная речь. Если звуки не слишком сильно  
искажены, то они просто придают речи своеобразие, не портя впечатления.  
Подчеркнуто неясная артикуляция бывает у неуверенных в себе людей, которые  
стараются повысить свою значимость в глазах слушателей или неуважительно  
относятся к аудитории. Создавая дополнительные затруднения в восприятии, такой  
оратор стремится поставить слушателей в зависимость от себя. Такие приемы  
абсолютно недопустимы.  
Громкость речи.  
Еще до презентации необходимо выяснить, насколько громко звучит голос,  
можно попросить кого-либо послушать вашу речь, находясь в дальней части  
помещения.  
При подготовке к публичному выступлению можно воспользоваться  
следующим советом. Если голос слишком тихий, то полезно попробовать говорить  
в помещении более просторном, чем тот зал, где предстоит выступать. Наиболее  
точно отработать громкость собственной речи можно, попросив одного человека  
послушать, сидя на первом ряду, а другого – на последнем.  
В заключении добавим, что в процессе общения очень важно соблюдать кодекс  
сотрудничества, который содержит следующие правила.  
1. Правило необходимости и достаточности информации. («Говори не  
больше и не меньше, чем требуется в данный момент».)  
2. Правило качества информации («Информация должна быть ценной для  
собеседника»).  
3. Правило соответствия («Не отклоняйся от темы»).  
4. Правило стиля («Выражайся ясно»).  
5. Правило соблюдения коммуникативного этикета («Проявляй уважение к  
партнеру»).

Принципы коммуникации

Принципы эффективной коммуникации. Потребность в информации. Информация генерируется там, где она легче  всего собирается и редко в  областях, где данные не так легко  получить. Нехватка информации означает лишь то, что она недоступна; но это  не значит, что она не нужна. Люди имеют внутреннее побуждение сообщать имеющуюся информацию многими способами, во многих формах и многим потребителям. Это затрудняет отбор необходимой  информации.

Принцип ясности. Сообщение ясно, если оно так выражено и передано таким  образом, что принято получателем. Ни одно сообщение не считается законченным, пока оно не понято, а это требует  внимания и его нужно проверить. 
Принцип целостности Цепь управленческих сообщений - содействие установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества при достижении цели предприятия.

Принцип стратегического использования  неформальной организации. Наиболее эффективной  коммуникация бывает тогда, когда руководитель использует неформальную организацию  в дополнение к каналам коммуникации формальной организации. Поэтому руководители часто обращаются к подчинённым  неформальным образом; лично или  через других, с просьбой ознакомиться с ситуациями, которые в ином случае не попали бы в поле зрения.

Эффективность коммуникационных каналов  низка. Поток деловой информации сверху вниз - 20 %, поток информации снизу  вверх - 10 %. Эффективны горизонтальные коммуникации - 90 %. Учитывая этот факт, предприятия не только разрешают, но даже настаивают на перекрестных или  горизонтальных каналах коммуникаций для ускорения передач информации и лучшего её понимания. Письменные сообщения имеют определённые преимущества; -они могут быть сохранены в  юридических целях. Главное достоинство  устной информации - в возможности  быстрого и полного обмена сведениями. Однако собеседники не всегда задают уточняющие вопросы, и нет уверенности, что всё в них понято правильно.

Контроль за информацией. В любой  организации очевидна для всех руководителей  практическая трудность осуществления  контроля за коммуникацией. Структура  производственной организации в  подлинном смысле слова является коммуникационной сетью для сбора, хранения и передачи информации. Плановая программа улучшает своё четкое направление  для действий путём сосредоточения на одних сообщениях, отбрасывая другие, чтобы избежать случайных действий. Многие работники страдают от информационной перегрузки. Они могут пропустить определённую информацию, не сумев  переработать её.

Поток информации в производственной организации является существенным элементом её функционирования. Есть все основания полагать, что коммуникация будет продолжать оставаться нерешенной проблемой организации. Нужно считать  всех руководителей организации  ответственными за информацию, которую  они запрашивают и передают. Резервы  эффективной информации. Человеческий капитал, а не оборудование, производственные запасы и основные фонды являются краеугольным камнем конкурентоспособности, экономического роста и эффективности. В силу того, что не существует общепринятых процедур оценки затрат на развитие кадров, руководители и службы управления персоналом должны собирать и оценивать информацию о своих работниках. Информация является мощным инструментом развития. Новые  производственные организации заставляют руководителя доводить возрастающий объём  информации до своих сотрудников. Главное - дать информацию в руки людей, способных  её использовать в интересах дела. Самый верный способ добиться этого - обеспечить участие пользователей  в разработке системы сбора данных. Сослуживцы вначале категорически  возражают против измерения эффективности  своего труда. Опасения уменьшаются, когда  работникам предоставляется возможность  самим разрабатывать мероприятия, которые помогают им эффективно использовать информацию для работы. Некоторые  руководители не хотят делиться информацией  со своими подчинёнными из опасения, что  она будет использована для «выбивания всякого рода прибавок» (если информация хорошая) или даже деморализует людей (если информация плохая). Однако, не имея информации, работники не могут адекватно  реагировать на новые требования. Организация же должна показать своим  сотрудникам, что она значит, для  них и как можно её разумно  использовать.

Коммуникационная компетентность

Коммуникативная компетентность — это владение сложными коммуникативными навыками и умениями, формирование адекватных умений в новых социальных структурах, знание культурных норм и ограничений в общении, знание обычаев, традиций, этикета в сфере общения, соблюдение приличий, воспитанность, ориентация в коммуникативных средствах, присущих национальному, сословному менталитету и выражающихся в рамках данной профессии

Коммуникативная компетентность — это обобщающее коммуникативное свойство личности, включающее в себя коммуникативные способности, знания, умения и навыки, чувственный и социальный опыт в сфере делового общения.

Коммуникативная компетентность складывается из способностей:

1. Давать социально-психологический прогноз коммуникативной ситуации, в которой предстоит общаться;
2. Социально-психологически программировать процесс общения, опираясь на своеобразие коммуникативной ситуации;
3. Осуществлять социально-психологическое управление процессами общения в коммуникативной ситуации

Коммуникативная компетентность выступает интегральным качеством, синтезирующим в себе общую культуру и ее специфические проявления в  профессиональной деятельности. Одним  из условий коммуникативной компетентности является выполнение определенных правил и требований. Наиболее значимые из этих правил состоят в следующем:

• Наиболее общим правилом является правило, согласно которому нельзя приступать к сообщению мысли, если она непонятна или не до конца понятна самому себе.
• Правило «постоянной готовности к пониманию». Существует большое количество семантических и личностных барьеров, которые часто приводят к неполному и неточному пониманию сообщений.
• Правило конкретности. Следует избегать неопределенных, двусмысленных, расплывчатых выражений и слов, а без необходимости не пользоваться незнакомыми или узкоспециализированными терминами.
• Правило «собственной неправоты». При коммуникации всегда необходимо допускать, что личная точка зрения может быть неправильной. Это часто предостерегает от серьёзных ошибок.
• Правило «места и времени». Эффективность любого сообщения резко возрастает в случае его своевременности и выбора наиболее адекватной ситуации, в которой оно реализуется.
• Правило открытости означает готовность к пересмотру своей точки зрения под влиянием вновь открывающихся обстоятельств, а также способность принимать и учитывать точку зрения собеседника.
• Правило активного и конструктивного слушания — одно из основных условий эффективных коммуникаций.
• Правило обратной связи. Именно это правило, в конечном счете, обеспечивает достижение главной цели коммуникативного процесса — взаимопонимания