Организация делопроизводства в ДОУ

Организация делопроизводства в ДОУ

18.09.2013.

Д.з. история становления дело производства. Требования по составлению официальных документов, что такое организация работы с документами, и что тое документооборот. Что входит в технологию работы с документам.  Что такое юридическая сила документа и обязанность должностных лиц выпускающих документ.

Лекция 2.

Заявление должно быть адресовано должностному лицу и содержать слово  «заявлене» , текст (предмет или причина составления документа ), подпись и дата.

Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указания на вид (приказ) документа. Текст передающий распорядительные действия, виза согласования регистрационный номер, дату  подпись

В управленческой практике принято  различать документы по степени  их подлинности на черновые, беловые, подлинные и неподлинные. Черновой документ изготовленный рукописным машинописным способом или распечатанный с компьютера отражает работу автора (физическое или юридическое лицо создавшее документ) над его содержанием. Он может содержать только текст и не иметь юридической силы.

Беловой документ это рукописный или машинописный документ текст, которого переписан с чернового документа или написан сразу без исправлений и помарок. Юридическую силу такой документ приобретает после регистрации и подписания. Документ в котором содержатся сведения подтверждающие его достоверность (об авторе времени месте создания и т.д. ) считается подлинным.   Подлинник официального документа это первый или единственный экземпляр документа обладающий юридической силой.

Копия документа это документ полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.  ГОСТ Р 51141-98

Копия документа может  быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит  содержание документа и всего  внешние признаки (все реквизиты включая печать и подпись). Изготавливается на копировальной технике.  (факс ксерокс принтер, сканер). Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы если они не получили специального удостоверения. (нотариальное удостоверение).

Дубликат это – повторный  экземпляр подлинного документа. Выданный взамен утраченного документа (потеря, кража и т.д.).

Документоведение  унификация и стандартизация рассматривается  как процессы единого подхода  при создани и оформлении документов однако между ними нельзя ставить знак равенства.

Стандартизация документов высшая степень их унификации доведения  её результатов  до уровня правовой обязательной формы. 

Требования стандарта  имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому  унификация обычно проводится как предварительный  этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. 

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут  быт стандарты как на отдельные документы так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система  документации (УСД) это система унификации созданная по единым правилам и требованиям  содержащая информацию необходимую  для управления в определённой сфере  деятельности .

Входящий документ это  поступившие документы в организацию, к входящим документам относятся: документы  органов власти и управления и  высшей стоящих организаций (учредитель, законы, их постановления, уставы, указы, распоряжения, приказы, инструкции поручения, письма, телефонограммы, документы  из подведомственных организаций –  отчёьт о финансово хозяйственной деятельности, об управленческой деятельности письма и акты, договоры различных организаций, информационные запросы. Обращение граждан: заявления предложения жалобы. Ходательство, коллективные обращения).

 Обработка  входящих документов:

прием и первичная  обработка документов

Их предварительное  рассмотрение и распределение

Регистрация

Рассмотрение  документов руководителем

Передача  на исполнение

 

По способу  доставки документов может быть:

Получение по почте – заказная почта принимается под расписку

Доставка  курьером

Переда по электронной почте

Доставка  посетителем

Доставка  по телеграфу

Передача  по факсу 

Передача  телефонограммой

 

Исходящее документы  – это отправленный документ официальный  з организации. К исходящим документам относятся документы, которые создаются в пределах организации и отправляются из неё в другие учреждения или частным лицам.

 

Обработка исходящих  документов

Составление чернового документа 

подготовка  проекта документа

Согласование  и визы

Удостоверение документа (подписание, согласование, утверждение, проставление печать даты подписания и регистрация документа)

Отправление документа

Исполнитель должен знать  какой бланк ему необходимо взять  для того или иного исходящего документа. (бланк общий, бланк для  письма, бланк должностного лица, бланк  структурного подразделения, все реквизиты на исходящих документах должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами и требованиями ГОСТА )(ГОСТ Р 6.30- 2003 год). Все документы исходящие из организации должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего дня (рабочего).

Внутренние документы  это документы не выходящие за пределы издаваемой их организацией. К внутренним документам относятся распорядительные документы, акты, протоколы, объяснительные запикси, докладные .

Обработка внутренних документов на этапе оформления и подготовки  проходит путь исходящих документов  (черновик проект согласования, удостоверения, регистрация). А на этапе исполнения  путь входящих документов.

При создании любого документа  можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

Краткость и  точность изложения информации заключенной, в документе исключающей двоякое  толкование.

Объективность и достоверность информации

Структурирование  текста документа

Деление его  на смысловые части : ведение доказательство заключение

Широкое использование  трафаретных текстов и типовых  текстов при описании повторяющихся  управленческих ситуаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Особенности официально-делового стиля

Характерной особенностью официально-делового стиля  является использование слов в их конкретном значении. Во избежание  ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой  информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых  видах отчетов, протоколов и т. д.).

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям  Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. -М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005. С.95:

- краткость и компактность изложения  официального материала;

- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие  терминов;

- последовательность использования  технических приемов правотворчества.

В соответствии с названными свойствами официально-деловой речи ее неотъемлемыми, специфическими стилевыми чертами  являются точность, лаконичность, конкретность, объективность и доступность. Точность в деловом стиле играет особую роль, так как в официальных  документах обязательна однозначность  выражения. Четкость формулировок, строгая  нормализация и стандартизация необходимы в деловом документе. Официально-деловая речь характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств, поэтому в ней возникают языковые штампы. Они вызваны тем, что тематика деловой речи строго определенна, ограниченна, ситуации ее применения сравнительно немногочисленны и однотипны. Однотипные факты оформляются документами определенного вида, однородными по наименованию, форме и содержанию. Примерами канцелярских штампов являются выражения типа во исполнение приказа, в целях улучшения, за истекший период, довести до сведения - стереотипные, шаблонные, однако уместные в деловом документе, в типовых официально-деловых текстах.

Штамп в деловом документе помогает конкретнее, лаконичнее и общепонятнее выразить мысль. Следовательно, то, что принято называть канцелярским штампом, есть вполне оправданная и даже необходимая примета официально-делового функционального стиля.

Лексические, морфологические и синтаксические особенности деловой речи определяются основными чертами делового стиля  и варьируются в зависимости  от жанра и содержания делового документа, т.е. в зависимости от принадлежности последнего к той или иной отрасли  государственной и общественной деятельности.

Эти языковые особенности официально-делового стиля в силу их закрепленности за деловой речью, их функциональной обусловленности  и постоянства употребления являются функционально-стилистической нормой официально-делового стиля.

1.2. Лексические особенности официально-делового  стиля

Для лексики делового стиля характерно широкое использование профессиональной терминологии (правовой и др.): иск, кодекс, дееспособность.

Характерной особенностью делового стиля является употребление устойчивых словосочетаний, стандартных оборотов: подлежит удовлетворению, во избежание, налагать взыскание, прийти к соглашению; уголовное дело, прокурорский надзор, следственные органы.

Широкое использование канцеляризмов (нижеподписавшиеся, надлежащий, нижеследующий).

Употребление  ведомственных слов (учебная часть, зачетная книжка, командировочное удостоверение).

Деловая речь отличается отсутствием в ней  слов со значением субъективной оценки, что объясняется свойствами речи, задачей объективного отношения  к излагаемым событиям, лишенного  эмоциональности и субъективного  взгляда на вещи.

Конкретность  деловой речи требует употребления слов только в прямом значении.

1.3. Морфологические особенности официально-делового  стиля

Официально-деловой стиль носит  сугубо именной характер. Поэтому  для него характерно преобладание имени  над глаголом, широкое употребление отглагольных существительных (несоблюдение, выполнение), а также использование многочисленных именных словосочетаний, которые придают тексту официальную тональность.

Существительные, обозначающие должности, в деловом  стиле, как правило, употребляются  только в мужском роде (глава администрации  Иванова, свидетель Петрова, директор, бухгалтер).

Для деловых текстов характерно также  использование существительных, обозначающих названия людей по признаку, связанному с каким-либо действием или состоянием, например: свидетель, усыновитель, покупатель, обвиняемый, потерпевший.

Необходимость точности и объективности изложения  событий в деловом документе  вызывает преобладание существительных  над местоимениями в деловом  стиле.

Для деловых текстов характерно частое употребление глаголов в повелительном  наклонении и инфинитивов. Эта языковая особенность связана с императивным характером официально-делового стиля, с его предписывающе-регулирующей функцией: Суд должен был оставить заявление без рассмотрения и разъяснить право предъявить иск на общих основаниях.

Для деловой речи характерно также употребление сложных предлогов: в силу, в части, в целях, в отношении.

1.4 Синтаксические особенности официально-делового стиля

В целях достижения лаконизма и  точности в деловом стиле часто  употребляются параллельные синтаксические конструкции (причастные и деепричастные  обороты, конструкции с отглагольными  существительными).

Нанизывание падежных форм: для анализа результатов  экспериментов, осуществление решений  совещания, ознакомление собравшихся  с достижениями передового производства.

Особая  форма сказуемого: ударить - нанести  удар, оскорбить - нанести оскорбление, обвинить - предъявить обвинение.

Пассивные конструкции: обнаружены следы, осужден  за мошенничество, брак расторгнут.

Характерной особенностью деловой речи является также преобладание сложных предложений: простое предложение не может  отразить последовательность фактов, подлежащих рассмотрению в официально-деловом  плане: Он признан виновным в том, что, воспользовавшись жилищными затруднениями  Попова, злоупотребив его доверием, получил от него 2 млн. рублей, якобы  за уплату в ЖСК, а спустя некоторое  время он обманул Марчука тем  же способом.

Для синтаксиса делового стиля характерен строгий и определенный порядок  слов в предложении. Это вызвано  требованием логичности, последовательности, точности изложения мысли в деловых  текстах. Большую роль в официально-деловом  стиле играет графика, написание  и расположение реквизитов.