Тайм – менеджмент в работе руководителя дошкольного образовательного учреждения

Дунаева Ольга  Владимировна,

Магистрант ФГБОУ ВПО «Череповецкий государственный университет», специальность 050100.68 «Менеджмент в образовании»,  г. Череповец.

dunya1983@mail.ru

Тайм – менеджмент в работе руководителя дошкольного образовательного учреждения.

Аннотация:

Ключевые  слова:

Российская система образования  находится в стадии реформирования, вводятся новые стандарты и требования, принят проект нового закона «Об образовании». Несомненно, функционирование дошкольных образовательных учреждений (организаций) определяется вводимыми изменениями (в частности внедрение ФГТ). Миссия ДОУ  - пролагать путь в грядущее, стать одним из механизмов общественного развития, цель управления ДОУ -  обеспечить создание в нём таких условий, при которых это стало бы возможным.

Согласно Закону РФ «Об  образовании» заведующий ДОУ отвечает перед семьей, обществом и государством за выполнение детским садом своей  миссии как образовательного учреждения. Требования, предъявляемые к руководителю высоки. В настоящее время на первое место ставятся такие черты как  способность стратегически мыслить, принимать самостоятельные решения. Заведующий ДОУ должен обладать деловыми, практическими, организаторскими и  личностными качествами. Руководителю ДОУ нужно быть компетентным, знать условия работы своей организации, иметь соответствующее не только высшее педагогическое, но и управленческое образование.

Сегодня труд руководителя в сфере образования рассматривается  как особый вид профессионального  труда. Специфичность профессиональной деятельности труда руководителя определяется предметом и продуктом труда, его многофункциональностью и диапазоном. Управленческая деятельность руководителя дошкольного образовательного учреждения многогранна, пронизывает все происходящие в дошкольном учреждении процессы и отличается большой сложностью и динамизмом.

Обеспечение высоких результатов  управленческой деятельности заведующего  ДОУ -  результат затраченных им сил, средств и времени. Рационализация рабочего времени заведующего ДОУ - чрезвычайно важная проблема, успешное решение которой позволяет поднять на качественно более высокий уровень процесс управления ДОУ: повышается целевая, ресурсная, социально-психологическая и технологическая эффективность работы образовательного учреждения. Качество образования в современном ДОУ зависит от умения руководителем осознавать себя, свои личные цели, рационально распределять усилия и время. В практике менеджмента фактору рабочего времени придается большое значение, так как это позволяет рассматривать и оценивать деловые отношения руководителей и персонала с точки зрения соответствия общепринятым в деловом мире принципам времени. Это означает, что руководитель ДОУ должен ценить не только время своих управленческих действий, но и время своих сотрудников. Умение верно распорядиться рабочим временем, научить своих подчинённых распоряжаться им таким же образом выступает в качестве главного требования эффективной управленческой деятельности.

Первые идеи о правилах организации рабочего времени появились  в 60-х гг. XX в. в странах Запада в ответ на стремительное ускорение темпов жизни. Переход к рыночным отношениям привел к возрастанию нагрузки на людей, занятых в сфере управления. Объем работы управленцев увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку как рабочего, так и свободного времени. Как показали исследования, решить проблему нехватки времени за счет продления рабочего дня и работы в выходные не удается. Кроме того, это не лучшим образом сказывается на качестве жизни, отнимая время, предназначенное для общения с семьей, отдыха и спорта.

Вопросами рационального  использования рабочего времени  руководителем как условия эффективного управления образовательным учреждением, проблемами планирования рабочего времени  руководителя, оценки эффективности  использования рабочего времени  руководителем, выявлением причин потерь, дефицита рабочего времени, занимались многие психологи, педагоги, учёные и  практики: К.Ю.Белая, ПИ.Третьяков, В.И.Зверева, А.К.Гастев, Ю.Л.Конаржевский, С.И Калинин, И.Шамова, Г.М.Тюлю, Е.В.Ксенчук, М.К.Киянова, Л.Зайверт, Г.Архангельский, Богославец Л.Г., Давыдова О.И и другие.

Из практики современного менеджмента уходят понятия «рациональное использование рабочего времени», «научная организация труда», характерные для советского этапа развития теории упраления в России. На сегодняшний день руководителю актуально использовать понятия «тайм-менеджмент» или «управление временем».

Что такое тайм-менеджмент?

По определению практика тайм-менеджмента Калинина С. И.  «управление временем  (time management)  в настоящее время представляет  собой междисциплинарный раздел  науки и практики,  посвященный изучению  проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах  и отраслях  человеческой  жизнедеятельности». [3]

Богославец Л.Г., Давыдова О.И. считают, что «управление временем – наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях». [2]

В нашем понимании, тайм –  менеджмент – это комплекс действий, способствующих совершенствованию  деятельности, заключающихся в  планировании, организации, распределении и контроле над использованием рабочего времени в организации и собственного времени руководителя с целью повышения эффективности работы отдельных подразделений и организации в целом.

Тайм-менеджмент в работе современного руководителя ДОУ – одно из актуальных направлений управления в образовании, относительно новая для России и динамично развивающаяся его отрасль. Ее задачами будут -  выявление принципов эффективной организации времени руководителей образовательных учреждений, поиск  наиболее целесообразного способа реализации своих дел с учетом их иерархии, повышение результативности труда руководителя. Их достижение возможно за счёт, во-первых, всемерной экономии и рационального использования времени, сил и средств; во-вторых, создания и разумного использования наиболее благоприятных условий труда.

Для создания практически  направленных рекомендаций руководителям  ДОУ по управлению своим рабочим  временем нами было проведено исследование, в котором принимали участие 30 руководителей дошкольных образовательных учреждений города Череповца различных видов и типов. Основными задачами, решаемыми нами,  являлись:

- изучение использования рабочего времени руководителем действующих ДОУ;

- оценка эффективность его использования;

- выявление причин потери  рабочего времени.

На основании анкетирования  были проранжированы основные причины потери рабочего времени руководителем ДОУ (использовалась классификация Ксенчук Е.В. и Киянова М.К.). Наиболее значимыми оказались причины:

прием незапланированных  посетителей (17%);

телефонные звонки (12%);

Авторы многочисленных исследований выделяют различные причины потери рабочего времени, при этом они отмечают, у каждого руководителя будет свой «набор». Тем не менее, все они сходятся во мнении, что для современного руководителя очень важно своевременно выявить причины потери рабочего времени и постараться устранить их.

.

• Анкета для выявления сфер деятельности, в которых руководитель теряет время. Авторы: Л.В.Поздняк и Н.Н.Лященко [7].
• Хронометраж рабочего времени заведующего ДОУ. Авторы: педагогический коллектив кафедры педагогики и методики дошкольного образования Череповецкого государственного университета в составе: М.А.Арсёнова, МА.Солопова, О.Н.Гордиенко, А.В.Маркова, Т.В.Сборцева, Д.Н.Кондрашкина[3].

На основании данных исследования были выявлены основные причины потери рабочего времени руководителем  ДОУ и выстроена следующая иерархия:

•    Незапланированные посетители.

• Скрывающие от дел телефонные звонки.
• Попытка слишком много сделать за один раз.
• Неспособность сказать «нет».
• Недостаточное делегирование полномочий.
• Желание знать все факты, во всё абсолютно вникать.

Также   были выявлены основные сферы деятельности, в которых  руководитель теряет время:

• Потери времени при планировании.
• Потери времени при выработке решений.
• Потери времени из-за плохой организации работы.
• Потери времени при обработке информации.

Оценка хронометража рабочего времени показала, что наблюдаются  существенные расхождения с рациональным распределением времени по видам  деятельности.

Результаты проведённого исследования позволяют сделать вывод, что у руководителей наблюдается неумение выделить важнейшие и несущественные задачи, определить приоритеты в работе, а это в свою очередь затрудняет планирование рабочего времени и приводит к его нерациональному использованию.

Существуют средства, с  помощью которых можно спланировать и упорядочить своё рабочее время  и более рационально его использовать. По мнению Давыдовой О.И. каждый менеджер выполняет свои функциональные обязанности по управлению подсистемой, отвечая за ее функционирование. В этой связи управленческие действия поддаются алгоритмизации, выступающей первоначально как прогноз предстоящих действий, реализация которых обозначает исполнителей – ответственных. Алгоритмизация всех процессов жизнедеятельности ДОУ позволяет руководителю-управленцу проводить постоянную рефлексию, что обеспечивает более качественное исполнение им из года в год своих функциональных обязанностей. Дело в том, что циклограммы, карты управленческих действий, сетевые графики, частота управленческих действий легко подвергаются коррекции, вербально описываются, графически формализуются[2].

Затратив на первых порах  достаточно большое время на алгоритмизацию управленческих действий, впоследствии руководитель его экономит, исключая нервозную обстановку в коллективе, добиваясь значительного эффекта  от работы.

К числу алгоритмизированных  управленческих процессов относятся  циклограммы жизнедеятельности  ДОУ: недельная; ежедневное планирование конкретного вида деятельности; циклограмма приказов по деятельности специалистов ДОУ. Алгоритмизируются и основные позиции контроля в системе деятельности ДОУ – общественно-административный контроль обеспечения безопасности детей  взрослых в ДОУ.

Цели организационно-педагогической деятельности руководителя ДОУ определяются планом работы, а формы и средства их реализации непременно должны найти  своё отражение в личном плане  работы руководителя. Задача планирования личного труда заключается в  том, чтобы сосредоточить силы на главных направлениях. План руководителя ДОУ - реальное отражение предстоящей  целенаправленной деятельности руководителя педагогического коллектива. В своей  деятельности он ограничен временем - годом, кварталом, месяцем, неделей  или днём. Форма планов, применяемая  в практике ДОУ разнообразна. Выбор оптимального варианта плана личной работы осуществляется с позиции удобства пользования им, возможности перспективного планирования с учётом годового плана ДОУ, соотнесённости его разделов с основными видами деятельности руководителя [8].

Алгоритмизация управленческих процессов помогает комфортно управлять, поддерживать экономию времени, сохранять  нервную энергию всех членов педагогического  коллектива

Г. Архангельский в своих многочисленных исследованиях в области тайм-менеджмента сформулировал свод правил планирования времени руководителем [1].

1. Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени. Основное правило планирования времени: 60% - запланированная активность; 20% - резерв времени на незапланированные действия; 20% - управленческая деятельность, творчество.
2. Зафиксируйте и перепроверьте, как и на что вы используете свое время.
3. Перечислите все предстоящие в соответствующем плановом периоде дела. Невыполненное из этого списка вы можете взять за основу при составлении плана на следующий период.
4. Разделите задачи на долго-, средне- и краткосрочные. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с этим.
5. Работайте над своими планами регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело.
6. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования. Планируйте лишь такой объем задач, с которым вы реально можете справиться.
7. Проявляйте гибкость, поскольку планы времени составляются для того, чтобы достигались ваши цели, а не для облегчения жизни.
8. Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени.
9. Фиксируйте в планах результаты или цели, а не просто действие.
10. Предусматривайте в своем плане столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.
11. Устанавливайте точные сроки исполнения задач для всех видов деятельности.
12. Точно определяйте, какому делу вы отдаете предпочтение.
13. Учитесь отделять важнейшее от спешного и избавляйтесь от «тирании» спешных дел.
14. С самого начала в своих планах устанавливайте, какую работу вы должны выполнить лично, а какую можно делегировать.
15. Оставляйте определенный резерв своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, форс-мажоров или на случай недооценки продолжительности некоторых дел.
16. Резервируйте время для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации.
17. Планируйте выполнение рутинных функций: просмотр документации разных служб, обход учреждений.
18. Старайтесь при планировании мыслить альтернативно – по принципу «всегда есть другой, лучший путь».
19. Старайтесь сделать свои рабочие дни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего согласовывайте их с планами других людей.