Проектирование системы электронного документооборота в SAP R/3 для автоматизации договорной работы группы компаний «САПРАН»

Федеральное агентство образования  Российской Федерации

Пермский национально-исследовательский  технический университет

Факультет_______________ЭТФ		Зав. кафедрой           _____        ИТАС
Специальность __________АСУ		_________________(Файзрахманов Р.А.)
Кафедра ______________ИТАС		“_____”________________________ 2013 г.

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

Дисциплина: Проектирование АСОИУ

Тема: Проектирование системы электронного документооборота в SAP R/3 для автоматизации договорной работы группы компаний «САПРАН»

 

Студент: гр. АСУзу-10-1 Борисова Е.А.

Состав курсового проекта:

Пояснительная записка на 57 стр.

Приложения на 29 стр.

 

 

 

 

Руководитель курсового проекта:

Файзрахманов Р.А.____________

“___” ______________ 2013 г.

 

 

 

Пермь, 2013 

Реферат

Пояснительная записка 57 стр., 1 рис., 16 таблиц, 5 источников, 5 приложений.

Проект  состоит из введения, девяти разделов заключения, списка литературы и приложений.

Тема  проекта: « Проектирование системы электронного документооборота в SAP R/3 для автоматизации договорной работы группы компаний «САПРАН»».

В первом разделе приведено задание  на курсовое проектирование.

В разделе «Общая характеристика объекта  автоматизации» приводится информация об организации для которой проектируется автоматизированная система, описывается проблема существующая в организации.

В разделе «Анализ известных подходов к решению проблемы» описываются методы и средства, позволяющие решить данную проблему.

В разделе «Средства разработки»  указано с помощью, каких программных средств будет решена описанная проблема.

 В разделе «Анализ  информационных потоков» описаны информационные связи организации.

Раздел «Разработка модели деятельности «как есть» содержит сведения о том, каким образом проходит процесс в настоящее время, о том какие недостатки существуют у этого процесса.

Раздел «Разработка модели деятельности «как должно быть» описывает

предложения по  оптимизации  процесса, с целью устранения выявленных недостатков.

В разделе «Разработка  инфологической модели системы» содержится информация о логическом и физическом проектировании данных, а также приводится описание имеющихся в системе  таблиц.

 В разделе «Техническое  задание на разработку» приведена  информация о техническом задании  для проектирования автоматизированной  системы. 

Содержание

 

Реферат 2

Определения и сокращения 5

Введение 8

1 Задание  на курсовое проектирование 11

2 Общая характеристика  объекта автоматизации 13

2.1 Организационно-штатная  структура 14

3 Анализ известных  подходов к решению проблемы 15

4 Средства  разработки системы 17

5 Анализ информационных  потоков 22

6 Разработка  модели деятельности «как есть» 25

6.1  Описание  функций 26

6.2  Диаграмма  процессов 29

7 Разработка  модели деятельности «как должно  быть» 31

7.1 Описание  функций 33

7.1.1 Процесс  создания, согласования и перевода  карточки в статус «Действующий» 33

7.1.2 Процесс  исполнения доходных и расходных  договоров 39

7.1.3 Процесс  корректировки плановых дат 40

7.1.4 Процесс  отражения факта оплаты 41

7.1.5 Процесс  закрытия договора 41

7.1.6 Процесс  создания нового проекта 42

7.2 Диаграмма  процессов 42

8 Разработка  инфологической модели 43

9 Техническое  задание на разработку задачи 55

Заключение 56

Список литературы 57

Приложение  А. Диаграмма модели “AS-IS” 58

Приложение  Б. Печатные формы документов 60

Приложение  В. Диаграмма модели «TO-BE» 64

Приложение  Г. Диаграмма инфологической модели 71

Приложение  Д. Техническое задание 73

 

 

Определения и сокращения

Термины и сокращения с  соответствующими определениями, применяемые  в настоящем проекте приведены  в таблице 1.

 

Таблица 1. – Определения и сокращения

Термин	Определение
АС	Автоматизированная система
АСУ	Автоматизированная система  управления
Бизнес-процесс	Последовательность работ, направленных на решение одной из задач предприятия
ГОСТ	Государственный стандарт
ЖЦ	Жизненный цикл
ИС	Информационная система
ПО	Программное обеспечение
ТЗ	Техническое задание
CASE (Computer Aided Software/ System Engineering)	Автоматизированная разработка программного обеспечения
IDEF0	Методология моделирования  бизнес-процессов
ERD	Диаграммы «сущность-связь»
Система	Система электронного документооборота на базе SAP RCM
Договор	Соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, независимо от его конкретного наименования (контракт, соглашение, предварительный договор и т.п.)

 

Карточка договора	Объект системы SAP, содержащий атрибуты договора, графики поставок и оплат, маршрут и историю  согласования. А также ссылки на файлы связанные с договором.
Рамочный договор	Договор на оказание услуг (поставку товара, выполнение работ), не имеющий  стоимостного выражения.
Дополняющий документ	Документ, дополняющий условия  договора. Как правило, это дополнительное соглашение, но также может быть приложение, заявка/заказ или иной дополняющий документ.
Документ без договора	Документ, служащий основанием для проведения расчетов с контрагентами, но не являющийся договорным документом. Например, товарный чек, счет на оплату.
Владелец  договора	Сотрудник, ответственный за согласование договора и подписание договора контрагентом. Как правило, это сотрудник отдела продаж или директор будущего проекта. Если договор расходный, то функцию будет выполнять руководитель подразделения, которое закупает товары/услуги. Например, руководитель департамента информационных технологий или руководитель департамента управления персоналом.
Руководитель Владельца  договора	Руководитель подразделения, в котором работает Владелец договора. Определяется по управленческой структуре SAP HR.
Исполнитель по договору	Сотрудник, ответственный за исполнение договора, выполняющий задачи по корректировке плановых дат в графиках оплат и поставок, оформлению заявки на
	формирование акта. Как  правило, руководитель проекта
Лист согласования	Лист, который включает в  себя все замечания, полученные на последнем  круге согласования. Распечатывается  сотрудником договорного отдела при передаче документа, согласованного в Системе, на подписание.

 

 

Введение

Ежедневно в масштабах  организаций обрабатываются огромные массивы документов. Многие из них  порождают большое количество сопровождающих документов. В результате появляются потоки документов, которые приходиться  контролировать и перераспределять между различными подразделениями. Известно, что до 30% рабочего времени сотрудников уходит на поиск документов и другие рутинные операции, 15% документов безвозвратно теряется, а 80% времени руководитель тратит на работу с информацией^1.

Значительную часть документооборота составляют договоры и связанные  с ними документы:  листы согласования, дополнительные соглашения, приложения (спецификация, планы, графики и т.д.). Именно поэтому автоматизацию документооборота, как правило, начинают с  управления договорами.

В данном курсовом проекте  описывается проектирование системы электронного документооборота для автоматизации договорной работы группы компаний, оказывающих консалтинговые услуги в сфере ИТ.

Здесь наиболее трудоемкими являются процессы, связанные с обработкой информации – сбор, накопление, хранение, преобразование, отображение, передача и вывод. Ускорить эти процессы и облегчить труд персонала позволяет АСУ. АСУ обеспечивает оперативность доступа к оригиналам документов, улучшает качество и целостность данных за счет осуществления контроля при вводе операций, повышает прозрачность процесса согласования документов.

Целью данной работы является разработка проекта системы электронного документооборота для автоматизации договорного учета.

Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи:

• Анализ информационных потоков, связанных с деятельностью организации, их систематизация и разработка спецификаций.
• Исследование функциональной и информационной структуры организации, разработка модели деятельности «как есть», анализ недостатков.
• Формулировка предложений по совершенству существующей системы, разработка модели деятельности "как должно быть".
• Разработка технического задания на разработку информационной системы.

Проектируемая система должна обеспечить организацию автоматизированного учета следующих видов документов:

• Рамочные соглашения.
• Договоры в административно-хозяйственной части
• Дополнительные соглашения
• Прочие виды документов (соглашение о неразглашении, разовые счета и т.д.)

Внедрение проектируемой системы документооборота должно привести к следующим результатам:

• Снижение трудозатрат на поиск документов
• Автоматизация процесса согласования документов
• Контроль сроков согласования
• Организация хранения документов с поддержкой версионности
• Автоматизация формирования документов по шаблону
• Организация разграничения доступа к документам
• Автоматизация отчетности

Применяемые регламентирующие документы:

• Стандарт ARIS eEPC для моделирования бизнес-процессов и информационных потоков;
• ГОСТ 19.201-78 "Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению";
• ГОСТ 34.602-89 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы".

 

 

1 Задание на курсовое проектирование

Разработать проект системы  электронного документооборота для  автоматизации договорного учета  группы компаний, оказывающих консалтинговые услуги в сфере ИТ. Автоматизации  подлежат процессы документооборота, имеющее непосредственное отношение  к административно-хозяйственной  деятельности организации.

Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи исследования:

• Анализ информационных потоков, связанных с деятельностью организации, их систематизация и разработка спецификаций.
• Исследование функциональной и информационной структуры организации, разработка модели деятельности «как есть», анализ недостатков.
• Формулировка предложений по совершенству существующей системы, разработка модели деятельности "как должно быть".
• Разработка технического задания на разработку информационной системы.

Проектируемая система должна обеспечить организацию автоматизированного  учета следующих видов документов:

• Рамочные соглашения.
• Договоры в административно-хозяйственной части.
• Дополнительные соглашения.
• Прочие виды документов (соглашение о неразглашении, разовые счета и т.д.).

Внедрение проектируемой  системы документооборота должно привести к следующим результатам:

• Снижение трудозатрат на поиск документов.
• Автоматизация процесса согласования документов.
• Контроль сроков согласования.
• Организация хранения документов с поддержкой версионности.
• Автоматизация формирования документов по шаблону.
• Организация разграничения доступа к документам.
• Автоматизация отчетности.